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1、1行政部工作规划目 录一、行政部工作的定义二、行政部的服务工作内容三、行政部工作的方式方法1行政服务策略（思路）2制定产品服务方法流程3跟进流程服务四、行政部人员的职责分工五、行政部各服务工作的目标2一、行政部工作的定义“行 政 ”指 的 是 在 一 定 的 公 司 其 活 动 过 程 中 所 进 行 的 各 种 组 织 、 服 务 、 控 制 、 协 调 、 监 督等 活 动 的 总 称 。 行 政 工 作 是 根 据 内 外 部 需 求 ， 并 以 组 织 行 式 合 理安排执行各种行政事务，目的是帮助和服务到公司全体人员及与公司相关的人员，以期实现公司总体战略目标。二、行政部的服务工作内
2、容根据公司内外部的目前需求，现对行政部做出相对应的服务产品进行介绍。行政部目前服务的项目主要有十五个方面：（一）维修的主要服务内容行政维修服务，主要包括如下内容：桌、椅、床、门、窗、卡位等办公设备维修；电灯及电路维修；空调，电梯维修；水管、水阀，热水器，厨具用品等设备维修；电脑及电脑网络维修；电话及电话网络维修；监控、考勤设备维修；打印机、复印机、传真机等电脑周边设备维修；汽车维修；办公楼、宿舍、食堂相关物品修缮等。（二）接送人员主要服务内容行政部接送人员主要服务内容：接送员工；接送客人；接送领导；（三）车辆管理服务流程车辆检修及保养；车辆证件年审，及保险办理；车辆事故处理及出险；车辆违章处理
3、；车辆加油等工作。（四）宿舍相关服务内容以下是行政部宿舍相关服务的主要内容：员工住宿、调换、离宿办理；外来人员住宿、离宿办理；宿舍燃气申请；宿舍物品管理；宿舍钥匙管理；宿舍水电费用及宿舍安全管理工作（后面服务内容中详细说明） 。（五）食堂相关工作服务内容食堂相关工作主要内容如下：制作中、晚两餐；制作客人用餐及送餐；公司领导用餐及送餐；提供卫生的餐厅、餐具环境；良好的个人卫生；保证食品卫生及安全；制作周菜谱（荤素分开）等工作。（六）资产工作服务内容行政部资产服务工作主要内容如下：固定资产统计、编号；固定资产盘点；固定资产的购买、报废；固定资产的维修及保养；固定资产的移交和保管等工作。（七）环卫工
4、作服务内容行政部环境卫生工作主要内容如下：花草、鱼的购买、养护；花草的科学施肥、合理浇水、松土除草、防治病虫害；花草的摆放美观性；办公区域内的办公家具及有关设备的管理；办公区域及公共区域的清洁；会议室、会客室、培训室的清洁；卫生间、洗手台的清洁；废弃物的清理、分类；消防设备、通道，楼梯的扶手护栏，台阶；标语、公告栏、走廊、电梯间的清洁；办公区的饮水机的清洁；卫生区域的电器设备、公用桌椅、副总以上桌面及电脑清洁；各角落的蜘蛛网清理等工作。重点做好 5S 检查与整改工作。（八）水电服务工作内容行政部水电服务工作主要内容如下：水、电相关设备购买;与管理处共同完成水、电表的3记录、费用核算;水、电的设
5、备检查与维修;停水、电相关的通知;配电设备的购买; 配电设备（电灯，空调、开关）的检查及维护;线路的整改等工作。（九）消防服务工作内容行政部消防服务工作主要内容如下：消防设备的购买，费用核算；消防设备的检查和维护、管理；消防安全检查、整改工作；组织消防培训；消防宣传工作等。（十）安全服务工作内容安全服务工作是行政工作非常重要的工作，以下是安全工作的主要内容：台风、水灾、火灾等自然灾害的预防；员工突发性疾病的救护；办公室人员安全；物品进出办公区的安全；宿舍人员及物品安全巡查；下班后公司的安全保障等工作。（十一）办公文具用品服务内容行政办公用品，这是主要是真对办公文具进行全面服务工作，其主要内容如
6、下：办公文具的购买，核算费用；办公文具的发放的合理性、并分类做好记录；办公文具的存贮、盘点；文具录入电脑工作等工作。（十二）快递服务内容行政快递服务主要工作内容如下：快递公司的选择、协议协商；快递的发件及相关的记录；快递的收件、签收记录、发放；快递的查询、协调工作；快递前台保管工作。（十三）电话、网络通信服务内容行政部电话，电脑网络通信方面的工作主要内容如下：有线宽带的申请，安装、维修、拆除；无线宽带的购买、充值；无线宽带设备的保管工作；每月电话费用的异常查看及相关处理；电脑网络及电话网络线路、设备、软件管理；电话布线及更改线路工作；电话机的故障排除；电话号码的申请，移号、停机等工作；电防及网
7、络设备的申购、维修，相关费用处理；病毒的防护和杀毒；监控网络中传送超大文件；禁止上班时间看电影，下载等与工作无关的文件；网络布线及改线路工作；机房安全、卫生、出入等管理；音响设备、广播设备、投影机、扫描仪、打印机、传真机、复印机、考勤设备护养与维修；电脑网络、电话网络等以上设备资产管理等工作。（十四）接待服务工作内容行政接待服务主要内容有：迎宾接待，前台登记；饮食接待；茶水服务；车辆接送；往来车票、飞机票预定；客人礼物；预定宾馆等服务。（十五）采购服务工作内容行政部采购工作的要内容如下：办公用品采购；办公文具采购；喷绘、名片采购；工作服采购；电脑及周边产品、网络产品采购；五金用品采购；鲜花、植
8、物、鱼的采购；粮油、菜、饮用水、燃气采购；展会用品采购；福利物品采购；装修设备的采购；宿舍设备及物品购买。（十六）行政部内部文件及证件服务工作内容行政文档管理主要内容有：保修文件的管理；合同文件的管理；车辆文件的管理；资产文件的管理等工作。三 行政部工作的策略及方法1、服务的策略（思路）1.1 维修的主要服务策略4接收维修单或主动发现维修设备及时做出反映按排指定人进行维修或请人维修相结合压缩维修成本缩短维修时间完成维修各别的回访调查提高维修质量1.2 接送人员服务的主要策略A 人员接送服务车辆使用申请单接收 调度进行协调派车车辆接送车辆停回公司交还钥匙1.3 车辆管理服务策略A 车辆证件及相关
9、服务接收任务指定办理人 领取和带齐资料办事相关事项交回资料办理完毕B 车辆保险 传真上年度的保险单保险公司报价审批报价通知出险付款收取保单复印存档发放保险服务卡记录存档服务完毕1.4 宿舍相关工作主要策略A 住宿相关人员提出申请宿舍管理员做出及时反映 根据部门需求协调办理相关事项服务完毕1.5 食堂相关工作服务策略A 制作中晚两餐服务制作菜谱采购米、菜 组织制作饭菜分发饭菜打扫卫生服务完毕B 送餐服务 接收送餐申请制作相应的饭菜打好包装送到指定位置用餐完毕收回餐具服务完毕1.6 资产服务的主要服务策略A 资产的统计、编号相关服务全面分类统计所有物品 系统分类制作电子档打印纸档存贮定期盘点加入新
10、资产减掉报废资产价格审核电子文档及纸档修改工作服务完毕B 资产保管 提出维修（按维修流程操作）提出转移部门经过审批修改电子文档及纸档服务完毕1.7 环卫工作的服务策略A 5S 常规打扫和经常巡视查看直接处理问题询问分清物品及时打扫和处理合理摆放物品环境清洁整理物品服务完毕B 植物养护巡视查看及时浇水、施肥修剪工作更换植物服务完毕1.8 水电服务工作策略水电记录接到管理处通知共同抄表记录在册月底对账服务完毕其它服务见维修服务和采购服务1.9 消防服务工作策略A 消防培训制作方案组织人员培训演习 实战演习拍照存档服务完毕B 消防巡查和整改消防员巡查发现问题提出整改沟通协调整改隐患记录存档服务完毕1
11、.10 安全服务工作策略A 人员安全来访人员寻问进出登记记录存档备查 服务完毕B 物品安全 人员进出携带检查放行条的检查无放行条沟通相关人员5安全放出放行条存档备查服务完毕1.11 办公文具用品服务策略文具用品采购申请同质量比价格物品验收入库盘点领用记录电脑分类记账财务服销服务完毕。重要办公文具的交接提出移交行政取重要文具资料表核对物资对方接收确认双方签字存档备查1.12 快递服务策略快递公司的选择、协议协商快递的发件及相关的记录快递的收件、签收记录发放快递的查询、协调快递前台保管工作1.13 电话、网络通信服务策略A 有线宽带的申请通知电信安装通知维修 拆除服务完毕，服务过程要及时，因为有线
12、宽带关系到整个公司网络运营。B 无线宽带的设备购买充值使用保管编号存档服务完毕C 每月电话费用的异常查看及相关处理每月初网上查询异常核对费用确认使用人签名送至人事工资中扣除服务完毕D 电话相关服务接收服务申请电话布线及更改线路 电话通话的故障排除电话号码的申请，移号、停机经过审批服务完毕E 电脑相关服务电脑网络及电话网络线路、设备、软件 电防及网络设备的申购、维修，相关费用处理病毒的防护和杀毒监控网络中传送超大文件巡查上班时间看电影，下载等与工作无关的文件并禁止网络布线及改线路工作经过核实及时处理服务完毕F 小电器产品服务 收到申请或发现问题 核实情况音响设备、广播设备、投影机、扫描仪、打印机
13、、传真机、复印机、考勤设备护养与维修服务记录存档服务完毕G 机房安全、卫生、出入等管理（按机房管理制度）1.14 接待服务工作策略A 迎宾接待，前台登记引导客人饮食接待 茶水服务送客人清理水杯等服务完毕B 接到作务 往来车票、飞机票预定、预定宾馆核实价格审批通过借款取票报销复印相关内容存档服务完毕C 客人礼物 接到通知准备物品送至指定人员手中服务完毕1.15 采购服务策略同质量三家比价经过审批验货入库记录使用出库记录费用核算服务完毕。采购全程，应当掌握，在质量同样的情况，选择最低价格的商家。1.16 行政部内部文件及证件服务策略现有资料及证件记录成目录备案放置库房借用记录使用归还记录服务完毕2
14、、制定产品服务方法的流程2.1 维修的主要服务流程2.1.1 流程图（见表 HR-BG0001-2010）62.1.2 相关表格（见表）2.1.3 流程说明2.2 接送人员服务的主要流程2.2.1 接送人员流程图（见表 HR-BG0002-2010）2.2.2 相关表格（见表）2.3 车辆管理服务流程2.3.1 车辆证件年检流程（见表 HR-BG0041-2010）2.3.2 车辆参加保险流程（见表 HR-BG0012-2010）2.3.3 违章处理流程（见表 HR-BG0039-2010）2.3.4 车辆检修和保养流程（见表 HR-BG0040-2010）附“车辆请修单”2.3.5 车辆事故
15、处理流程（见表 HR-BG0026-2010）2.4 宿舍相关工作主要流程2.4.1 员工入住宿舍流程图（见表 HR-BG0003-2010）附“借宿申请单”2.4.2 住宿员工调换、离宿流程图（见表 HR-BG0004-2010）附：员工调换、离宿申请单2.4.3 住宿员工调换、离宿流程说明2.4.4 宿舍物品维修（参看维修流程）2.4.5 宿舍燃气申请（见表 HR-BG0005-2010）2.5 食堂相关工作流程2.5.1 菜、米、燃气供应流程（见表 HR-BG0006-2010）2.5.2 菜谱制作流程（见表 HR-BG0007-2010）2.5.3 食堂送餐流程（见表 HR-BG0008-2010）2.5.4 食堂送餐流程附表（见表）2.5.5 食堂清洁流程（见表 HR-BG0009-2010）2.6 资产服务的主要流程2.6.1 固定资产管理总流程（建档、盘点、报废）
