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1、大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部1采购工作程序(流程)为确保材料物资采购的有序进行和支付资金的安全,避免采购差错、降低采购风险,根据会计法及内部控制管理制度的相关规定,特制定本工作程序。(一)由物资需求部门打呈请批示单和“物资采购计划单”进行审批。(二)由物资需求部门将审批后的呈请批示单和“物资采购计划单”递交于采购部门,进行采购。(三)采购部门根据已审批的呈请批示单和“物资采购计划单” , 根据不同采购标的物和购前是否加工选择相适应的采购渠道,进行询价、比价。询价、比价后进行归集汇总,打资金使用呈请批示单进行审批。(四)以双方认可的谈判和要约方式进行购销约定,订立采购合同。(凡是购买单个价
2、值在 2000 元以上的固定资产,必须报集团经执行总裁、首席执行官审批后购买。 )(五)合同登记,填制“采购合同及其登记记录” 。(六)订单合同或要约订单采购的,由采购经办人填制“采购订单” ;光板合同采购的,不经过该步骤。(七)按合同约定审批、付款。(八)到货验收入库1、接货初验;2、递单核对;3、实点验收:大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部21)填单:由仓管员根据拆包清点差异和质量检验报告结果,填制“拆包清点数量和质量差异及其处理记录” 。2)验签:由验收人员在“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”规定位置签名。3)认签:由采购经办人将“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”前三联先后递交仓
3、储部门负责人对清点数量和质量差异进行确认签名、递交质检部门负责人进行质量差异确认签名(出具质量检验报告的,附质检报告即可) 、递交采购部门负责人对清点数量差异进行确认签名。4)审签:需赔偿的,由采购经办人将“拆包清点和质量差异及其处理记录”前三联递交主管采购负责人签名确定。需销售方承担的,应立即要求销售方派人验证或来函确认,并在给予销售方的“拆包清点和质量差异及其处理记录”责任承担人联上加盖企业公章或采购业务专用章。(九)制验收单(入库单):由采购经办人、运输经办人配合仓管员根据实点验收及其差异情况,填制“材料物资验收入库单”一式四联,并由采购经办人、仓管员签名或盖章;需要质检部门质检的,还应
4、由质检人员签名或盖章。1)列入采购成本的费用:材料采购的,应将发生的采购运杂费用,由经办人办理审批、审核后,将费用金额、类别即时通知保管员分摊记入“材料物资验收入库单”的各相应材料物资栏内。2)验收差异:发生承运差异、倒运差异、拆包清点和质量差异的,应由运输经办人将“货运记录”理赔联、 “普通记录”收货人联、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联递交保管员,由保管员据此及“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购部门联,填制“材料物资验收入库单”大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部3一式四联的“合理损耗” 、 “理赔损失”和“应理赔金额”栏。3)货到票未到的:应根据“发货票”随货同
5、行联等类似凭单或购货合同暂估验收入账,并于下月初由会计机构用红字作同样的分录,予以冲回;待取得“发货票”发票联时再正常验收入账。(十)验收核定:仓管员暂留“材料物资验收入库单”采购部门联,由采购经办人将“材料物资验收入库单”前三联及所附“发货票”发票联或与“商品销售凭证”购货人联等类似凭证、 “货运记录”理赔联、 “普通记录”收货人联、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联、 “拆包清点数量和质量差异及其处理记录”验收单附件联,递交仓储部门负责人核定签名或盖章。(十一)入库保管:1入库归位:由仓管员将验收货物置于仓库或货场的规定货位。2登保管卡:由仓管员建立或登记“保管卡”3记保
6、管账:由仓管员根据“材料物资验收入库单”保管员联登记保管账。4保 管:按保管办法和保管制度的规定,进行保养管理。(十二)采购报账审核结算、账务处理,应区分不同的采购付款方式,分别进行办理1接单初核:由财产物资会计对采购经办人递交的“转账支票根” 、 “材料物资验收入库单”前三联及所附“发货票”发票联或与“商品销售凭证”购货人联等类似凭证,验收差异的“货运记录” (承运方理赔的,下同;或“普通记录” 、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联、 “拆包清点数量和质量差异及其处理记录”验收单附件联,进行形式复核。大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部42索单:由财产物资会计向出纳员取得其在
7、票据专用夹中抽出的“转账支票领用审批单”采购约定、 “物资采购计划单”验收入库附件联等相关采购与付款审批凭证;材料采购的,还包括在票夹中抽出的已报账结算的运杂费凭证。3并单审核:由财产物资会计将本项第 1、2 目原始凭证合并在一起,对采购约定、准购、准付、付款、验收、运输保险、货损等采购事项的准确性、真实性、合法性、合理性进行审核;审核无误后,在“材料物资验收入库单”前三联规定位置,填制附件张数,并签名或同时盖章。4传单结算:由财产物资会计将上目审核无误的原始凭证传递给出纳员,由出纳员复核无误后,进行下列结算分单:领用注销:由出纳员在“转账支票领用审批单”的支票记录栏填明报账日期,再在“支票领
8、用登记簿”上注销签名。分单换单:由出纳员将“材料物资验收入库单”保管联、仓储部门联递交采购经办人。由采购经办人将“材料物资验收入库单”仓储部门联递交仓储核算员,将“材料物资验收入库单”保管联或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”保管联递交保管员并换回相应采购部门联,再将“材料物资验收入库单”采购部门联或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购部门联递交采购核算员。5账务处理:出纳记账:会计记账:部门记账:由仓储核算员和采购核算员根据采购经办人递交的已审核“材料物资验收入库单”或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部5部门联,登记部门明细账。回单挑
9、账:由保管员根据采购经办人换交的已审核“材料物资验收入库单”保管联在保管账对应位置划“” ,以示财产物资会计与保管员已按同一验收入库单记账;月终对账时,财产物资会计与保管员经核对确实均以同一验收入库单登记账簿的,还应在保管账对应划“”的上方签名或压盖名章。(十三)采购退货提货手续:1、由采购员填写“退货发/送货通知单”2、填单:由仓管员根据已审批的“退货发/送货通知单”保管联、保管账和备退货情况,填制红字“材料物资验收入库单” 。2、付货点验:由仓管员根据“退货发/送货通知单”保管员备货联和“材料物资验收入库单” ,向提货经办人付货,提货经办人进行点验接货。3、置单:托运的,由仓管员协助发运经办人将“退货发/送货通知单”随货同行联、置入发运货物某包装内,并在包装上制作标记。4、提货签收:由提货经办人点验接货无误后,在红字“材料物资验收入库单”一式四联右上角签收;同时,保管员留红字“材料物资验收入库单”保管联,将红字“材料物资验收入库单”其它三联撕下递交退货经办人。5、出门登记(递单检查:接货出门时,由提货经办人将“退货发/送货通知单”门卫联,递交门卫,门卫人员据此与实物进行检查核对;询问登记:由门卫人员检查核对无误,登记“财产物资出门检查记录”并放行) 。