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1、大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部1采购工作程序（流程）为确保材料物资采购的有序进行和支付资金的安全，避免采购差错、降低采购风险，根据会计法及内部控制管理制度的相关规定，特制定本工作程序。（一）由物资需求部门打呈请批示单和“物资采购计划单”进行审批。（二）由物资需求部门将审批后的呈请批示单和“物资采购计划单”递交于采购部门，进行采购。（三）采购部门根据已审批的呈请批示单和“物资采购计划单” ， 根据不同采购标的物和购前是否加工选择相适应的采购渠道，进行询价、比价。询价、比价后进行归集汇总，打资金使用呈请批示单进行审批。（四）以双方认可的谈判和要约方式进行购销约定，订立采购合同。（凡是购买单个价
2、值在 2000 元以上的固定资产，必须报集团经执行总裁、首席执行官审批后购买。 ）（五）合同登记，填制“采购合同及其登记记录” 。（六）订单合同或要约订单采购的，由采购经办人填制“采购订单” ；光板合同采购的，不经过该步骤。（七）按合同约定审批、付款。（八）到货验收入库1、接货初验；2、递单核对；3、实点验收：大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部21)填单：由仓管员根据拆包清点差异和质量检验报告结果，填制“拆包清点数量和质量差异及其处理记录” 。2)验签：由验收人员在“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”规定位置签名。3)认签：由采购经办人将“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”前三联先后递交仓
3、储部门负责人对清点数量和质量差异进行确认签名、递交质检部门负责人进行质量差异确认签名（出具质量检验报告的，附质检报告即可） 、递交采购部门负责人对清点数量差异进行确认签名。4)审签：需赔偿的，由采购经办人将“拆包清点和质量差异及其处理记录”前三联递交主管采购负责人签名确定。需销售方承担的，应立即要求销售方派人验证或来函确认，并在给予销售方的“拆包清点和质量差异及其处理记录”责任承担人联上加盖企业公章或采购业务专用章。（九）制验收单（入库单）：由采购经办人、运输经办人配合仓管员根据实点验收及其差异情况，填制“材料物资验收入库单”一式四联，并由采购经办人、仓管员签名或盖章；需要质检部门质检的，还应
4、由质检人员签名或盖章。1)列入采购成本的费用：材料采购的，应将发生的采购运杂费用，由经办人办理审批、审核后，将费用金额、类别即时通知保管员分摊记入“材料物资验收入库单”的各相应材料物资栏内。2)验收差异：发生承运差异、倒运差异、拆包清点和质量差异的，应由运输经办人将“货运记录”理赔联、 “普通记录”收货人联、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联递交保管员，由保管员据此及“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购部门联，填制“材料物资验收入库单”大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部3一式四联的“合理损耗” 、 “理赔损失”和“应理赔金额”栏。3)货到票未到的：应根据“发货票”随货同
5、行联等类似凭单或购货合同暂估验收入账，并于下月初由会计机构用红字作同样的分录，予以冲回；待取得“发货票”发票联时再正常验收入账。（十）验收核定：仓管员暂留“材料物资验收入库单”采购部门联，由采购经办人将“材料物资验收入库单”前三联及所附“发货票”发票联或与“商品销售凭证”购货人联等类似凭证、 “货运记录”理赔联、 “普通记录”收货人联、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联、 “拆包清点数量和质量差异及其处理记录”验收单附件联，递交仓储部门负责人核定签名或盖章。（十一）入库保管：1入库归位：由仓管员将验收货物置于仓库或货场的规定货位。2登保管卡：由仓管员建立或登记“保管卡”3记保
6、管账：由仓管员根据“材料物资验收入库单”保管员联登记保管账。4保 管：按保管办法和保管制度的规定，进行保养管理。（十二）采购报账审核结算、账务处理，应区分不同的采购付款方式，分别进行办理1接单初核：由财产物资会计对采购经办人递交的“转账支票根” 、 “材料物资验收入库单”前三联及所附“发货票”发票联或与“商品销售凭证”购货人联等类似凭证，验收差异的“货运记录” （承运方理赔的，下同；或“普通记录” 、 “倒运货物汽运送货差异及其处理记录”收货单位记账联、 “拆包清点数量和质量差异及其处理记录”验收单附件联，进行形式复核。大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部42索单：由财产物资会计向出纳员取得其在
7、票据专用夹中抽出的“转账支票领用审批单”采购约定、 “物资采购计划单”验收入库附件联等相关采购与付款审批凭证；材料采购的，还包括在票夹中抽出的已报账结算的运杂费凭证。3并单审核：由财产物资会计将本项第 1、2 目原始凭证合并在一起，对采购约定、准购、准付、付款、验收、运输保险、货损等采购事项的准确性、真实性、合法性、合理性进行审核；审核无误后，在“材料物资验收入库单”前三联规定位置，填制附件张数，并签名或同时盖章。4传单结算：由财产物资会计将上目审核无误的原始凭证传递给出纳员，由出纳员复核无误后，进行下列结算分单：领用注销：由出纳员在“转账支票领用审批单”的支票记录栏填明报账日期，再在“支票领
8、用登记簿”上注销签名。分单换单：由出纳员将“材料物资验收入库单”保管联、仓储部门联递交采购经办人。由采购经办人将“材料物资验收入库单”仓储部门联递交仓储核算员，将“材料物资验收入库单”保管联或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”保管联递交保管员并换回相应采购部门联，再将“材料物资验收入库单”采购部门联或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购部门联递交采购核算员。5账务处理：出纳记账：会计记账：部门记账：由仓储核算员和采购核算员根据采购经办人递交的已审核“材料物资验收入库单”或与“拆包清点数量和质量差异及其处理记录”采购大庆曼哈维大酒店管理有限公司财务部5部门联，登记部门明细账。回单挑
9、账：由保管员根据采购经办人换交的已审核“材料物资验收入库单”保管联在保管账对应位置划“” ，以示财产物资会计与保管员已按同一验收入库单记账；月终对账时，财产物资会计与保管员经核对确实均以同一验收入库单登记账簿的，还应在保管账对应划“”的上方签名或压盖名章。(十三)采购退货提货手续：1、由采购员填写“退货发/送货通知单”2、填单：由仓管员根据已审批的“退货发/送货通知单”保管联、保管账和备退货情况，填制红字“材料物资验收入库单” 。2、付货点验：由仓管员根据“退货发/送货通知单”保管员备货联和“材料物资验收入库单” ，向提货经办人付货，提货经办人进行点验接货。3、置单：托运的，由仓管员协助发运经办人将“退货发/送货通知单”随货同行联、置入发运货物某包装内，并在包装上制作标记。4、提货签收：由提货经办人点验接货无误后，在红字“材料物资验收入库单”一式四联右上角签收；同时，保管员留红字“材料物资验收入库单”保管联，将红字“材料物资验收入库单”其它三联撕下递交退货经办人。5、出门登记（递单检查：接货出门时，由提货经办人将“退货发/送货通知单”门卫联，递交门卫，门卫人员据此与实物进行检查核对；询问登记：由门卫人员检查核对无误，登记“财产物资出门检查记录”并放行） 。
