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1、会议文件资料收集整理（一）相关知识会议结束时，秘书要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。1收集会议文件资料的要求和内容（1）收集会议文件资料的要求。1）确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。2)收集会议文件资料要及时，确保文件文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。5）收集
2、整理过程中要注意保密。（2）需收集的文件资料1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传 2）交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。3)会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、提案会议记录、会议简报等。2.会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的步骤，是档案工作的基础。（1）会议文件立卷归档的意义。在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有
3、史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要以下 4 点。1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进
4、程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。3）保护会议文件的完敕与安全，便于保存和保管。会议内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按一定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保密和管理。4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文收处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便宜从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档
5、案的部门工作对象，立卷工作是档案的工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。（2）会议文件立卷归档的范围和分工。公司日常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。（1）会议文件立卷归档范围根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：1)与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的
6、全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。2)上述会议的参考文件资料。3)上述会议的出席、列席、分组名单。4)上述会议的议程、日程和程序。5)上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。6)上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。7)领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。8）上述会议的选举材料。9）上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。10）上述会议的证件。11）上述会议的记录表。上述会议的总结情况。12）会议总结。13）与会人员名单、联系方式。14）其他有关资料。此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷
7、归档。（2）不需要立卷归档的会议文件资料。根据国家档案局关于几项不归档的文收材料的销毁暂行规定 ，下列会议文件资料不需立卷归档：1）重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。3）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件资料，领导指导性文件和其他政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。4）内容被其他文件包括的文件资料。1）对于上述无须立
8、卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。2）会议文件立卷归档分工。进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。（3）会议文件立卷的基本原则和方法1）会议文件立卷的基本原则。会议立卷工作的基本原则是“一会一案” 。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。2）会议立卷的方法编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依 1据事先编制好的案卷类目制好案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议
9、工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制出的案卷分类名册。这是一种比较详细具体的立卷规划。编制案卷类目可以由会议秘书部门的有关工作人员提出方案，经主管领导批准即可。灵活运用文件的特征立卷。每份一会议文件都有其 2一定的特征。一般来说，一份文件主要由作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成，可以概括为 6 个特征：部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。会议立卷就是按会议文件资料的共同特征或以一个特征为主结合其他特征组成案卷。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。（4）会议文件立卷工作程序
10、。本部分主要针对的是会议文件立卷工作，对于信息的立卷归档可参考文档管理部分。1）大中型会议文件立卷收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件 1立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜（不包括原稿） 。重要会议文件夹初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。注意收集领导阅办完的会议文件资料。注意收集会议的非正式文件，如来往电报、电话记录、证件等。甄别整理 2检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。剔出不需立卷归档的会议文件资料。分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体一分 3类，区分为主要文
11、件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发言、书面发言、领导讲话、会议简报、会议快报、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料（报告、决议、结论及主要负责人的重要的讲话等）单独立卷；一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷；大会发言按发言日期立卷；书面发言按地区或单位立卷；通知、来往文书按时间立卷。组卷。组卷时最好将永久、长期、短期 3 个保管期 4限的文件分别组卷。同一类问题的文件、资料集中组卷，按照文件张数多少，多的可分几个属类汇成一卷。卷内文件资料按重要程序和时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间先后顺序排列
12、，定稿放在前面。同时为使案卷不受污损，要拆除文、资料上的金属钉和障碍物，注意文件资料面码顺序的排列。卷内文件编目。定卷以后在会议文件资料上加盖编 5目章（包括卷号、顺序号） ，以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。填写卷内文件资料备考表。即对每次会议卷内文件 6资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程序和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者=检查者还要签注姓名和立卷时间。撰写案卷标题。每个案卷要拟定标题，一般应反映出 7会议我、作者和主要内空。它是查找
13、利用文件的基本线索，因此所拟标题要确切，语言要通顺精练。标题通常由作者、问题、名称 3 部分组成。填案卷封面。案卷封面要用毛笔或钢笔正楷书写， 8字迹要清楚、整洁，卷皮所列项目应齐全，卷皮起止日期均以卷内文件资料的最早和最晚日期为准。案卷排列。大中型会议文件资料的分卷，也按保管 9期限、重要程序和时间排列。编写案卷目录。案卷目录是登记案卷和提供利用档10案的基本工具，是立卷部门向档案部门移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。要按判案排列顺序逐卷逐项填写案卷目录，打印一式三份，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。1）上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应
14、在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。2）日常工作会议文件资料立卷。日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门归档。（二）示例分析例文 1会议文件资料的立卷归档在一次商务会后，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时将本公司部门的与通讯者的混在一起。秘书钟苗看到这种情况后，耐心地告诉她立卷归档的基
15、本程序及注意事项并手把手地交给她具体的操作步骤。例文 2某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向中。不久双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。点评：秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料
16、的立卷归档原则上上是一会一卷，便于日后查找，利用。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料级卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。（三）工作程序根据上述文件资料立卷归档的程序介绍，可以将其基本程序简单归纳为：将收集的文件资料进行登记，向上级总结、汇报情况、甄别整理、分类归卷、卷内文件的排列、卷内文件的编号、编目、填写卷内文件的备考表、案卷标题的拟制、填案卷封面、移交给档案室、清理、销毁不再利用的纸张。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。有关会议的文件及原材料、照片、录音磁带等，都是宝贵的资料。会议结束后，秘书应立即收集整理，分类归卷，保存起来会议档案整理一要及时，二要完整。秘书需要对收回的文件进行登记，并及时向领导作汇报。对重要会议的资料、具有考查价值的文件在处理完结后，依据其相互的内在联系，迅速进行分类、立卷，建立专门
