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1、 - 1 -中铁十九局集团综合信息化系统操作手册人事信息管理操作手册中铁十九局集团信息化实施小组 - 2 -目录第 1 章 概述 .- 1 -1.1 人事档案管理简介 .- 1 -第 2 章 组织机构管理 .- 1 -2.1 组织体系管理 .- 1 -2.1.1 组织编码体系 .- 2 -2.1.2 组织关系管理 .- 2 -2.2 工作分析管理 .- 3 -2.2.1 职位体系管理 .- 3 -2.2.2 岗位体系管理 .- 4 -第 3 章 人事档案管理 .- 5 -3.1 员工档案分类 .- 5 -3.2 新建和修改员工档案 .- 5 -3.2.1 新建员工 .- 5 -3.2.2 维护
2、档案 .- 7 -第 4 章 员工查询 .- 10 -4.1.员工看板 .- 11 -第 5 章 员工花名册 .- 11 - - 1 -第 1 章 概述1.1 人事档案管理简介员工档案是新中大人力资源管理系统的基础信息。人力资源系统的许多分析功能，都需要以员工档案信息为基础进行，同时其他业务系统的记录，也需要及时在员工档案信息中留下痕迹以备今后的查询。如员工劳动合同变动签订历史、员工岗位变动过程以及员工在企业内所参加的各类培训、每次绩效评估的信息等，都需要在员工档案中有完整的记录。员工档案管理的功能结构如下图所示：建立员工档案基础信息员工档案信息档案信息结构个性化设置联盟体人才档案其他系统更新
3、档案内容联盟体人才管理活动员工档案基础应用在员工管理功能中，我们主要为您提供以下服务：1、档案信息结构设置，根据企业的需要，设定员工档案所需要的信息结构以及添加一些自定义信息。2、建立基础员工档案，需要手工维护员工档案的相关基础信息，如联系信息、家庭成员信息以及其他统计功能的基础属性。3、员工档案的基础应用，包括员工花名册管理、员工统计与查询、员工通讯录管理等。4、联盟体人才管理，维护联盟体人才档案，以及执行一些与联盟体人才有关的管理活动，如培训、员工关怀等。5、其他系统更新员工档案内容：这里不作详细介绍，如培训信息、绩效评价信息、岗位变更、合同变更等，在其他相关业务流程完成以后，系统会自动更
4、新员工档案，不需要手工操作。第 2 章 组织机构管理2.1 组织体系管理组织机构管理用于建立企业的人力资源管理的组织结构、职位体系、岗位体系。并建立企业的职务职能体系和职业技能标准，为工作分析、员工能力素质评价建立数据基础。 - 2 -从而，建立现代人力资源管理的基础。对中铁十九局来说，其每年的组织结构都会发生一定的变动，一旦组织结构发生变动，相应的岗位体系、部门及员工设置也会发生相应的变动。人力资源管理系统必须能够适应企业的这种变化，必须能够实现动态组织建模，避免因组织架构的变动而带来大量的调整工作，例如员工档案的重新修改、岗位体系的重新配置、查询权限的重新配置等等。2.1.1 组织编码体系
5、组织编码体系主要用来编写企业的所有组织结构，包括法人组织和部门。操作步骤：“人力资源”“组织机构管理”“组织编码体系”“新增” 。列举如下组织列表：2.1.2 组织关系管理 - 3 -组织关系管理主要建立企业各种组织关系树，如：人力资源组织关系、财务组织关系、生产组织关系、项目组织关系等等。注意：每种关系树只允许建立一个操作步骤：“人力资源”“组织机构管理”“组织体系管理”“组织关系管理”“新增”2.2 工作分析管理2.2.1 职位体系管理职位体系管理主要设置企业的各种职位。操作步骤：“人力资源”“组织机构管理”“工作分析管理”“职位体系管理”“新增”关键字段解释：代码：设置职位时的代码，系统
6、支持用户自定义。名称：职位名称职位类型：职位的具体分类。如：管理类、技术类等等。 - 4 -2.2.2 岗位体系管理岗位体系管理主要设置职位类型下的具体岗位操作步骤：“人力资源”“组织机构管理”“工作分析管理”“岗位体系管理”“新增” 。关键字段说明：编码：设置岗位的代码，系统支持用户自定义名称：岗位的具体名称组织：岗位所使用的具体组织职位：岗位相对应的职位类型 - 5 -第 3 章 人事档案管理员工档案是整个人力资源管理系统的核心基础数据，以人力资源档案中保存的各类信息为基础提炼出来的各类人事分析数据也是企业人力资源决策的重要依据。3.1 员工档案分类在人力资源系统中，依据员工的在职状态分为
7、：在职员工、离职员工、退休员工及停薪留职员工。当然，对不同类型的用户，您所需要的员工在职状态分类可能是不同的。在员工档案列表中，根据需要，直接点击工具栏下方的员工在职状态类型 TAB 项即可迅速切换不同类型的员工。主要包括：“在职、停薪留职、退休、离职、全部” 。3.2 新建和修改员工档案对于员工档案的日常维护，通常是通过“新建员工”录入员工档案的主信息，包括系统信息、基本信息、合同信息和联系信息内容，然后再到员工档案列表中，通过“维护档案”功能，录入员工档案的其他内容。同时，使用“维护档案”功能进行员工档案的日常变更维护。3.2.1 新建员工 - 6 -操作步骤：“人力资源”“人事档案管理”
8、“员工档案管理”“新建员工” ，系统打开新建员工页面。在此页面，主要用于录入员工档案系统信息、基本信息、合同信息和联系信息。其他信息还需要通过档案维护进行录入。也可以使用员工档案列表工具栏【新建员工】打开员工档案系统信息录入窗口。员工档案的系统信息包括以下内容：员工编码、姓名、曾用名、英文名（姓和名分开） 、员工性别、证件类型、证件编号、入职日期、职能机构、员工类型、员工状态、领导职务、技术级别、行政级别、专项级别、当前任职的岗位（职位）及职位、职称、排序号、考勤卡号、是否后备人才、是否组织代表、人才类型、创建编码一致操作员。员工编码：在本系统中，员工编码是不能重复的，而且一旦建立，不允许直接
9、修改。员工编码既可以手工录入，也可以通过编码方案设置，由系统自动生成。 （员工编码自动生成方案设置，参见相关手册：基础数据管理的有关介绍） 。是否组织代表：表明该员工代表其所在组织处理与外部单位的事务交互，主要是反馈招聘需求征集、反馈培训需求征集。创建编码一致操作员：表明该员工同时也是系统的用户，选中以后，该系统的用户编码将与其员工号一致。“证件类型”与“证件编号”：对于能够表明员工身份的证件，用户可以自行增加。对于使用身份证的，系统要求“身份证号”必需是 15 位或 18 位。是否后备人才：用于表示该员工是否被列入企业的后备人员清单，可用于员工档案检索的条件。人才类型：是企业对所拥有员工的人
10、才分类。同一个员工可以具备多项类型。如即是管理型人才，又是技术型人才。注意：在员工的系统信息中，包括人力资源管理中所需的员工档案的最基础的信息。同时，如果该员工也是系统的业务人员，也需要维护相关业务人员的信息，包括：工种、用户状态、工作任务。同时需要选中“业务员”属性。关于基本信息、合同信息、联系信息部分参照第二节“维护档案”部分。录入完毕后，提交保存，系统返回员工档案列表页面。如下图： - 7 -员工档案列表分左右两部分，左部显示当前操作员权限内的组织结构树。右部分显示所选节点下的员工清单。注意：在此列表中，不仅显示员工的正式任职岗位的相关信息，用户还可选择查询员工的其他兼职或代理岗位的任职
11、信息。在员工档案列表中，您可以进行如下操作：【新建员工】 、 【维护档案】 、 【查看档案】 、【变更类型】 、 【匹配岗位】 、 【预览档案】 、 【查询】 、 【高级查询】 。3.2.2 维护档案如前文所介绍， 【新建员工】仅用于录入员工档案中最基本的系统信息、基本信息、合同信息和联系信息。而【维护档案】则可以维护员工档案的所有内容。选中某条员工，然后单击工具栏【维护档案】按钮，系统打开员工档案的维护页面。在人力资源系统中，对员工档案的信息进行了结构化的处理。目前 HR 系统中，员工档案共分为四大类 24 个小类。具体情况如下表：序号 大类 小类 信息说明1 员工档案 系统信息 系统必须的
12、基本信息2 基本信息 员工个人基本信息3 任职信息 员工当前在组织中的各个岗位的任职记录4 薪资信息 员工当前薪资基本信息5 合同信息 当前签订的劳动合同基本信息6 担保信息 员工入职时提供的担保信息7 职位目标 企业为员工制定的职业发展方向8 家庭成员 员工个人家庭成员信息9 联系信息 员工本人的工作和私人联系信息10 联系人信息能够与员工取得联系的其他联系人信息11 体检信息 用于记录员工的体检信息12 自定义信息用户自己扩展的员工档案内容 - 8 -13 个人简历 教育信息 员工参加的各类学历和技能教育的信息14 工作经历 员工进入本组织以前的工作经历15 工作业绩 员工进入本组织以前的
13、主要工作业绩情况。16 证书清单 员工本人当前所拥有的相关重要证书的清单17 变更记录 培训记录 员工在本单位期间参加的各类培训活动的记录18 奖惩记录 员工在本单位工作期间所获得的各类奖励或处罚记录19 岗位变动记录员工在本单位工作期间工作岗位的变动记录20 合同变更记录员工在本单位工作期间劳动合同签订及变更的记录21 绩效考核记录员工在本单位工作期间各次绩效考核成绩记录22 关怀记录 员工沟通、员工事件、员工意见处理记录23 素质模型 素质模型 依据企业的能力素质标准数据，对员工个人进行评估的结果。24 历史数据 员工各项能力素质指标的历史评估结果数据。第一部分：员工档案员工档案部分包括系
14、统信息、基本信息、合同信息、任职信息、职位目标、联系信息、重要联系人等内容：1、系统信息，见“新建员工”操作。 2、基本信息：员工档案基本信息包括：生日、民族、籍贯（国家、省份、县市） 、 政治面貌、政党团体、婚姻状况、健康状况、毕业时间、毕业院校、专业、学制、学历、外语掌握程度、参加工作时间、企业工龄、社会工龄、身高、体重、视力 (左) 、视力(右) 、色盲、听力(左)、听力( 右)、血型、兴趣爱好、性格特点、特长、组织关系单位、档案所在地、户口所在地等内容。 政治面貌：用于区分员工的政治身份，如干部、工人、学生等。 政党团体：用于区分员工所参加的各类民主党派信息。 企业工龄、社会工龄：由系统自动计算输入。 组织关系单位：记录员工所属政党的组织关系保存地。 3、任职信息：任职信息记录员工在企业内担任的各个工作岗位的情况。可以通过单击窗口工具栏中的【增行】按钮增加一行任职
