《浅析企业管理与办公系统自动化.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅析企业管理与办公系统自动化.doc（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1 / 5浅析企业管理与办公系统自动化管理是企业发展的动力。利用办公自动化系统进行管理，是计算机技术、通讯技术与科学的管理思想的结合。办公自动化即 OA，Office Automatic。办公自动化系统对现代企业管理的重要性，简单地说，是它可以渗透到企业结构的每一个环节和部位，并无所不在地得以体现。利用电子计算机进行管理和办公，简化了企业管理的繁冗拖沓，提高了企业管理效率，压缩了管理成本。一、企业管理效率提升对 OA 的需要1.管理扁平化对 OA 系统的需要 现代企业管理的一个重要特性就是管理扁平化，管理扁平化对企业政令的传达、执行有着重要的作用。扁平化的组织形式能够有效运作，快速适应市场变化
2、的需要。传统的组织形式必须实行扁平化以适应快速变化的市场环境。现代信息技术的发展，特别是计算机管理信息系统的出现，使传统的管理幅度理论不再有效。所以，现代管理体系中必不可缺的就是 OA 系统的应用。2.文件信息 传达的准确性、迅速性、延伸性对 OA 系统的需要 我 国的大多数企业采用的是层 层授权的管理模式，从控制论的角度看,这种模式的好处是容易控制全局,但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通,高层了解底层的信息除了通过的直 接下属(中层管理者)外,就是亲自2 / 5了解,这样往往很累，且通过中层管理人员则有一个信息反馈的效率问题。使用 OA 系统，上述的问题基本迎刃而解。OA 系统的
3、网络特性决定，任何文件、信息的汇总与发布都是迅速、便利、低成本的。OA 系统把单位的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,管理延伸到各个部门的每一个角落。员工与上级沟通很方便,信息反馈也畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台，企业的内部的凝聚力大大增强。二、在企业管理过程中 OA 系统的分析1.对企业管理过程中执行效率的提升 在没有 OA 系统之前，企业管理存在办公效率低、人力资源浪费大等现象，消耗着管理者对执行管理的时间和精力，科室的文件和意见的传达也繁冗拖沓，有 “朝令夕至 ”的感觉，严重
4、影响了企业信息传递的流畅性。而 OA 系统的应用给现代企业的经营者和管理者在行为方式、思维方式上带来了革命性的转变。作为企业的决策人，厂长或总经理通过办公自动化系统能一目了然地了解许多科室、部门，甚至基层一线大量、动态、错综复杂的数据和信息，并进行及时、准确地分析和处理。企业内部多方面的资源，包括人、财、物、产 、供、销 、研等得以合理调配平衡和 充分利用。OA 系统正是建立在这样的科学管理思想体系上的高效、集成的计3 / 5算机辅助企业管理系统。这个软件的具体应用完成了企业整个生产经营活动中所有信息和数据的接收、流转 、处理、统计、分析等加工过程。从而使企业在每个环节上做到准确、及时的决策和
5、控制。解决了长期困扰企业管理的“历史问题” 。2.在管理过程中压缩管理成本对 OA 系统需要 管理者在企业管理过程中必须考虑管理的各项成本支出，即一个企业每天的管理成本需要多少、办公费用需要多少。例如，仅普通的 A4 打印纸每天正常花费这一项，就很巨大！而通过 OA 系统，几乎实现了无纸化办公，文件全部在 OA系统的界面中实现，每个终端都可以看到需要执行的文件，而无需像从前那样，每个部门都将文件用 A4 纸打印一份，节约了大量的办公费用的同时，还间接减少了本企业碳的排放，起到了环保的作用，一举两得。当然，OA 系统在大大减少管理过程中纸张浪费和滥用的同时，OA 系统的最重要、最核心的功能是对管
6、理速度的几何级别的提升，文件信息的发布及收集的速度几乎不再耗费管理的时间成本。这两项管理成本的大大压缩，在追求利益最大化的现代企业起到了积极的作用。另外，企业对文件、资料和信息的保管也要付出一定的空间和保管成本，而且搜索这些文件、信息也是相对不易。OA 系统实现了文件资料的保管在服务器上，通过备份等手段，可以长时间保存这些文件和资料，还可以对机密文件进行加密，保护了本企业的经营信息。3.应4 / 5用 OA 系统的同时给企业管理带来的不足 使用 OA 系统相对增加了企业 管理中保密信息的成本。企业都会有核心商业信息需要保密，对这些信息资料的保密管理是非常重要的，OA 系统的保密成本虽相对低廉，
7、但在新形势下，黑客可以通过技术手段攻入存储资料的服务器，窃取到企业的机密核心文件，一旦失窃，在短时间内几乎无从查起。我认为有可能造成这种情况出现的根本原因是我们的 OA 系统几乎完全依赖于万维网传递和存储信息。所以，我们应当建立自己的办公专线，自己专用的文件存储系统，完全将自己的 OA 系统独立于万维网之外，这样就彻底解决了服务器信息的安全问题。虽然前期的投资会非常大，但是后期的实用和维护都会非常简捷。三、 管理现代化对 OA 系统升级的建议管理不是一成不变的，随着时代发展的需要不断创新，所以要克服管理中存在的两个缺陷：1.时间空间性 要继续开发 OA 系统。通过开发专用无线网络的 OA 系统
8、，把整个办公自动化加载在手持设备上，实现随时随地的企业管理，及时、准确的将信息传达到需要的人。2.方法单一性 现代化的管理手段是多样性的有机结合。针对管理方法的单一性缺陷，OA 系统有效克服了管理手段单一化的问题，但我认为现行的 OA系统在执行多样化管理的过程中，有一些不足： OA 系统的界面不具备亲和力、界面繁复、流程单一，5 / 5各个模块的设计不完全符合使用者的要求，对管理手段多样化的执行，造成了困扰。通过对不同部门进行针对性开发，设定不同的管理流程，实现具体问题具体分析，从而积极有效地实现管理手段的多样性。无论是现在还是未来，企业管理都会是企业生存发展的基本保障，管理将使人与人、人与物、物与物有机有序地结合起来。 OA 系统的出现，大大简化了各个管理环节的流程，节约了管理成本，提升了管理效率，满足了企业对现代化管理的各项需求，在未来企业的管理工作中，OA 系统将具有不可替代性，为企业创造更多的利润。 山西焦煤西山煤电集团官地矿选煤厂 闫 红
