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1、物业管理档案明细索引一、 产权资料（一） 产权关系资料1.建设工程开工许可证2.建设工程用地规划许可证3.商品房销售许可证4.商品房质量保证书5.总平面图6.启用地名通知及相关资料（二） 工程资料1.竣工总平面图2.建筑施工、竣工图、给排水、暖通、电气、梯、泵等系统图纸3.竣工验收证明书4.暖通、电气、梯泵等设备使用说明书5.消防系统验收证明（三） 交接记录1. 接管图纸档案目录2. 房屋交接验收单3. 钥匙交接记录4. 供水、暖通、电气、梯泵、卫星电视、智能管理、监控、消防等系统交接验收单（四） 资料档案管理1. 资料档案管理制度2. 档案员岗位职责3. 档案借阅制度4. 档案借阅登记表二、
2、专业化管理（一）公司合法经营资料1. 公司法人营业执照2. 公司资质证书3. 公司营业收费许可证4. 公司税务登记证（国、地）（二）管理机构1. 岗位设置图2. 组织机构设置图3. 法人管理机构图4. 物业管理机构设置图（三）员工管理1. 企业员工花名册2. 企业员工身份证、毕业证 3. 企业员工职称证书、培训结业 证4. 企业员工任职文件5. 企业员工光荣册三、企业管理制度（一）内部管理1. 企业管理规章制度汇编2.企业员工企业奖惩制度3.培训计划：年度培训计划4.培训记录：岗前、岗位5.企业员工公司培训考核情况6.企业年度工作总结7.企业年度工作计划8.企业年度财务状况9.企业文化（通报表
3、扬、表扬信、照片档案）10.外来文件：上级下发文件档案上级主管部门下发有关物业管理文件其他行业管理部门下发文件（二）业主管理1. 小区业主档案2. 小区功能介绍、小区管理办法3. 入住公约4. 业主公约5. 住户手册6. 大厦管理各项通知四、企业发展总体规划（一）总体规划：企业发展规划（二）申报评优：各种申报评优材料五、业主会档案（一） 业主会成立资料1. 关于成立业主会筹委会的通知2. 业主会筹委会成员个人简历3. 业主会筹委会会议记录4. 业主会筹委会委员工作记录5. 业主会业主代表登记表（二） 首届业主大会1. 首届业主会成立方案2. 大会议程3. 物业管理委托合同4. 业主会章程5.
4、业主公约6. 业主大会通过的业主委员会成员的基本资料（三） 业主会活动资料1. 业主会对物业公司的工作认定2. 物业公司与业主会沟通联系制度3. 业主会活动经费帐目六、房屋维修、养护资料（一） 房屋主体：房屋管理规定（二） 维修养护1. 房屋修缮管理规定2. 来人来访（报修）登记表3. 报修单及报修情况统计表4. 维修回访记录表七、设备管理（一） 台帐：机电设备台帐（二） 管理制度1. 维修中心组织机构图2. 运行组人员职责3. 维修组人员职责4. 值班室管理规定5. 配电房管理规定6. 水泵房管理规定7. 电气维修管理规定8. 供水管理规定9. 停、送电管理规定10. 电梯机房管理规定11.
5、 电梯安全管理规定12. 电梯安全操作规程13. 电梯困人救援规程14. 配电柜/控制柜保养记录15. 水泵月保养记录16. 水泵/电机半年保养记录17. 风机半年保养记录18. 配电室值班记录19. 公共设施维修保养记录20. 水池（水箱）清洗记录八、市政配套设施（一） 协议1. 供水协议2. 供电协议3. 保洁合同4. 排水协议5.设施分布示意图（二） 交通管理1. 交通标志图2. 道路维修养护规定3. 道路管理规定（三） 车辆管理1. 车辆管理规定2. 大厦机动车清单3. 机动车出入登记4. 车场交接班制度（四） 消防管理1. 业主（住户）消防安全责任书2. 消防重点点位图3. 灭火器配
6、置计划及配置情况4. 消防施工图纸、平面竣工图5. 消防系统设备移交单6. 消防产品鉴定证书及产品合格证7. 平面图及各种图纸8. 消防专业知识培训合格证 9. 消防管理规定10. 防火安全“三级”检查制度11. 消防控制中心管理制度12. 消防灭火流程及灭火应急规程九、保洁（一） 环卫体系1. 环卫设施概况及示意图2. 环卫设施维修养护规程3. 环境卫生管理规定4. 标准化清扫保洁规定5. 大厦清洁设备设施清单6. 垃圾清运程序7. 保洁机构示意图8. 保洁员登记表9. 道路清扫保洁程序10. 保洁员清扫分工说明11. 化粪井清吸记录表12. 保洁领班职责13. 保洁员职责（内、外）14.
7、保洁员纪律15. 地下室、天台、转换层保洁操作规程16. 楼层通道保洁操作规程17. 大厦保洁检验标准18. 大厦消杀工作检验标准19. 消杀记录十、保安管理（一） 保安管理1. 治安保卫管理规定2. 保安员值勤制度3. 巡逻岗位职责4. 巡逻岗工作规程5. 保安员交接班制度6. 保安员交接班记录7. 保安员巡视路线8. 二十四小时保安规定9. 保安员仪容仪表规定（二） 人员管理1. 保安队组织机构图2. 队员花名册3. 保安员职业道德规范4. 保安员训练考核标准5. 保安人员奖惩制度6. 保安人员工作标准7. 突发事件处理规定8. 盗匪警处理规定9. 保安警用器械管理规程及明细10. 保安会
8、议记录11. 保安检查巡视记录12. 物品搬出管理规定13. 物品搬出登记十一、财务公开（一） 管理规定：1. 财务管理公开、监督制度2. 管理费用使用规定3. 管理费收缴规定（二） 公开内容：1. 物价局对小区物业费收费标准批文2. 小区收费许可证3. 有偿维修服务价目表十二、企业物资物料管理：1. 办公设施管理台帐2. 各部门购物申请表3. 工程维修部成本管理台帐4. 电工、保洁物料收发卡十三、业主档案：户情情况十四、住户回访记录1. 业主征询意见表2. 业主满意率统计表3. 业主满意度管理办法4. 业主投诉处理管理办法5. 投诉处理记录6. 业主财产保险7. 收费统计报表8. 社区文化建设（文章、照片资料）十五、设施设备开放记录计划、组织、签到、内容、反馈、整改、小结每月一次，照片留存十六、各类应急预案及演习十七、企业负责人、项目负责人月、周接待日制度公示内容、接待记录
