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1、广州利华物业管理有限公司文档管理制度（试行稿）编制 日期 年 月 日审核 xxx 日期 2007 年 6 月 11 日批准 xxx 日期 2007 年 6 月 11 日修订记录日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人目 录目的1.范围2职责3方法和过程控制4分类4.1编制4.2更改4.3传阅4.4存档4.5电子文档的管理4.6保密4.7查阅、借阅4.8下发、作废处理4.9签收、传递及报批4.10考核与奖惩4.11附则51. 目的规范公司各职能处室和各项目的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性
2、。2. 范围适用于公司本部及在管物业项目的文件、文档、合同分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，本制度同样适用于合同的一般管理，合同管理制度另有规定的除外。3. 职责3.1 总经办负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。3.2 各职能处室及项目负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。3.3 总经办负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。4 方法和过程控制4.1 文件的分类：为满足不同需要及质量改进，公司应对于各类文件予以分类。4.1.1 公司内部管理文件：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等
3、文件。4.1.2 公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其它单位往来文等。4.1.3 职能部门/项目文件：以职能部门及项目名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示报告等。4.1.4 业务报告：项目的调研报告、可行性研究报告、费用收缴情况、审计报告等。4.2 文件的编制 4.2.1 为评价公司管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，没有错别字。4.2.2 文件标题定为一号黑体字加粗，文件编号为宋体小四号，目录为宋体三号字，称谓为宋体小三号字加粗,段落标题为宋体四号加粗，文件内容为宋体小四号字,落款为宋体四号字
4、,主题词为宋体四号字。4.2.3 文件编码规则为：LW+（职能部门/项目编码）+（项目内部门简称）+文件简称+年度+编号+文件保密级别如总经办 07 年度第 1 份呈批件（机密）：其编码格式为：LW01 呈07001A如 xxxx 工程部 07 年度第 3 份呈批件（内部资料）：其编码格式为：LW12 工呈07003C公司需存档文件使用字号索引序号 字 适用范围1 通 公司通知,通告性文件2 呈 下级向上级请批性文件3 合 合同会签表4 章 公章使用审批表5 会 会议纪要6 申 物资申购单7 联 工作联系单8 催 催办通知书9 函 公司对外信函式文件10 单 公司行政奖罚单11 制 公司名义颁
5、发的制度12 规 职能部门颁发的规范公司职能部门及项目编码索引职能部门 总经办 01人力资源部 02保安部 03财务管理部 04品质督导部 05客户服务部 06工程部 07备用 08备用 09备用 10项目 xxxx 项目 11xxxx 项目 12南湖 xxxx 项目 13从化 xxxx 项目 14xxxx 项目 15xx 项目 16会所 17皇家国际公寓 18备注：LW 为利华物业首个拼音缩写；项目内部门以部门名称第一个中文作简称如文件字号，代码根据实际需要有所增减可详见附件广州利华物业管理有限公司文件编码索引更新4.2.4 日常零星的通知类且不用存档的文件，可不用编号。4.2.5 各职能部
6、门/项目内部通行文件编码规则自行制定，报总经办备案。4.2.6 各职能部门/项目规范文件的版本编制：各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0” ，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0” ，依次类推。4.3 文件的更改公司任一职员根据经营管理实际需要，均可建议更改管理规章类文件。如需更改文件，动议人需填写文件更改申请表,提交至原文件制订职能部门/项目，由该职能部门/项目负责人自行或指定召集人员分专业进行讨论，确定更改内容，向总经办报批，并在获总经理批准通过后下发。下发新文件时，请注意修改相关的
7、版本号、生效日期。 （详见 4.2.9）4.4 文件的传阅需公司领导审阅的非电子文档类文件（仅为外部来文） ，由总经办负责传递至相关公司领导并签署文件处理表 ，由总经办存档或转相关职能部门/项目存档。4.5 文件的存档 各职能部门/项目须规定本职能部门/项目文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、案卷题名、案卷号、保管期限等。4.6 电子文档的管理4.6.1 公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各职能部门/项目须指定专人负责本职能部门/项目各类文档的电脑储存及管理工作。4.6.2 电子文档须定期转入文档管理系统，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件须加密
8、，且以软盘、光盘、U 盘备份，并指定专人保管。4.6.3 电子文档应妥善保存，如需删除，须报职能部门/项目负责人批准。4.7 文件的保密4.7.1 公司员工均有责任和义务保守公司的经营管理机密，严格遵守公司的保密制度，未经公司或部门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。4.7.2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大责任事故分析报告、重要合同（包括经济合同、招投标文件等） 、薪金福利制度等。4.7.3 职能部门/项目负责人指定文件管理员负责妥善保管职能部门/项目文件，并履行监督职能。如文件发生短缺或遗
9、失，追究职能部门/项目负责人和文件管理员责任。4.7.4 任何人未经批准，不得复印公司保密级别 C 级（含 C 级）以上文件。4.7.5 任何人不得利用职务之便，擅自携带公司保密级别 C 级（含 C 级）外出。4.7.6 有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有相关责任，务必妥善保管所持有的涉密文件。如有泄密，追究当事人行政责任。因违反职业道德，给公司造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿；情节严重者，将提请司法机关追究其刑事责任。4.8 文件的查阅、借阅4.8.1 非本公司人员不得查阅、借阅公司保密级别 D 级（含 D 级） 。特殊情况需职能部门/项目负责人批准。4.8.2 查阅文件
10、不得带离办公室，严禁复印。4.8.3 员工如工作需要借阅文件时，须填写借阅登记表 ，经职能部门/项目负责人批准后方可借阅。借出的文件由文件管理员负责及时收回并检查完整情况，如发现遗失，需在借阅登记表的“备注”栏加以注明，追究借阅者责任。4.8.4 对所借阅的档案，必须爱护，保持整洁，注意安全和保密，严禁涂改，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失；4.8.5 公司文件如需要隔夜借出，须征得职能部门/项目负责人批准同意后，方可借出，并妥善保管。4.8.6 查借阅、摘录的须在规定的期限内归还。4.9 文件的上呈、下发、作废处理4.9.1 各职能部门/项目需上呈总经理、董事长批示的文件由总经办行政秘书负责分
11、类整理转呈，对不符合上呈条件的文件由总经办退回经办人。4.9.2 新编或更改的管理文件，在获得批准后，由总经办下发至各职能部门/项目，由各职能部门/项目相关文件管理员负责及时打印、更新、传阅。4.9.2 各职能部门下发的通告性文件，在获总经理批准后，由总经办下发至各项目。4.9.3 以公司名义下发的各类文件，在获总经理批准后，由总经办下发至各职能部门/项目。4.9.4 在文件修改之前，各职能部门/项目必须严格按照现有管理文件执行。新版文件获准下发并开始生效后，旧版文件自动失效。4.9.5 公司各职能部门/项目，在管理现场，必须使用有效版本之文件。4.10 文件的签收、传递及报批4.10.1 为配合公司办公自动化的发展和信息系统的建立，提高工作效率，实现办公自动化、无纸化的目的，公司与各项目间的往来文件除有特别要求外，均应采用电子邮件的形式。4.10.2 特殊的文件和需要多职能部门报批的文件传递时，应做好签收和登记工作，清晰纪录文件名称、传递时间、经手人、接受人的情况。4.10.3 完成的工作或者完成相关手续需要传递下一个职能部门的文件，应及时传递，不得无故积压文件。4.11 考核与奖惩以上未明晰奖罚的行为均通过年度绩效考核体现。5 附则：5.1 本制度由广州利华物业管理有限公司总经办负责解释。5.2 本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
