物流公司档案管理制度

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1、物流公司档案管理制度3.1书面原始档案包括：各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件，与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中； 3.2电子版档案包括； 3.2.1每月五日前，分公司人力人员向总部人力部报如下表单：表一：人力资源月报，详见招聘录用管理制度 表二：岗位图 表三：培训时间汇总表（要求三日前报总部）（培训其他表详见培训管理制度） 表四：考勤记录表和考勤汇总表，详见考勤管理制度 表五：社会保险缴费明细表 表六：劳动合同签署明细表 表七：工资表，详见薪资管理制度 表八：员工奖惩记录 表九：员工异动记录表 3.2.2分公司人力部人员保管好如

2、下电子版资料: 资料一：公司操作手册电子版 资料二：个人操作手册电子版 资料三：各期智联文化 资料四：总部下发通知按下发部门、编号归档 资料五：总部下发的会议纪要、培训资料 资料六：各月员工绩效考核分 以上内容为包括但不限于 1、 档案的查询权限：总经理，副总经理，总部人力部负责人能查询所有员工的档案，各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案，其人员要查询员工档案必须经人力部批准； 2、 离职员工档案处理：员工离职，档案不得拿回，一般人员档案，人 力资源部保存半年以上，部门经理级以上员工，保存一年以上。 3、 员工个人档案的管理 7.1如员工的工作进行了跨公司的异动，编制发生了改变

3、，在接到有关通知文件后三个工作日内，由编制所在公司人力部，将该员工的原始档案复印一份在公司存档，将原始档案原件装入文件袋，贴好封条，盖好章，以邮寄的方式给将要调动的公司人力部； 7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后，必须检查封条是否完好无损，再存档； 物流公司档案管理制度(二)：物流公司管理制度一、公司宗旨：以人为本，诚信服务，追求实效，实现双赢。 二、公司原则：应用好市场运行机制，确保近期及远期目标的实现。 （1）一定要把上海、武汉、襄樊、十堰四地的物流业务线路做成有特色的精品专线，追求利润的最大化，投资回报的最大化。 （2）要以精品专线为依托立足上海，拓展全国的物流市场，利用有效的物

4、流信息，追求发展国际物流业务。 （3）树立申楚物流的品牌形象，坚持“受人之托，忠人之事”的服务理念，使每一位用户都是高兴而来，满意而归。 三、物流工作的岗位要求 1、调度工作职责 （1）调度要带领业务部门的工作人员不断的开发业务市场。 （2）负责现有业务资源的管理、建立业务客户档案，同时也要做好调度的收发货台帐。 （3）负责车辆调配工作，协助跟单员做好货物跟踪。 （4）协助回单管理员做好回单管理，督促回单的及时发送与回收。 （5）参与货物运输过程中意外情况的协调与处理，并给客户做出合理的解释与善后处理工作。 （6）礼貌接待每一个客户，必须做到有问必答，有求必应的良好作风。 （7）要对工作主要业

5、务信息进行保密，坚持公司定价标准，不准将公司信息透露给同行，以及私拿挂靠司机的回扣等。 2、业务员的工作职责 （1）听从调度安排，服从调度管理，热爱本职工作。 （2）坚守工作岗位，保证物流信息畅通，不断搜索新的物流信息。 （3）全面掌握每笔业务的特点，合理利用车载能力，轻重货物要搭配装载。尽量减少运输工具的浪费。 （4）做好业务档案、登记管理工作，明确纪录好货物的数量、质量、单价、全额等详细资料，以明确经济责任。 （5）要把握好货物质量关，检查是否属于危险品、国家禁运物品，以及不具备资质承运的业务，一律不接，并和用户解释清楚。 （6）业务员必须要说普通话，接待客户言语要柔和，杜绝对客户说粗话，

6、使客户来的高兴，走的满意。 （7）业务员应即时的将每笔业务的真实情况向总经理和调度反映，使其做出正确的安排。 3、制单员工作职责 （1）制单员应服从财务部门的安排，热爱本职工作，熟练掌握统计业务知识。 （2）制单员对货物进入我公司就开始参与验收工作，验证货物的数量、质量，包装等详细情况，应用专门方法进行纪录、汇总和上报。 （3）验证无误的业务应给用户打印协议协议文本内容按业务部门与客户商定为准，私自不得改变，协议一式四份，客户一份，财务一份，自留一份，调度一份，待双方签字后，及时传递，妥善保管。 （4）货物装卸车时应与仓库保管员一同参加，并指导搬运工合理有序的堆放和装载，以免造成货物相互挤压，

7、撞拼而造成受托物的损坏。 （5）对入库的物品要协助仓库保管员，即时将物品入库的时间，到达目的的时间和物品的数量制造标签贴在物品上，以备业务部使用。 （6）制单员应将所纪录的业务即时报告给业务部门和调度，使业务部门和调度能够按照客户的要求，准时、正点，完好无损的完成物流运输。 4.跟单员的职责：（1）跟单员应服从调度的安排，时刻坚守岗位，同时保证自己手机每天24小时不关机，保证查货热线的畅通，对贵重和紧急货物实行全程跟踪，每小时查询一次，直到将货物安全送到客户为准。 （2）跟单员应对每票业务的托运单位承运的车辆，司机的姓名，电话，收货单位，联系人，地址，电话登记清楚，及时准确的跟踪货物的去向。

8、（3）接待好客户的货物查询工作，及时准确的将客户的货物流动去向告知客户。免除客户的担心。 （4）承运的货物到达目的地后，应督促司机及时将货物送往客户并签好回单。 （5）承运货物的司机回来后，协调回单管理员，对照装车清单，逐一核对收取回单，并通知客户取回回单，同时告知公司财务部门办理会计结算。 5.回单管理员的工作职责 （1）回单管理员服从业务部门个财务部门的管理和安排，建立回单管理档案。 （2）加强回单的取得和管理工作对照业务内容、结算方式对回单进行分类保管和处理。 （3）回单收取后应在承运协议上签“回单已收”加收取人姓名、日期、承运司机凭证，已签好字的承运协议到财务部门办理财务结算。 （4）

9、对于客户不要求取回单的，回单员收取回单后，妥善保管，以备客户和本单位查询。 （5）对经常有业务往来的客户，并采取月结方式付款的回单，客户在取回单时应出示身份证明，并在回单领取簿上签字后领走回单。 6、财务管理部门工作职责 （1）财务应根据会计法和财务准则、财务通知及有关规定，对本单位的财务进行会计核算，执行会计监督。并且财务主管每月对公司经营情况用真实数据进行分析报表给总经理。 （2）在不违反第一款规定的条件下，制定适合本单位实际情况的管理规定。 （3）财务部门应全面掌握本单位的经济运行情况，合理调度使用好每一笔资金。 （4）财务部门应处理好公司和工商、税务、银行的协调关系，给企业创造良好的经

10、营环境。 （5）会计传票应保持方便、快捷的传递渠道，使财务数据能够及时准确的上报给公司经营管理者，做为经营决策的可靠数据。 （6）会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料必须真实可靠，对内对外报送的会计资料必须一致。 （7）会计结算对内对外一视同仁，不偏不倚。严格按照财务制度办理每笔会计业务。 7、配送司机管理 （1）司机是公司运输工具的操作人员，承担着物流运输的主要责任，要求每位司机具备爱岗敬业，吃苦耐劳的精神，一心为公司的思想理念。 （2）每位司机必须服从调度管理和分配，司机不得拒绝。 （3）司机对车辆加油一般使用加油充值卡，按车型和发动机率，运行吨公里配给油料消耗。 （4）司机要爱惜自己驾

11、驶的车辆，做到勤检查，勤保养，时刻保持良好营运状态。车上随车工具及运输必备物品要妥善保管，丢失由司机照价赔偿。【物流公司档案管理制度】 物流公司档案管理制度(三)：会计法和财务准则、财务通知及有关规定，对本单位的财务进行会计核算，执行会计监督。并且财务主管每月对公司经营情况用真实数据进行分析报表给总经理。 （2）在不违反第一款规定的条件下，制定适合本单位实际情况的管理规定。 （3）财务部门应全面掌握本单位的经济运行情况，合理调度使用好每一笔资金。 （4）财务部门应处理好公司和工商、税务、银行的协调关系，给企业创造良好的经营环境。 （5）会计传票应保持方便、快捷的传递渠道，使财务数据能够及时准确

12、的上报给公司经营管理者，做为经营决策的可靠数据。 （6）会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料必须真实可靠，对内对外报送的会计资料必须一致。 （7）会计结算对内对外一视同仁，不偏不倚。严格按照财务制度办理每笔会计业务。 7、配送司机管理 （1）司机是公司运输工具的操作人员，承担着物流运输的主要责任，要求每位司机具备爱岗敬业，吃苦耐劳的精神，一心为公司的思想理念。 （2）每位司机必须服从调度管理和分配，司机不得拒绝。 （3）司机对车辆加油一般使用加油充值卡，按车型和发动机率，运行吨公里配给油料消耗。 （4）司机要爱惜自己驾驶的车辆，做到勤检查，勤保养，时刻保持良好营运状态。车上随车工具及运输必备

13、物品要妥善保管，丢失由司机照价赔偿。【物流公司档案管理制度】 物流公司档案管理制度(三)、档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。 2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。 3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。 4.负责档案库房各项制度的落实。 5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。 三、兼职档案工作人员岗位责任制 1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的

14、收集、整理、归档立卷工作。 2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。 3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。 4. 严格执行各项档案管理制度。 5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。四、部门立卷制度 1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。 2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。 3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。 五、档案保管

15、制度 1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。 2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。 3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。 4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14-24，相对湿度要保持在45-60%，防止危害档案的现象发生。 5. 档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。 6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。 7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门

16、窗，确保安全。 六、档案保密规则 1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。 2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。 3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。 4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。 5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。 七、档案借阅制度 1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。 2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。 3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。 4. 借阅人员未经