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1、如何使用 Word 和 Excel 中的宏既然你能够通过使用宏来节省时间，为什么还要在 Word 或者 Excel 中使用那些烦琐重复的操作呢？我们来告诉您如何通过自动完成相同功能来节省时间。 既然计算机被认为能够帮助节省时间，让我们的生活更加轻松，而似乎我们总是在使用电脑重复做相同的工作可能是为邮件签名，修改一个 Word 文档的格式还是在电子表格对单元格进行排列。 解决的办法是让你的计算机在你输入一个命令后，就能够自动完成一系列的工作，这就需要你创建一个宏。宏能够帮助你让计算机完成你想它能够自动完成的工作，并且极大地节省你的时间。 好消息是通过使用工具，在 Word 和 Excel 以及其
2、他一些软件中，创建宏是非常简单的。 使用自动图文集功能任何一个使用过 Word 都非常熟悉在你输入文字时，软件偶尔会给出的提示，它们通常是一个词或者一个词组出现在鼠标指针的上方。这是“自动文本”功能，它是最简单而且最经常使用的一个便捷的宏，它已经存在于 Office 软件之中，它能够在你开始输入一个长单词或者词组的时候就进行识别，并且帮助你完成单词剩下的部分。 你所要做的只是在提示出现之后，按回车键就能够完成这个词组。很多常见的词组已经存在于“AutoText”列表中，比如“Dear Sir or Madam（亲爱的先生或女士） ”或者“Best wishes（致以问候） ”。如果你发现自己经
3、常使用某些同样的词组或者文本，你可能会想添加一些自己的词组，这也非常简单。 你可以进入“插入菜单” ，选择“自动图文集” ，然后在子菜单中选择“自动更正” ，在弹出窗口选择“自动图文集” ，在输入框中输入你想要添加的文本，然后按“添加”按钮。下一次当你开始写这个词的时候，Word 就会自动帮你完成它。 使用“自动更正”功能Word 还能够在你输入的时候帮助你检查拼写和语法。当程序发现某一个词它认为拼写有问题的时候，它会在这个词的下方用红色的波浪线进行标示。用绿色的波浪线将它认为有语法错误的部分标示出来。 如果 Word 没有使用这种方式将拼写错误标示出来，你可以在“选项”菜单中将这一功能激活。
4、单击“工具”菜单，在下拉菜单中选择“选项” 。单击“拼写和语法”对话框，选择“键入时检查拼写”选项，并且确保“隐藏文档中的拼写错误”选项没有被选中。 如果你发现 Word 经常发现同样的拼写错误的单词，你可以设定一个程序让系统使用 “自动更正”工具来自动地修正这些单词。当 Word 对某个单词或者词组标上绿色下划波浪线时，右击该单词，在“自动更正”功能中输入更正的选项，以后 Word 就会自动帮你更正这个单词。 你还可以通过在“工具”菜单中选择“自动图文集” ，再选择“自动更正” ，在自动更正对话框中，在“替换”栏中输入你希望 Word 自动帮助你改正的不正确的单词，在 “替换为”的栏目中输入
5、正确的单词，然后按“添加” ，再按“确定”按钮。 Excel 也有“自动更正”的功能。你可以在 “自动更正” 中增加常见的错误词汇，然后设置正确的替代词汇，操作过程同上面的步骤是一样的，你可以在“工具”菜单中找到“自动更正”功能。 创建格式化宏指令你可以在 Word 和 Excel 中创建自己的宏来设置格式。 Word 和 Excel 都有工具让你能够录制宏。换句话说，你可以通过自己的操作告诉 Word 和 Excel 你想做什么。软件将会记录下来你的操作过程，在下一次需要的时候就能够自动地完成这些任务。 为了在 Word 中记录一个宏，你需要打开一个能够进行示范操作的文档。进入“工具”菜单，
6、选择“宏” ，然后选择“录制新宏” 。屏幕上会出现一个对话框。在“宏名”栏中输入宏的名称。在“说明”栏中填写一些说明，这样将来你就会知道这个宏的作用。 你还需要确保在下拉菜单中的“将宏保存在”选择“所有文档（Normal.dot） ”，这将保证你能够在所有 Word 文档中使用这个宏。如果你不选择这个选项，当你想要打开一个新的Word 文档的时候，你就会看到一条屏幕安全信息，你将不能够使用这个宏。 在“宏名”栏的下面你将会看到两个按钮，一个是“键盘” ，另一个是“工具栏” 。这让你能够为这个宏指定一个快捷键或者把它增加到工具栏中。 如果你想要为这个宏指定一个快捷键，就按“键盘”按钮，然后在弹出
7、的对话框中，在“请按新快捷键”栏目中输入你希望用的快捷键组合-比如 Ctrl+8。 你可以在需要的时候这样进行设置。如果已经有一个快捷键，下面会有文本提示你。现在点击“指定” 。 你也可以创建一个工具栏按钮来代替快捷键。按“工具栏”按钮后，会出现一个对话框，在“命令”菜单中， （它可能会有诸如 Normal.NewMacros.Macro10 之类的冗长绕口的名字，但是不用担心） ，按住鼠标键，然后把图标拖动到工具栏中释放，这样就为这个宏创建了一个按钮。用鼠标右键点击它，在“名称”栏中输入新的名字。 暂停录制当你创建了一个键盘快捷方式或者一个工具条按钮，鼠标指针将会转变成一个旁边有一个小磁带标
8、志的箭头。这表明 Word 现在开始记录你的操作。一个小的浮动工具条也将出现在屏幕上，工具条上有一个“停止”按钮和一个“暂停”按钮。 在这种模式下，你不能够任意选择文本，因为你为了录制宏所使用的文本同你将来使用宏的时候所用的文本是不同的。 如果你确实需要，你还是可以按住“Shift”键和方向键来选择文本，但是只有在你希望宏选择相同字数文本的时候才能够这样做。如果你希望选择全部文本，你应该同时按住“Ctrl”和“A”键。 现在进行你想要宏进行的操作，你可能想要修改字体和段落缩进，等你完成后，按浮动工具条上的“停止”按钮来终止。 看起来似乎什么都没有发生，但是 Word 记录了你对文档的格式修改。
9、如果你想要检查你创建的宏，你可以使用你刚才指定的快捷键或者工具栏上的按钮，你也可以进入“工具”菜单，选择“宏” ，然后进入“宏” 选项。Word 将会出现一个窗口，其中包含了宏的列表，你刚才创建的那个宏也会出现在这个列表中。 在 Excel 创建宏的过程略有不同。你还是可以通过 “工具 ”菜单的“宏”打开子菜单，然后选择“录制新宏” ，但是在对话框中，你只能为宏指定快捷键。 把你选择的键同 Ctrl 键进行组合，把这个键输入“Ctrl+”后面的对话框中。在“保存在”栏中选择“个人宏工作簿” 。然后点击“确定” 。 录制过程同在 Word 中是一样的。如果你想要在 Excel 为宏创建工具按钮，
10、你需要在录制完毕之后再创建。用鼠标右键点击目标工具栏，然后选择“自定义” 。 现在选择“命令” ，拖动“类别”的滚动条。将“自定义按钮”图标拖动到工具条，然后按“自定义”对话框中的“更改所选内容”按钮。在菜单中选择指定宏，然后点击你想要在工具栏增加按钮的宏，然后按“确定” 。 使用宏进行图片批处理我们集中讨论的是如何在 Word 和 Office 中使用宏，但是你也可以在其他软件，比如 Paint Shop Pro 中使用宏。图像处理软件中的宏可能会特别有用，因为你很可能会需要对大批照片做相同的处理，你可以对于所有的图片进行“一步到位图片修复” （One Step Photo Fix ） ，这
11、将大大节省时间。 为了达到这个目标，先在 Paint Shop Pro 打开一个照片，然后进入“文件”菜单。选择“脚本” ，然后选择“开始录制” 。点击“图象增强”按钮，然后选择“一步到位图片修复” 。进入“文件”菜单，选择“脚本” ，然后选择“保存录制” 。为它命名为“Batch Photo Fix ”，然后选择“保存” ，并关闭照片。 当你需要使用这个宏时，进入“文件”菜单，然后选择“批处理” ，然后选择“进程”（Process） 。为了选择文件夹中所有的文件，打开该文件夹界面，然后按“Ctrl+A” 。选择“脚本”中的“浏览” ，然后选择“Batch Photo Fix”宏。这将对于所有
12、选定的图片使用该宏。 在“保存”选项中，将“类型”更改成 JPEG，然后按“浏览”以选择保存图片的文件夹或者创建一个新文件夹。点击“开始” ，调整所有的图片。系统将弹出一个窗口显示工作的进程。当所有的照片都处理完毕后，所有的图片都将出现在新文件夹中，你就可以打印它们了。 开始行动吧宏是自动完成重复性的工作的最佳方式，它能够大大地提高你的工作效率。如果你通过电子邮件收到了其他人的宏，处于安全考虑，你在使用这个宏的时候应当特别当心，因为别有用心的人可能会利用这种方式来传播病毒。 但是你没有理由因此就放弃制作自己的宏。你可以创建一个宏，在 Word 或者其他 Office程序中自动完成任何工作。在这里，唯一的局限就是你自己的想象力。
