销售与采购业务流程

文件名称文件编号申请部门 会计部 申请人 李小军 日期营销中心采购部审核审批核准备注文件申请单申请内容：□制订 □修订 □废止 □补发 □外发 □借阅供方直发产品销售与采购业务流程QL-AC001-2015事由及内容（文件附后）1、为更好规范供方直发的采购与销售流程，提高工作效率，满足会计核算合法、合规要求；2、由销售接受客户下单之后，交至采购部直接对接供方发货到我司全国经销商处。意见（及签名）意见（及签名）审核人： 年 月 日审批人： 年 月 日核准人： 年 月 日发放部门：会签部门序号 步骤流程图 作 业 步 骤 说 明 作 业 依 据 相 关 表 单 时 效 责任人1 1、各经销商通过QQ，电话，采购订单的方式与办事处经理或者销售助理确认电源需求数量和交期。 QQ,电话，采购订单 采购订单或者Q Q截图 即时 各大经销商21、根据客户需求，销售助理对接本部计划专员咨询产品交期（必须明确产品规格型号，需求数量，如有特殊要求必须特别说明），计划专员直接对接采购部采购专员，由采购专员跟供方直接确认交期，回复销售部计划专员，计划专员将交期传达至销售助理。销售助理根据得到的交期与客户确认下单。公司内部腾讯通 交期回复表 5分钟 销售助理，计划专 员，采购专员41、厦门公司备库存、用于整屏或外贸出口的以厦门公司名义签订合同；2、 供方直发 含税销售以泉州公司名义签订合同，泉州公司不做无税交易，合同抬头为“泉州市强力巨彩电子贸易有限公司”；3、销售合同拟定后传真经销商盖章确认回传至销售本部，则销售助理接到回传件并同时确认该合同货款全额到位后， 连同原件交至合同审查员。（注：合同原件必须盖章回传）《销售部合同管理规定》 《产品购销合同》 10分钟之内销售助理、办事处经理、销售主管、全国各经销商5如货款无法全额到账时，则由销售助理跟办事处经理确认担保之后，确认货款到位时间，即可将购销合同交至销售主管签字后，转至合同审查员。《销售部合同管理规定》 《产品购销合同》 10分钟之内销售助理、办事处经理、销售主管、全国各经销商《产品购销合同》2、销售助理根据公司合同管理规定、报价体系制作产品购销合同，如需报批的，则按权限规定报送销售主管、销售经理、营销总监签批； 无需签批 ， 则由合同审查员盖章，销售助理传真至各经销商并跟进合同明细确认和回签。《销售部合同管理规定》二、职责：见工作流程表格的责任人栏。5-10分钟销售助理、合同评审员、销售主管、销售经理、营销总监供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015供方直发产品销售与采购业务流程主控：会计部 编号：QL -AC001-2015一、目的：为更好规范供方直发的采购与销售流程，提高工作效率，满足会计核算合法、合规要求；三、工作流程： 销售订单供方直发流程。批准： 实施日期： 替换文件编号：3签订产品购销合同 盖章回传及货款到位 提出需求 赊销担保 询单 第 2 页，共 6 页供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015供方直发产品销售与采购业务流程81、采购专员根据接收到的销售订单，将此销售订单引用生成采购订单， 而后将此采购订单下达到供应商对接人员。1、厦门公司备库存、用于整屏或外贸出口的以厦门公司名义下达订单，并在ERP系统中备注XMHS；2、供方直发含税采购以泉州公司名义下达订单，订单抬头为“泉州市强力巨彩电子贸易有限公司”,并在ERP系统中备注QZHS；3、无税采购（包括整屏配置与直发的战略产品无税采购）以强国名义下达订单,并在ERP系统中备注BS；《采购订单管理流程》 《采购订单》 5-10分钟 采购专员《销售订单供方直发流程》及《201 5年全国核心经销商名录》《销售部总体流程操作规范》以及《销售部合同管理规定》71、合同审查员依据回传后的客户合同，审核外挂的电子合同，审核后通知销售助理转ERP销售订单，同时审核销售订单。主要审查合同中所涉及的编码，产品规格型号，产品数量，产品单价，合同总价，是否含税价等信息，合同条款是否有更改等。该类销售订单必须填写收货人、收货人联系电话、收货地址（如是直发到工程安装地，则须另外备注发货地址）。打印的时候勾选打印模板（厦门含税订单、泉州含税订单、无税订单，无税订单须备注“BS”字样，未备注的默认为厦门或泉州含税下单）2分钟 销售助理、采购专 员《产品购销合同》《销售订单》、《销售订单交接表》2分钟 合同审查员采购专员、销售助理《采购订单》 即时691、采购专员必须根据对应的销售订单分别下达采购订单，并及时在第二天跟进该采购订单供应商是否有准时发货。如确认供应商已经发货，则要求供应商传真《送货单》，采购专员接到该送货单之后， 复印一份至销售部计划科 ，由计划科专员按区域交至销售助理。采购专员跟进过程中，如出现异常，需及时与 销售部计划科对接沟通。《采购订单管理流程》1、如合同审查员发现合同或者销售订单信息有误，则通知销售助理改单。如无误的情况下，则由销售助理打印ERP销售订单， 同时在该销售订单上备注货款到位情况， 并将该合同号登记到《销售订单交接表》中，交至采购部采购专员签收。下达采购订单 二次货款确认及 交接销售订单 审核 ERP合同以及销售订单 第 3 页，共 6 页供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015供方直发产品销售与采购业务流程121、销售助理将经销商确认的回传“送货单”，交至采购专员。2、采购专员根据销售提供的“送货单”以及结合供应商传送的“送货单”，确认二者一致后。ERP制作采购入库单。《采购入库管理流程》 《送货单》《采 购入库单》收到单据10分钟内销售助理、采购专员131、采购专员做好采购入库单后，将2份“送货单”交至应付会计。2、材料会计根据采购专员提供的2份“送货单”审核ERP“采购入库单”。《销售订单供方直发流程》 《送货单》《采购入库单》收到单据1 0分钟内应付会计、采购专员《货运单》《产品购销合同》1、全国经销商根据下单时间，预估从供应商到当地的物流时间，即时跟进收货 （该动作销售助理也必须根据订单情况，协助跟进经销商是否有准时收到货。如前期没支付该订单货款的，可在这个时间段内跟进催收。） 。如确认到货后，经销商必须在货站清点件数以及确认是否有外包装箱破损等情况（如有破损需第一时间与供 应商客服中心联系 或者强力巨彩客服中心确认，并拍照记录）。确认之后，签收物流公司托运单。《物流签收货物管理规定》1、经销商确认收到货物之后，提取供方随货中的"送货单”(一式两份,由采购部负责对接供应商，要求供应商提供两份发货单给经销商)，确认无误后， 签字、 盖章，即时传真或扫描至对应区域销售助理。2、经销商签章确认的供应商送货单原件须按月整理于次月3号前寄回强力公司厦门总部，此事项由销售助理与办事处经理对接经销配合完成，助理收到单据后转交于对应会计。《物流签收货物管理规定》 《送货单》经销商收货人员、销售助理采购专员、销售助理《采购订单》经销商销售助理办事处经理即时即时即时91、采购专员必须根据对应的销售订单分别下达采购订单，并及时在第二天跟进该采购订单供应商是否有准时发货。如确认供应商已经发货，则要求供应商传真《送货单》，采购专员接到该送货单之后， 复印一份至销售部计划科 ，由计划科专员按区域交至销售助理。采购专员跟进过程中，如出现异常，需及时与 销售部计划科对接沟通。《采购订单管理流程》1110跟踪采购订单 经销商收货确认 送货单回传 采购入库 审核入库 第 4 页，共 6 页供方直发产品销售与采购业务流 QL-AC001-2015供方直发产品销售与采购业务流程141、材料会计审核好采购入库单之后，在10分钟内将经销商盖章确认的“送货单”交至对应区域销售会计（供应商传真的送货单作为采购入库凭证入账），销售会计接到该“送货单”后，通知对应区域销售助理，制作ERP“发货单”。2、销售助理接销售会计通知后，制作ERP“发货单”，出货仓库为“供方直发”编号为 055.3、做好发货单后，通知销售会计审核发货单（经销商盖章确认的“送货单”作为销售发货的凭证入账）。《销售订单供方直发流程》 《送货单》《发货单》接到通知后5 -10分钟内应付会计、销售会计、销售助理16 1、开票会计根据《销售合同》与客户开票信息正确填开增值税专用发票。 《销售合同》 《增值税专用发票》 一个工作日 开票会计171、供应商次月 5号前与我司进行对账，由采购部初审，会计部复审，确认无误后双方盖章确认。2、对账完成后供应商根据对账单内容开具增值税专用发票，并邮寄至我司。《采购入库单》《采购付款业务控制程序》 《对账单》5个工作日 采购员、应付会计181、采购部负责在供应商账期内在ERP内填写《请款单》，财务审核确认并与发票核对一致后准予付款，提交总经办审批。2、出纳收到请款单后2-5个工作日内支付。《采购入库单》《对账单》 《请款单》 5个工作日 采购员、出纳、应付会计、191、次月 5号前 销售助理负责与经销商按月进行总额对账，确认无误后销售复核，确认后转会计部审核；2、销售会计收到对账单与总、明细账进行核对，确认后提交销售会计主管审核。3、会计部审核无误后，双方盖章回传《对账单》 《对账单》 5个工作日 销售部、会计部151、销售会计将审核好的发货单自动生成销售 出库单，则ERP自动转为经销商 777帐套 的采购入库单。2、经销商根据实际收到的货物，审核采购入库单。即表示该单完成整个公司销售环节。 后续经销商销售过程，则即时做好其他出库单即可实时更新库存。《销售订单供方直发流程》《发货单》《红字出库单》《采购入库单》即时 销售会计、销售助 理、经销商销售发货 经销商审核入库 开具销项发票 供应商对账、开票 采购请、付款 经销商对账 第 5 页，共 6 页日期 所属区域 合同号 销售助理 采购专员 签收时间点 送货单销售助理签收 备注2013/7/27 山东 QL01SD0000001 潘秀玲 朱冬兰 2013/7/27 15:30 潘秀玲 2013-07-28 09:00 范例2013年 供方直发销售订单交接表-电源