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1、,档案培训基础知识,1、收集的范围 按照国家档案局8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定要求，机关文件材料归档范围主要包括四个方面的内容: 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料; 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,2、收集的重点 一是反映本单位主要职能活动的文件材料; 二是反映本单位主要历史面貌的文件材料; 三是反映本单位重要产权和经济关系的文件材
2、料; 四是反映本单位人员权益的文件材料。,3、收集要求 (1)时间要求。文书文件材料于次年6月底前归档.基建和科研文件材料于项目结束或中止后3个月内归档;设备文件材料在开箱时归档。会计文件材料于次年6月底前立卷，由财会部门保存一年后向档案室移交;其它专业文件材料一般在次年上半年归档。电子文件材料一般应随办随归，也可以按月或季度归档。声像材料、奖品、印章、题词、书画等随时归档。 (2)质量要求。归档文件材料齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续完备，机关各部门向档案室移交档案和相关资料时，要填写“档案、资料交接文据”一式二份，档案室向档案馆移交档案时，还应同时移交案卷目录或归档文件目录一
3、式三份。,(二)各门类归档文件的整理1、文书文件材料的整理 基本原则:遵循文件形成规律、保持文件有机联系、区分不同保管期限，便于保管开发利用。 整理方法:2000年以前形成的文书文件材料，按文书档案案卷格式( GRIT 8705-88)的规定，立卷整理;2001年以后形成的文书文件材料，按归档文件整理规则( DA/T22-2000)和湖北省归档文件整理细则的规定，以件为单位整理。 整理步骤:以件为单位进行装订、分类、划分保管期限、排序、编号、编目、装盒、排架。,(1)装订 办理完毕的归档文件以“件”为单位进行装订。“件”指的是一份或一组有密切联系的文件，是归档文件整理和保管的基本单位。 单份文
4、件的正本和定稿为一件，文件的正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、会议指南、书刊等一册（本）为一件，简报一期为一件，会议记录一份或一本为一件，法律、法规等重要文件的历次修改稿（正式文本），一稿为一件，有密切联系的一组文件，如转发文与被转发文，同一事由的来往文书等，一组为一件。 “件”内文件按照结论(果)前置的原则进行排序。文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后，原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文（结论）在前，来文(或去文)在后。多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文在前，其它语言在后。 装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件的右上角编制
5、小流水页号，文件中有信息的页面均编页号，空白页不编号。,（2）分类 归档文件一般采用“年度-问题-保管期限”三级分类方法进行分类。档案数量比较少的可按“年度-保管期限”两级分类方法进行分类。同一立档单位的分类方法应保特相对稳定。 年度按照文件办结年划分。当年办结的文件归入文件形成年；跨年度的会议文件，归入闭幕年;跨年度办结的文件，如同一事由的来往文书，请示与批复等，并作一件时，归入办结年. 问题按照分类方案规定的类目划分，如党群类、综合类，业务类等. (3)划分保管期限 按照单位制定的文件材料归档范围和保管期限表确定保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。 本单位组织召开重要会议、举办
6、重大活动、主要业务工作、重大问题的请示与批复、重要资产管理、机构演变与人事任免等形成的文件材料应划为永久。 一般业务工作、一般事务管理等形成的文件材料应划为30年或10年。,(4)排列 归档文件按照分类方案确定的分类顺序排列。不同保管期限的归档文件分别排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内、按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 (5)编号 完成分类排列的归档文件应当以件为单位编制档号。编制档号的方法为，在归档文件首页上方空白处加盖归档章，填写相关内容。 归档章设置的项目:全宗号、年度、问题、保管期限、室编件号、馆编件号，归档章格式如图示1：,归档章各项
7、目的填写方法：全宗号：填写文件的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2010”保管期限：标注归档文件保管期限简称。永久为“永”，30年为“30”，10年为“10”。室编件号：填写归档文件在同年度、同问题、同一保管期限内的排列顺序号。在同一保管期内从“1”开始逐件编流水号。归档文件较少的单位，同年度、同问题的永久和30年档案可以连续编制件号，但应将永久集中在前，30年集中在后。馆编件号:在档案移交进馆时，按要求填写.问题:填写问题的类名. (6)编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项.目录式样如图示2.,归档文件目
8、录各项目的填写方法: 件号:填写室编件号责任者:填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。 文号:填写文件制发机关的发文字号。完整填写机关代字、年度(加方括号“ ”)和顺序号。 题名:填写文件标题。文件没有标题或标题不规范(无检索意义)的，应自拟题名，自拟题名两端应加方括号“ ”; 日期:填写文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20110513”。 页数:填写每一件归档文件的总页数. 备注:填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见号等。 归档文件目录应装订成册，一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。目录封面格式如图示3.,(7)装
9、盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒应用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。档案盒式样如图示4.,档案盒封面和盒脊填写项目包括:全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号。填写方法如下: 全宗号:同归档章。 年度:同归档章。 保管期限:填写盒内文件保管期限。分为永久、30年、10年三种. 机构(问题):同归档章. 盒号:档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;移交进馆的，按进馆要求填写。 起止件号:填写盒内归档文件的起始和终止件号，中间用“-”号连接。填写备考表。每个档案盒内均应放置备考表，置于盒内文件末尾。用于说明盒内文件状
10、况。备考表项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。备考表格式如图示5：,备考表填写方法如下 盒内文件情况说明:填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。 整理人:填写整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人:填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名， 日期:填写归档文件整理完毕的日期。 (8)排架 排架原则:从上到下、从左到右. 排架方式:年度-机构(问题)-保管期限(10年期限的可单独排架)或保管期限-年度-机构(问题) 实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，加盖印章后与电子文件一并归档。,2、科技文件材料的整理 科技文件材料按科学技术档案案卷构成的一般要
11、求，项目集中、赋予代号、立卷整理。通过分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤完成整理工作。 （1）基建文件材料整理。基建文件材料可参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范结合项目规模的实际整理。基建项目多的单位，应按项目性质或用途对项目进行分类:项目复杂的，可在项目内按单项工程分类;项目少的单位可不对项目进行分类.,基建档案应按项目归档顺序编制项目代号。同一项目的文件材料一般按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收、组织管理及运行与维护等建设管理流程组卷、排列。技术图纸按专业组卷，按图纸编号排列卷内文件，在图纸图标附近空白处加盖档号章;其它文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档
12、号章。文件材料采用整卷装订或单件装订方式。编制卷内目录和案卷目录(格式见附件5 )。,(2)设备仪器文件材料整理。设备仪器以下简称“设备”档案多的单位，应按设备用途对设备进行分类;设备仪器档案少的单位可不分类。设备仪器档案按设备合(套)集中，按归档顺序编制设备代号。同一台(套)设备的文件材料一般可按立项审批与采购、设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、设备仪器运行维护等组卷、排列。,(3)科研文件材料整理。科研文件材料按照科学技术研究课题档案管理规范的规定整理。科研项目档案多的单位，按科研性质对课题进行分类;科研项目档案少的单位可不分类。科研档案按课题集中，按归档顺序编制课题代号。同一科研项目的
13、文件材料一般按课题立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段组卷、排列。,3、会计文件材料的整理财务管理性文件归入文书档案。会计核算材料按会计档案管理办法、会计档案案卷格式等规定整理。会计文件材料分为凭证、账薄、财务报告和其他四类，立卷整理。凭证按会计科目、性质结合时间组卷;账薄一般一本一卷;财务报告中的年度与月度报告分别组卷;其他类材料一种一卷。卷内材料编页号。案卷按类型一时间顺序排列，一般编制跨年度大流水案卷号，案卷数量特别多的单位，可分年度编制小流水案卷号。,4、声像材料的整理 照片、录音、录像材料分别整理。通过分类、装盒、排列、编号，编目等步骤完成整理工作。
14、 （1）照片的整理。照片档案按湖北省照片档案规范管理指导意见(鄂档规2011 2号)的规定整理。 (2)录音录像的整理.录音、录像带分别整理。一般按“保管期限-年度-问题”分类。“问题”可分为会议、视察检查、其他活动等。音像档案少的单位可不设“问题”类。保管期限参照文书档案确定。音像档案以件(盘、盒)为单位在保管期限内编制大流水档号，编制声像档案目录(格式见附件5)。模拟录音、录像文件应转换为数码文件保存。,5、电子文件材料的整理电子文件按电子文件归档与管理规范的规定整理。电子文本文件应按国家规定的通用格式存储。归档电子文件应进行真实性、完整性、有效性检验。电子文件可采用在线或离线方式归档。电
15、子档案(文件)数据应采用档案行政管理部门认可的光盘和移动硬盘等存储介质进行备份。严禁使用软磁盘和U盘备份数据。 离线备份的电子文件和档案，按载体类型分类，按年度排列、编号，编制目录。备份载体应编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等。,6、实物的整理 实物分为奖品、印章、字画、赠品和其他类，按形成或针对年度顺序排列、编号，编制实物档案保管单位目录。 7、专业文件材料的整理 专业文件材料一般按专业性质分类，以项目为单位组卷，以件为单位排列、编号，编制案卷目录。国家有专门规定的按其规定。 按管理对象建立的专业档案，一般采用一人一档，一档一号的原则立卷整理。 机关编辑的图书和期刊等按书刊名称结合刊号组卷。卷内文件材料按印刷本在前，定稿在后的顺序排列。编制卷内文件目录和案卷目录。,(三)档案的开发利用 1、编制检索工具 机关应编制文书档案归档文件目录，科技、会计、声像、 电子、实物、专业档案案卷(保管单位目录。 2、查阅利用 机关保管的档案应积极为本机关和上级机关提供利用服务。涉及社会管理和民生的档案应按中华人民共和国政府信息公开条例的规定，对公民、法人和其他组织提供利用。同时应根据工作需要，编制发文汇集、专题汇集、全宗介绍、组织改革、大事记、主要业务工作基础数字汇编等资料，同时利用档案资料举办各种形式的展览。,
