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1、物流基础和作业模块二 仓储作业-进库2.1 采购介绍2.1.1 采购作业概述采购作业是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷等方式，为取得物品及劳务的使用权或所有权，满足使用的需求，而采取的各种管理性的和事务性的活动。采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内容，是整个企业经营管理活动按照计划进行的起点，有效的采购管理是降低企业经营成本的重要手段。对配送中心而言，采购是货品取得的来源，做好采购工作是后续库内作业和配送作业顺利开展的基础。一般的采购流程见图 2.1图：2.1常见的采购类型有：招标采购、比价采购、议价采购等，金额巨大且重要的采购一般采用招标采购。招标采购就是指招标人（买方）发出招标通
2、知，说明采购的商品名称、规格、数量及其他条件，邀请投标人（卖方）在规定的时间、地点按照一定的程序进行投标的行为。比价采购就是对几家合格供应商进行价格比较，选择价格低的那家，而议价采购就是买方也卖方双方就采购的价格、交货等进行商议和谈判，最后选择双方都能接受的交易条件。我们接下来学习采购过程中的一些关键步骤：一、 供应商分类管理供 应 商 管 理 主 要 采 取 分 类 管 理 模 式 ， 分 类 管 理 模 式 的 关 键 在 于 如 何 确 定 分 类 方 式 ，例 如 根 据 供 应 商 的 信 誉 和 质 量 来 分 类 、 根 据 供 应 商 所 供 物 料 的 市 场 特 性 来 分
3、 类 以 及 根 据企 业 与 供 应 商 之 间 的 紧 密 关 系 来 分 类 等 。 供 应 商 分 类 管 理 见 图 2.2图 ： 2.2二 、 采 购 计 划 生 成采购需求计划的制定依据是配送中心的货品需求计划，采购进货需要按照配送中心的出货节奏进行，从而防止配送中心库存量的剧烈波动。采购计划需解决的问题是：在何时采购多少数量的何种物料，以维持正常的经营活动！采购作业计划的主要属性包括采购货品编码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。采购作业计划应该遵循近期详细且确认、远期粗略且未确认的特点。 对于没有包括在信息系统中的办公
4、用品、劳动保护用品等货品，由需求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。常用的采购申请是请购单。 采购需求生成后再结合物料清单（包含库存信息） ，就可生成采购明细，见图 2.3。后续与供应商进行询价就是以采购明细为基础的。图：2.3三、询价与洽谈当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照公司制定的供应商目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且针对采购明细中对物料的具体要求洽谈物料的价格、质量和规格、供货日期、交货条件、付款方式等。一般情况下，询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的方式完成。见图 2.4。图：2.4询价单是企业向初
5、步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。 一般来说，按照采购金额的从低到高，采购审批的权限也是从低到高，例如：采购500 元货品的采购订单，普通的部门主管即可审批，如果是 5000 元的采购订单，可能就要物流经理审批，而如果是超过 50000 元的大订单，可能就要公司总经理审批了。四、签订采购合同通过对供应商询价后供应商的报价状况，选择质量技术规格符合企业生产经营需求、价格合理的供应商，双方就将洽谈的结果以采购合同的方式签订。通常为了降低供货风险，企业
6、生产经营大量需要的同一种货物同时由 2-3 家供应商供货，这样可避免由于战争、灾害等其中一家供应商倒闭导致物料供应断路的风险。采购合同一般包括以下一些内容： 采购双方的基本资料； 合同的目的和关键字的解释； 采购物料说明； 价格和付款说明； 交货以及交货方式； 安装调试和验收说明； 品质保证以及维护； 违约以及赔偿； 保密条款； 不可抗力； 合同的成效和终止； 争议解决； 合同双方确认；下面是一份采购合同范本：采购合同范本1. 合同介绍1.1 甲方(采购方) 1.2 乙方(供应商)甲方名称： 乙方名称：通信地址： 通信地址：联系人： 联系人：电话、传真： 电话、传真：E-Mail： E-Mai
7、l：1.3 合同目的提示：说明甲方向乙方采购何种物品，经双方协商后确定本采购合同。2. 术语、关键词解释术语、关键词解释物品：系指供应商按合同要求，需向采购方提供的一切软件、硬件及相关的技术资料。服务：系指根据合同，供应商承担与供货有关的辅助服务，比如运输、保险以及其它的伴随服务，比如安装、调试、提供技术援助、培训等。3. 采购物品说明3.1 采购物品及说明3.2 技术指标和质量要求4. 合同价格和支付方式4.1 本合同总价格为(人民币大写)：4.2 预付款。甲方于本合同签署之日起，在 15 日内，将合同总成交价的 20% ，即人民币( 元)，作为预付款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真
8、向甲方确认。如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期作相应的顺延.4.3 发货款。乙方按合同规定在发货时，将有关运输提单或自提单、商业发票、装箱单和质量证书，以可靠方式寄递给甲方。甲方收到以上单据的次日起 15 日内，将合同总成交价的 40% ，即人民币( 元)，作为发货款支付给乙方。乙方在收到上述款项后,以传真向甲方确认。4.4 验收款。在采购物品通过甲方的验收之后，甲方在 15 日内，将合同总成交价的 40% ，即人民币( 元)，作为验收款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真向甲方确认。4.5 甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、帐户名称、帐号。开户银行、帐户名称、帐号如有
9、变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限前二十天内以书面方式通知对方，如未按时通知或通知有误而影响结算者应负逾期付款的责任。5. 交货与交货方式5.1 乙方于本合同签署之日起，在 30 日内，将甲方采购的物品全部送达指定地点。交货地点：XXX 市 XX 区 XX 路 XXXX 号5.2 乙方应在交货前 7 日内，以电话或传真向甲方提供交货计划(内容包括合同号、设备名称、型号规格、数量、重量和体积的约数、交货时间、地点、运输安排)。甲方应及时作好准备，办妥一切接货手续,在货物到达后四十八小时内提运完毕。5.3 甲方对乙方交付的物品，均应妥善接收并按设备储存的环境条件规定保管。对于因乙方误发、多发
10、或少发的物品，甲方应负责妥善保管，并及时通知乙方查处，由此发生的费用由乙方负担。5.4 本合同所有物品运抵甲方现场后，双方代表共同参加开箱检验。如设备外包装完好无损，但箱内设备发现短缺或损伤，应由乙方负责补足或修理，其相关费用由乙方负担。6. 安装、调试与验收6.1 乙方派遣技术人员按合同规定的日程完成“采购物品”的安装和调试工作，并对甲方人员进行技术指导，保证使“采购物品”达到预定的性能指标。6.2 在安装调试过程中，甲方应提供各种配合条件和所需称职的技术人员和辅助人员，在乙方技术人员的指导下配合乙方进行安装、调试和其他辅助工作。6.3 乙方安装调试完毕后，甲方组织人员对采购物品进行验收测试
11、，将验收测试情况记录在采购物品验收报告中。如果甲方发现采购物品中存在缺陷，双方应当视问题的严重性给出合适的处理措施。(1)如果采购物品存在严重的缺陷，则退回给乙方。乙方应当给出纠正缺陷，双方协商第二次验收的时间。乙方应当赔偿给甲方造成的损失。(2)如果采购物品存在一些轻微的缺陷，则乙方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。6.3 当所有的采购物品都通过甲方的验收后，双方责任人签字认可，采购物品正式交付给甲方。之后，甲方将验收款(见合同条款 4.3)支付给乙方。7. 品质保证与维护7.1 乙方保证提供给甲方的“采购物品”是全新的、技术是先进的、质量是良好的、性能是稳定可靠的、数量是
12、完整无缺的。7.2 乙方承诺质量保证期：采购物品通过验收之日起，系统软硬件保修六个月。本保证不包含由于甲方不当的操作或修理造成的后果。7.3 在保修期内，乙方负责对其提供的硬件设备、软件和系统进行维护或维修，不收取任何费用。保修期结束后乙方依然负责对所售设备进行维护或维修，其间产生的材料费用由甲方承担。在设备保修期结束后一旦甲方要求进行升级和改造，乙方保证提供相应的服务，此项费用由甲方承担。7.4 如果采购物品在保修期内出现质量问题，乙方收到甲方维护要求后，在 24 小时内作出响应;遇有严重技术问题，重大故障，需要现场维护，乙方应在 24 小时内到达甲方现场(在交通允许的情况下)。8. 违约与
13、赔偿8.1 甲方违约处理：(1)如甲方不按照本合同第四条规定准时支付款项时，应从最迟付款日的次日起，每日向乙方偿付逾期付款部分总值的万分之三的违约金。此项违约金额以逾期付款部分总值的百分之五为限度。(2)如因甲方原因致使设备安装顺延，乙方技术人员由此滞留在安装地点的一切费用，均由甲方负责。8.2 乙方违约处理：如乙方不按照本合同的规定准时交货，乙方应从最迟交货日的次日起，每日向甲方支付延迟交货部分货款的万分之三的违约金。此项违约金额以逾期移交设备部分货款的总值的百分之五为限度。9. 保密9.1 乙方提供给甲方的技术资料、信息、计算机软件、专有技术、设计方案等知识产权及价格条款等商业秘密和技术秘
14、密，甲方应采取保密措施，予以严密保守。9.2 除为了维护操作相关设备而需接触乙方有关技术资料等商业秘密和技术秘密的甲方有关人员外，甲方同意不向其他人员泄露乙方的任何保密信息，也不向任何第三方转让、交换或泄漏乙方提供的上述商业秘密和技术秘密等，或擅自出版以上“技术资料” ，如违反本条规定致使乙方遭受损失，甲方应负法律责任，并赔偿由此引起的直接和可能的经济损失。9.3 甲方的保密义务期限为自本合同生效之日起至本合同终止后 年(由双方商定)。10. 不可抗力10.1 不可抗力是指本合同生效后，发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免的事件，如地震、台风、水灾、火灾、战争等，致使直接影响本合同的履
15、行或不能按约定的条件履行。10.2 发生不可抗力的一方应立即通知对方，并在十五天内提供不可抗力的详情及将有关证明文件送交对方。10.3 发生不可抗力事件时，甲乙双方应协商以寻找一个合理的解决方法，并尽一切努力减轻不可抗力产生的后果。10.4 如不可抗力事件持续三十天时，甲乙双方应友好协商解决本合同是否继续履行或终止的问题。11. 合同生效与终止11.1 本合同双方授权代表签字日期，即为本合同的生效日期。如双方签字日期不一致时，以最后签字方的签字日期为合同的生效日期。11.2 本合同的“采购物品”最终保证期限届满日期，即为本合同的终止日期。但保密条款、争议解决和双方未了的债权和债务不受合同期满的影响，并且守约方有权提出索赔。12. 争议解决12.1 本合同及其修订本的有效性、履行和与本合同及其修订本效力有关的所有事宜，将受中华人民共和国法律管辖，任何争议仅适用中华人民共和国法律。12.2 甲乙双方因合同的解释或履行发生争议时，首先应争取通过友好协商解决，该协商应在三十天内解决。12.3 如协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并按该委员会的仲裁规则进
