公司档案管理制度

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1、- 1 - 1 -公司档案管理制度，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与

2、附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5 、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；- 2 - 2 -印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料

3、按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单 ，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。好 5、必须爱护档案，保

4、持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。- 3 - 3 -7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。第四篇：公司档案管理制度公司档案管理制度1.目的为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。2.范围本制度适用于公司各级档案管理。3.名词解释3.1 档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。3.2 归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。3.3“件 ”是指归档文件的整理单位。一般以

5、每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。4 职责4.1 公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。4.2 各部门（厂）应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。- 4 - 4 -4.3 行政部档案管理工作：4.3.1 组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。4.3.2 组织开展档案的鉴定和统计工作。4.3.3 负责编制、完善档案管理制度。4.3.4 负责公司档案室的组织建设工作。4.4 各部门

6、（厂）档案管理员：4.4.1 负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。4.4.2 在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。4.5 公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。5.管理内容：5.1 档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。5.2 档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。- 5 - 5 -5.2.1 质量要求：5.2.1.1 纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。5.2.1.2 电子实物档案应确保电子文件无病毒

7、、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。5.2.2 档案收集规则公司各部门（厂）档案管理员在收集资料时应注意：5.2.2.1 及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。- 6 - 6 -5.2.2.2 严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：5.2.2.2.1 文件应为已处理完毕的生效文件；5.2.2.2.2 文件如是原件，应查看每

8、份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全；如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。5.3 档案整理规则：5.3.1.1 公司档案设置三级类目：5.3.1.1.1 一级类目以部门名称关键词进行设置。- 7 - 7 -5.3.1.1.2 二级类目设置 6 大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。5.3.1.1.3 三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。5.3.2 装订：5.3.2.1 归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文之前，被

9、转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。5.3.2.2 装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。- 8 - 8 -5.3.2.3 对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。5.3.2.4 不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。5.3.2.5 对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。5.3.3 排列：归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。5.3.4 编号：公司英文字母 +案卷位置编号-类别（项目、型号）简称 【年度

10、】-案卷号-件（盘、盒、页号） 例如：xdd2a- 行 .公文【2017】-01-001意指：此份资料为新大东公司行政部公文类 2017 年档案，位置在 2a 箱第一个案卷的 001 号文件。5.- 9 - 9 -3.4.1 声像档案照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号；每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度（时间） 、保管期限等标识；录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度（时间） 、保管期限等标识。5.

11、3.4.2 实物档案每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。5.3.5 编目：5.3.5.1 卷内文件目录（附表7.1）：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。5.- 10 - 10 -3.5.2 将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准 a4 型。5.3.6 装盒：将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表（附表7.2）项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。5.4 档案的保管和保护：5.4.1 档

12、案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。5.4.2 声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。5.4.3 档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。5.5 档案的移交：5.- 11 - 11 -5.1 移交规则：在所有档案移交前，公司各部门（厂）的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。5.5.1.1 文书档案的移交：由各部门（厂）档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。5.5.1.2 声像实物档案的移交：声像实物

13、档案形成后，所在部门（厂）档案管理员应在一周内向行政部进行移交。5.5.1.3 对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。5.5.2 移交要求：5.5.2.1 移交的资料均应为原件。- 12 - 12 -5.5.2.1.1 若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。5.5.2.1.2 各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。5.5.2.2 移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。5.5.2.3 资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。5.5

14、.2.4 移交时移交人应仔细填写档案交接登记表 （附表7.3） ，确保填写内容的完整、准确、清晰。- 13 - 13 -5.5.2.5 行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份档案交接登记表 ，以备查考。5.5.2.6 移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。5.5.3 移交时限：一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。5.6 档案的借阅：5.6.1 公司人员借阅本部门档案，填写 档案借（查）阅单（附表7.4） ，经部门（厂）负责人、行政部经理签字后方可借阅；5.6.2 公司人员借阅

15、本部门档案，填写 档案借（查）阅单 ，经部门（厂）负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅；5.- 14 - 14 -6.3 外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信（要有印章、领导签名及联系方式） ，经公司授权领导审批后方可借阅。5.6.4 档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。5.6.5 档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。5.6.6 借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归

16、还的应在档案借（查）阅单上注明复制件用途。5.6.7 档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。5.7 档案保管期限：档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“” 代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10” 。凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的- 15 - 15 -档案，列为永久保管；凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。5.8 档案的处置5. 8.1 公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。5. 8.1.