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1、258 科技期刊发展与导向运用Word更好地实现网上审稿技巧柏忠江(中国科学院上海生命科学信息中心植物生理与分子生物学学报编辑部上海200031)随着电子计算机和网络的普及，科技期刊编辑工作越来越多地接触到电子文本的稿件。编辑部通过电子邮件收到稿件后，通常是打印输出纸版然后进行审稿，或者直接将电子文本发送给专家进行电子邮件审稿。前一种方式只是将文本由作者做的打印输出转移到编辑部，本质上没有脱离纸质媒介。有时候因为审稿专家年事高，不善于使用电子计算机，编辑部只好打印输出后再送审，但这种方式对提高编辑工作效率不明显o而使用电子邮件送审稿件的电子文本可以进一步加快审阅周期，提高了工作效率由。目前，国
2、内投稿的电子文本绝大多数是使用Word撰写的，编辑部和审稿专家也大多运用Word进行审阅和批改。现结合本人在实际工作中的经验，介绍一下运用Word中的相应功能，以期更好地实现网上审稿。1稿件的版本保存科技期刊的稿件有时会反反复复修改多次，从而出现第二稿、第三稿甚至更多版本的稿件。这样电脑上往往要保存同一篇稿件的多个版本，一个版本就是一个Word文件，为了区分，通常只是在文件名上有所区别。这样稿件越多，需要保存的文件就会成倍增长，为今后的文件管理造成不便。如一篇稿件的多个版本都需要交给主编评审时，很容易漏掉一个版本;或者要将最新的版本发送给专家审问时，错将先前的一个而文件名又很相近的版本交给了审
3、稿专家，这都会给工作带来不必要的麻烦。而应用Word的多版本储存功能，就可以将所有的修改稿保存在一个文档中，可以随时查看、打印。首先在收到稿件电子文本后誓不要直接在文档中进行编辑。先将稿件保存一个最原始的版本。具体操作方法:(1)打开Word文档，依次选择文件菜单版本气弹出相应对话框。(2)单击现在保存，会弹出保存版本对话框。(3)在版本备注框中输入版本的名称和说明，可以包含多个汉字。例如可以输入植生学报05012第一稿。第三部分编辑学与编辑工程/259(4)单击确定，这样文档的第一个版本就保存好了。如果在上述的版本对话框选中关闭时自动保存版本，则今后每次关闭修改过的文档时，Word都会自动保
4、存一个新的版本，版本名称默认为自动版本。这样建立带版本的文档后，在文档进行编辑修改，执行保存或另存为都是针对保存版本后的文档。打开文档，看到的也是最后保存的文档。打开、关闭或保存带版本的文档与一般的文档操作没有本质区别，如果要查看早期的版本，可以依次选择文件菜单版本，弹出相应对话框，在原有版本列表框中选择要打开的版本，打开即可。可以看到窗口自动分成两个，上面是当前版本，下面是选定的旧版本。对旧版本的文档，只能进行查看和打印等操作，如果对其进行修改，则必须另存一个文件。新投稿在保存了原始的版本后，可以将其后的修改稿都各自保存版本。这样将所有的修改稿和最原始的投稿可以保存在一个文档中，只要使用一个
5、稿件编号作为文件名即可。2稿件的修订保护新收到的电子稿件，在保存好版本后可以进一步设定一下修订保护，这样在审阅修改过程中，每一个改动的地方都可以明显的显示出来，便于作者确认和修订3J。修订保护可以如下操作:(1)依次选择工具菜单保护文档，弹出相应对话框。(2)保护内容选择修订，在密码输入栏键入修订密码。单击确定。如此就设定好了修订保护，值得一提的修订密码。密码虽然不是必需的，但是建议还是设一下，这样可以防止他人有意或无意地取消修订保护。这样对论文进行修改，每一处改动，无论是删除的文字还是插入的文字都会突出显示，通常为红色文字;并且被改动过的那一行文字左侧或右侧都有一条竖线以示区别。其实修改之处
6、的标记和颜色是可以自定义的，在工具菜单的修订选项中可以设定。不同种类的修改意见，可以用不同标记、不同颜色来区分4J。经过修订保护的文档可以直接传送给专家审阅，专家在审阅修改时可以随意删除和插入文字，修改的情况可以一目了然，比起传统的手工修改纸版稿件更加清晰明了。如可以避免因为错别字而造成的误判。编辑部收到专家审阅过的稿件，可以利用工具菜单下的修订接收或拒绝修订，对话框中点击查找(有向上和向下2个)可以快速定位到专家有过修改的地方。结合前述的版本保存功能，将专家审阅修改过的稿件保存为一版本，编辑部在此基础上可以进行独立的审阅和修改，同样可以保存一个编辑部修改的版本。将各位专家和编辑部修改过的稿件
7、汇总打印出来后，再退给作者修改。编辑修改过的稿件一般不要直接将电子文本发给作者。这是因为，修订过的稿件会留有审阅专家的个人信息。如将鼠标移到文字有修订处时，停留片刻就会显示出:修订者电脑的用户名、修订时间等信息，这样会引起不必要的麻烦。而只要用彩色打印输出，就可以将修订突出显示的内容原原本本的再现，并且避免了不便之处。这一点还是一位网上审稿经验丰富的专家提醒笔者注意到的。通过两个小技巧，可以更好地运用Word实现网上审稿。如今大多数专家、学者都能够熟练使用电子计算机，通过网络来获得信息。科技期刊也应该赶上时代的潮流，只有实行网260 科技期刊发展与导向上投稿、收发电子邮件和审理稿件，才能够进一步实现编辑工作的现代化。参考文献l程建霞，杨波，王小唯，等.电子时代的科技期刊编辑工作方式.水利科技与经济，2004，10(3):1922杨尚群.Word文档多版本储存一学就会.中国传媒科技，2002，(6):48493程建霞，杨波，张红，等.利用Word改善网上编辑加工效果.编辑学报.2002，14(1):63644赵军平.网络组稿与编辑经验浅谈.中国科技期刊研究，2000，11(5):308309
