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1、第五章 采购与付款循环审计,本章学习要点了解采购与付款循环的主要业务流程掌握采购与付款循环的内部控制要点理解采购与付款循环的控制测试及交易的实质性程序掌握应付账款、固定资产及其累计折旧的审计方法,第五章 采购与付款循环审计,讲授内容： 第一节 采购与付款循环的主要业务流程 第二节 采购与付款的控制测试和交易的实质性程序 第三节 应付账款的审计 第四节 固定资产的审计 第五节 其他相关账户的审计思考与练习,第五章第一节,第一节 采购与付款循环的主要业务流程,一、请购商品,对于在生产经营过程中正常耗用的存货物资，企业只做一般授权，由仓库负责对需要购买的已列入存货清单的商品填写请购单，经主管人员审批
2、后交采购部门采购； 对于资本支出、临时性采购等，则需要进行特别授权，只允许指定人员提出请购，请购单可以手工或计算机编制，经过对这类支出负预算责任的主管人员签字审批，然后交采购部门采购。,第五章第一节,二、采购商品,采购部门收到经过批准的请购单以后，编制订购单。 采购时应确定最佳的供应来源，对于大额、重要的采购项目，应采用竞价方式确定供应商，以降低采购商品的成本、保证采购商品的质量。与供应商谈妥条件后，编制订购单，订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先编号并经过被授权的采购人员签名生效。其正联送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。
3、,第五章第一节,三、验收商品,按合同收到商品后，由专门的验收部门进行验收。 验收时，验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购商品应负的保管责任。验收人员还应将一联验收单送交应付凭单部门。,第五章第一节,四、储存商品,商品验收合格后，应放置在仓库由专人进行保管。,第五章第一节,五、编制应付凭单,商品验收入库后，由应付凭单部门（可以是专门的部门，也可以是专人）编制应付凭单，后附订购单
4、、验收单及供货单位的发票，一并送交会计部门，以进行有关购买商品的会计处理。,第五章第一节,六、进行会计处理,会计部门接到应付凭单部门转来的附有订购单、验收单及供货单位发票的应付凭单后，根据付款条件，进行相关会计处理。,第五章第一节,采购与付款业务循环的示意图如图5-1所示。,第五章第一节,第五章第二节,一、采购交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序,（一）适当的职责分离适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。 单位应建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与会计业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确定供应商
5、；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。,第五章第二节,一、采购交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序,（二）内部核查程序财政部内部会计控制规范采购与付款（试行）明确了单位应当建立对采购与付款的内部控制进行监督检查的制度，指出单位监督检查机构或人员应通过实施内部控制测试和实质性程序检查采购与付款内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行，而且明确了采购与付款内部控制监督检查的主要内容。包括：,第五章第二节,一、采购交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序,1.采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗
6、的现象。2.采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。3.应付账款和预付账款的管理。重点审计应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。,第五章第二节,第五章第二节,表5-1采购业务的控制目标、内部控制和测试一览表,二、付款交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序,付款业务内部控制的内容如下： 1.单位应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金（试行）等规定办理采购付款业务
7、。2.单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3.单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。,第五章第二节,二、付款交易的内部控制、控制测试和交易的实质性程序,4.单位应当加强预付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项需经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。5.单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。6.单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，
8、应查明原因，及时处理。,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,第五章第二节,（一）固定资产的预算制度大企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算。小企业即使没有正规的预算，对固定资产的购建也要事先加以计划。 审计人员应注意检查固定资产的取得处置是否均依据预算，对实际支出与预算之间的差异以及未列入预算的特殊事项，应检查其是否履行特别的审批手续。,三、固定资产的内部控制和控制测试,（二）授权批准制度完善的授权批准制度包括：企业的资本性支出预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效；所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可。审计人员不仅要检查被审计单位固定资
9、产授权批准制度本身是否完善，还要关注授权批准制度是否得到切实执行。,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,（三）账簿记录制度除固定资产总账外，被审计单位还须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。 （四）职责分工制度对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修和处置等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责。,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,（五）资本性支出和收益性支出的区分制度企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。通常须明确资本性支出的范围和最低金额，凡不属于资本性
10、支出的范围、金额低于下限的任何支出，均应列作费用并抵减当期收益。（六）固定资产的处置制度固定资产的处置，包括投资转出、报废和出售等，均要有一定的申请报批程序。,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,（七）固定资产的定期盘点制度对固定资产的定期盘点，是验证账面各项资产是否真实存在和了解资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。 （八）固定资产的维护保养制度固定资产应有严密的维护保养制度，以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失并应建立日常维护和定期检修制度，以延长其使用寿命。,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,固定资产的内部控制及控制测试方法 如表5
11、-2所示,第五章第二节,三、固定资产的内部控制和控制测试,第五章第二节,案例5-1审计人员甲和乙于2007年3月1日至2日对ABC公司采购与付款循环的内部控制进行了解和测试，并在相关审计工作底稿中进行了如下记录：1.ABC公司的材料采购需要经过授权批准后进行。具体程序是：采购部根据经过批准的请购单发出订购单。货物运达后，仓库根据订购单的要求验收及保管货物，验收后仓库填制验收单，一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单；付款凭单经批准后，月末交会计部，会计部再根据附有验收单的付款凭单进行会计处理；一联交会计部登记材料明细账，一联由仓库保留并登记材料明细账。2.会计部审核付款凭单后，支付采购款项。
12、ABC公司授权会计部经理签署支票，会计部经理将其授权给会计人员王力负责，但保留了支票印章。王力根据已经批准的付款凭单，在确定支票受款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”印章。要求根据上述记录，请代甲和乙指出ABC公司采购与付款循环内部控制方面的缺陷，并提出改进建议。,三、固定资产的内部控制和控制测试,分析1.没有设置专门的验收部门验收采购入库的商品，而是由仓库负责验收和保管，不仅无法对商品质量进行严格把关，而且容易出现错误和弊端。建议ABC公司设置专门的验收部门负责商品质量及数量的点验。2.付款凭单后未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时
13、金额或数量可能就会出现差错。建议ABC公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。3.会计部月末才能收到付款凭单，不能及时将材料采购和债务登记入账并按合同约定时间付款。建议ABC公司采购部及时将付款凭单交会计部。,第五章第二节,第五章第三节,第三节 应付账款的审计,一、应付账款的审计目标,应付账款的审计目标一般包括： 确定期末应付账款是否为被审计单位应履行的偿还义务；确定应付账款的发生及偿还记录是否完整；确定应付账款的期末余额是否正确；确定应付账款的披露是否恰当。,第五章第三节,二、应付账款的实质性程序,（一）进行账账、账表核对（二）执行分析程序根据被审计单位的实际情况，选择以下方法对应付账款
14、执行分析程序：1.将期末应付账款余额与期初余额进行比较，分析波动原因。2.分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位做出解释，判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润；并注意其是否可能无须支付，对确实无须支付的应付款的会计处理是否正确，依据是否充分。,第五章第三节,二、应付账款的实质性程序,3.计算应付账款与存货的比率，应付账款与流动负债的比率，并与以前年度相关比率对比分析，评价应付账款整体的合理性。4.分析存货和营业成本等项目的增减变动，判断应付账款增减变动的合理性。5.检查应付账款是否存在借方余额，如有，则查明原因，必要时建议被审计单位进行分类调整。（三）函证应付账款，确定其余额的
15、真实性函证不能保证查出未记录的应付账款，但是如果控制风险较高，应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶段，则须函证应付账款。,第五章第三节,二、应付账款的实质性程序,函证时，审计人员应选择金额较大的债权人，以及那些在资产负债表日金额不大、甚至为零，但为企业重要供货人的债权人作为函证对象。采用积极式函证方式，并具体说明应付金额。 如果存在未回函的重大项目，则应采用替代审计程序。,第五章第三节,二、应付账款的实质性程序,（四）检查是否有为了低估负债而有意漏记应付账款的情况被审计单位为了达到特定目的而需要低估负债，可能会故意漏记应付账款，审计人员应通过以下程序进行检查： 1.结合存货监盘，检查被审计单位在资产负债表日是否存在有材料入库凭证但未收到采购发票的经济业务。2.检查资产负债表日后收到的采购发票，关注发票日期，确认其入账时间是否正确。,第五章第三节,二、应付账款的实质性程序,3.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否正确。4.检查资产负债表日后若干天的付款事项，询问被审计单位内部或外部知情人员，确定有无未及时入账的应付账款，检查相关记录或文件。5.询问被审计单位的会计和采购人员，查阅资本预算、工作通知单和基建合同。,第五章第三节,
