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1、为 科 技 插 上 翅 膀,,专业的手机供应商,邮件沟通技巧,电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、亲朋好友之间的通信等，但是作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。如何在企业里使用好邮件，相信也是大家经常感到比较困惑的问题，下面我总结了几点，希望对大家有所帮助。,前言,电子邮件沟通方式的特点 怎样来写工作邮件 写邮件注意事项,主要内容,类别 即时性 交互性 正式性 对话： 强 强 差 会议： 强 中 强 邮件： 中 中 中 文件： 差 差 强,电子邮件沟通方式的特点,1. 常见沟通方式及特点
2、,电子邮件沟通方式的特点,2. 电子邮件的特点,日常沟通的一种工具 作为沟通的“记录”或“证据” 传输信息直观，准确，特别是图片信息 适合用来进行比较正式的非紧急事件的不复杂的沟通 可以从容、坦然、充分表达自己的观点，可以掩饰语言交流上的弱点,电子邮件沟通方式的特点,3.哪些事情需要发送邮件,正式工作报告 难以简单用口头表达说明清楚的事项 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件。,怎样来写工作邮件,向别人反馈问题（事情）、提供信息或发表意见 向别人寻求问题（事情）的信息、意见或观点 通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈
3、）,1.邮件的分类,1.1 如何写好第一类邮件,事情的背景信息，包括事情的简要经过（5W1H）、该项工作的意义和价值等 目前的问题 需要收件人完成的工作和需要收件人提交的反馈信息清单 你的要求（进度、质量、成本、），也就是你期望得到的结果是什么样的,你的建议（告诉员工完成工作时应该遵循的基本准则），你能提供的资源，以及你能提供的帮助（对于不同员工，应该有不同的支持方法。,怎样来写工作邮件,1.2 如何写好第二类邮件,怎样来写工作邮件,相关事件的发展情况 反馈信息清单中要求的反馈信息 遇到的问题和采用的解决方案 未完成事宜及原因,怎样来写工作邮件,1.3 如何写好第三类邮件,背景描述 遇到的问题
4、 采取的办法和原因 反馈联系人（我们不要求提供反馈，但如果有反馈的话，应该提供反馈的接口）,怎样来写工作邮件,2.邮件发送对象,工作计划的发送：经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人。为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理。,寻求跨门支持的邮件：一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级；同时抄送本部门的直接上级；这样往往可以获得支持部门的更好的支持,项目通报类的邮件：主送给项目小组成员，抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导；,怎样来写工作邮件,避免将细节性的讨论意见发送给公司高级
5、管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。,在对外沟通中，非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理；,避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替；,选择邮件发送对象的时候避免以下现象,怎样来写工作邮件,3.搞清楚TO，CC，BCC，FW的关系,To，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人 CC，相关人等，需要了解信息 BCC，加密抄送人（暗送） FW，转发 Re，回复：礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文,注意： FYIFor Your Information,切忌对领导使用 FYI ！,邮件
6、加优先级主要是提醒收件人邮件的重要性，提高别人注意 真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的 所谓重要，需要发件人很好地判断,怎样来写工作邮件,4.关于优先级,企业邮件系统的好处，群发起来特别顺手，可是，不是任何事情都需要群发 邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息,怎样来写工作邮件,5.关于群发,哪些邮件可以接受群发 与公司所有员工息息相关的，如人力，行政的通知；某重要人物的职务变迁 来自公司级的重要文件、政策的下发通知哪些邮件不适合群发 某人休假通知 改手机号码通知， saygoodbye的散文 要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点说就
7、是不要把自己看得太重要,怎样来写工作邮件,非常好的一个功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了：谁takecare（负责）你的工作你几时回来紧急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的 真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。,6.关于自动回复,名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址 联系方式变更，比如手机号，只需要改签名档就可以 自己的座右铭或人生格言尽量少写，不是所有人都认可的,7.关于签名,写邮件注意事项,要有一个明确的主题 内容简捷、语句流畅通顺 格式规范，内容严谨 不过分依赖电子邮件,尽管电子邮件
8、在形式上比较自由，是一种方便快捷的媒介，但是绝不能以草率的态度使用它。因为对方可以通过电子邮件来评定你，电子邮件同样是需要礼仪的。,1. 电子邮件的基本要素,写邮件注意事项,2. 写邮件标题注意事项,标题应该能概括邮件的基本内容，你能太随意 尽量写得具描述性，一目了然，具有很强的概括性 让人一望即知，以便对方快速了解邮件内容，也便于以后对邮件的查找 不能替代邮件的内容,打招呼的无任何意义的标题,直接在主题框内书写内容，标题很长，邮件的正文反而是空的,让人生厌的邮件类型（1）,3. 邮件内容注意事项,写邮件注意事项,邮件开头要有称呼，目标明确 层次清晰、内容明确，将所要表达的内容陈述清楚 写邮件
9、时不能将个人的恶劣情绪表达出来 不可以将个人的主观推断作为必然事实写入邮件，写邮件前要将事实了解清楚,如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结,写完邮件后只要时间不是特别紧急的情况下，写完后从头到尾看一下：是否有错别字? 是否用词不当？是否有将想要说的内容说清楚？特别是姓名、称呼写错的,邮件内容冗长，无逻辑条理，将所有问题、众多观点一口气从头写到尾,邮件没有结论和自己的观点，让别人看完后不知道你的目的,Dear all:今天检验XX产品发现有很多不良，可能是由于XX原因造成，现在产线由于赶产量还是继续生产，无法汀线，据XXX说这问题可能要修模才能解决该问题,让人生厌的邮件类型（2）,De
10、ar all:现XX产线投诉白色按键，有5%不良，主要为OK键导航键手感不良及OK键装歪，对此现象请PMC安排人员返工处理，另请生产工程协助品质至XX（地方）分析及改善处理。以上请大家重视，此为我司昨日返工6000PCS共计返工不良670PCS不良，而今日XX产线投产时发现5%不良，以上请各位知悉处理。,利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读信件的文字必须限制在 3 x 5 英寸的空间范围内，大约是一张照片的大小。内容大约在 8 到 12 句的范围内，超过 20 字就应换行，如果超过 3 行必须空行,3.1 怎样做到“层次清晰、内容明确”,写邮件注意事项,“最容
11、易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。”这是詹森在进行“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答,写邮件注意事项,3.2 邮件中附件添加注意事项,如果带有附件，尽量在邮件正文对附件内容进行总结，避免收件人一一打开附件才能知悉沟通事项，附件的文件名也要能概括出文件内容,切忌链接网址或附件中再链接文档，不是每个人都可以上外网的，也不是每个人都可以访问你的电脑的,典型案例,Dear all:现将XX年XX月XX日成型夜班XX系列不良明细汇总（见附件）发给大家，请查阅，不足之处请指正，谢谢！,3.3 邮件中表达个人感情的坏处,写邮件注意事项,清代才子张潮在幽梦影中写到：“不
12、得以而谀之者，宁以口，毋以笔；不可耐而骂之者，亦宁以口，毋以笔。”也就是说：违心的奉承别人，最好口头上去说，千万不要用笔写出来；别人的言行使你忍无可忍，非痛骂不可时，也最好口头斥责，不要用笔去讨伐。,得罪了人，又给别人留下了书面证据 给别人很差的印象：修养差，随意宣泄感情,注意保密注意称谓，礼貌用语，表达出对对方的尊敬内容简明扼要，不宜过长，不要出现彩色字和艺术字，这是幼稚和不专业的表现不要全用大写的字母写邮件，这让人感觉你在大叫或者在吼，还很粗暴. 除非是为了提醒别人, 将某个关键词大写, 这是可以的重要邮件发出后，可以再通过电话/短信等方式提醒对方查看邮件定期查看邮件，并注意及时回复不过分依赖电子邮件。电子邮件是一种好的沟通和交流方式细节决定成败,写邮件注意事项,4. 总结及提示,谢谢！,
