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1、机密等级：D国辉鞋服有限公司GUOHUI SHOE COSTUME CO., LTD.文件与资料管理程序GH-QP-03-01编制：ISO 推行小组审核：_批准：_受控状态： 发布日期：2004 年 06 月 01 日文件编号 GH-QP-03-01福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件版 次 A-0发行编号文件与资料管理程序生效日期 2004 年 6 月 1 日1目的：对本公司质量体系文件进行有效管理，以便能迅速准确地提供最新、有效的文件，并防止不当使用。2范围：适用于本公司质量体系文件之管理。3权责：3.1 质量手册由管部经理拟定、管理代表审核、总经理核准。3.2 程序文件由相关部门各主办人员拟
2、订，部门主管审核，管理代表核准。3.3 标准类文件由相关部门指定人员拟订，部门主管审核，部门主管核准。3.4 生产部文件管理员负责各类文件的分发、收回、作废及各类原始文件夹的管制。40 相关文件：质量手册5.0 定义5.1 质量手册：所有质量体系文件中最高阶指导文件。5.2 程序文件：程序书，用以说明各项管理职能的作业流程及管理要点。53 标准类文件：规范作业性的质量管理活动文件，如作业标准书、技术指导书、技术指导书、操作说明书等二阶文件。54 文件：包括磁盘、音像等媒体形式文件。5.5 外来文件：法定标准（ISO9001 标准、国家标准、客户合约） 、客户图样、客户标准等。60 作业内容：6
3、.1 质量手册以四段分：a 目的：b适用范围：c 权责：d管理重点：6.2 程序文件编写格式：福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件 文件编号 GH-QP-03-01版 次 A-0文件与资料管理程序 发行编号 生效日期 2004 年 6 月 1 日6.2.1 表头：由公司名称、文件名称、文件编号、版本、页次等项目组成。6.2.2 流程图：展示作业的过程使阅读者能由图而知整个作业流程。6.2.2.1:表示作业开始或结束.6.2.2.2 表示作业或活动6.2.2.3 表示判断或决策.6.2.2.4 表示作业流向6.2.3 格式:分为七段,流程图依实际需要而定.a. 目的:详细说明该程序书之目的.b. 范
4、围:说明程序书的适用范围.c. 权责:说明与程序书参考到的其他相关文件.d. 相关文件:指本程序书到的其他相关文件.e. 定义:指该程序中需作特别说明的名称所代表的意义 .f. 作业内容:详细说明完成程序所需之步骤,以便员工能通过阅读而了解该项工作 .g. 质量记录:各类相关作业的记录.1. 3 文件编码规则:经核准通过之文件由管理部依文件编码规则统一编号管理,同时保持文件 编码的唯一性,避免重复编码,文件编码方式如下: 分序号文件起划部门编码文件属性公司代码(GH)(注:文件属性:质量手册同“QM”表示,程序书用“QP” ，标准书用“WI”表示;表单记录用“QR”;本公司代码写为“GH” 。
5、)6.4 机密等级:A 表示绝密;B 表示机密 ;C 表示秘密 ;D 表示一般;福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件 文件编号 GH-QP-03-01版 次 A-0文件与资料管理程序 发行编号 生效日期 2004 年 6 月 1 日(注:技术性文件及关系公司利益之文件如:合约定为 C:其余的一般为 D,机密等级在此未作说明的,由部门主管依实际决定级别;)6.5 版本说明6.5.1 文件的原始版本为“1.0”前一位数为文件版本,后一位数为版次(表示修改次数),中间的点为分隔符号6.5.2 文件作小范围修改或个别字词的增删只作记录,若有重大内容或条款的整个增删可直接更换该页版次.6.5.3 文件各页皆
6、有修改的,换版本.6.6 文件处理流程:权责单位 作业流程 作 业 说 明 表单/记录 主办人员 1.由各相关部门依组织任务与管理需求拟订. 文件处理申请表部门主管 1.必要时,文件由各部门的主管会签.部门主管 1.确定文件的符合性完整性 有效性,管理代表 1.由所需者或部门填写申请单,依申请单发放换领 补发 文件使用文件管理员 2.对发出之复印文件加盖管制度,并依部门编分发号. 单分发/回收各相关部门期 1.在实际中依文件规定执行.原拟订人 1.文件执行中不合现状之修改或增订;2.若原拟订人不变更,应有权调阅原始文件作为背景资料.拟订会签审核分发执行修订福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件 文件
7、编号 GH-QP-03-01版 次 A-0文件与资料管理程序 发行编号 生效日期 2004 年 6 月 1 日原核准人 1.修订之文件须经核准方可生效.管理部 1.换版参照 6.5 之版本说明. 分发/收回记录表2.发行时须收回旧版文件.管理部 1.对原始文件当差保存,有效区分 文件一览表新旧版文件,旧版加盖留存参考章. 分发/收回记录表2.核准作废之文件,原件加盖作废章, 文件处理申请单各部门收回收件销毁.6.7 影印文件的管理：6.7.1 现场使用之文件需置于作业场所,非现场使用之文件则由各使用部门指派专人集中管理.6.7.2 使用部门不得影印正式文件(空白表格除外).6.7.3 管理部每
8、年应发行最新版次文件管理汇总表供各使用部门核对,以确保所使用文件为最新资料.6.7.4 各文件使用部门应有部门文件管理汇总表,以便管理及查阅.6.7.5 除作特别说明外,任何人不得在文件上作标识及涂改.6.8 外部文件的管理:6.8.1 各部门接收之外部文件,由各部门主管核准,若有部门主管不能解决之事项,再逐级向上呈报,最终核准后其分发参照 6.6 流程图之分发.6.8.2 各部门接收之外部文件,需作修订的(如:合约 ),由接收部门承办,部门主管核准.6.8.3 外部文件之原析由文管员统一管理,任何人未经许可不得擅自影印外部文件.6.9 电脑文件的管理:6.10 传真件的管理:公司所接收的与质
9、量相关传真文件之管理参照 6.9 部分.6.11 各部门编码:生产部 01 品管部 02 人力资源 03 业务部 04 开发部 05 技术部 06 采购部 07。7.0 质量记录：核准换版发行处理福建晋江国辉鞋服有限公司程序文件 文件编号 GH-QP-03-01版 次 A-0文件与资料管理程序 发行编号 生效日期 2004 年 6 月 1 日7.1 文件处理申请表7.2 文件使用申请单7.3 文件一览表7.4 文件分发/回收记录表7.5 文件管理汇总表文件一览表NO:文件类别序号 文件编号文件名称版本发布日期取得日期备 注GH-QR-03-01福建晋江鞋服有限公司文件发行一览表发送经手人： NO：文件编号 版 次 生效日期文件名称分发编号 签收人 所属部门/人员 日期 备 注GH-QR-03-02文件管理汇总表部门: NO:文件编号 文件名称 版本 取得日期回收日期分发号码保管人 备注GH-QR-03-03核准 审核 制订 制订部门修 订 记 录次数 页次 修订日期 修订内容摘要
