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1、内部控制制度采购及付款循环文件管制等级：管制文件非管制文件文件履历纪要页文件发行单位 文件管制等级管理代表 管制文件 非管制文件文件履历纪录版次 修订内容 核准 权责 编撰 日期0 第 1 版（新发行）1. 总 则1.1. 制 定 目 的为 促 使 本 公 司 内 部 控 制 （ Internal Control） 之 采购 及 付 款 循 环 （ Purchase） 程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 订 定 本文 件 ， 俾 利 各 相 关 单 位 遵 循 。1.2. 适 用 范 围凡 本 公 司 有 关 内 部 控 制 之 采 购 及 付 款 循 环 作 业 程序 与 控 制 重 点
2、 ， 悉 依 照 本 文 件 之 规 范 办 理 。1.3. 权 责 单 位资 材 、 财 会 单 位 为 本 文 件 之 权 责 单 位 ， 权 责 单 位 主 管 经 承 认单 位 授 权 ， 负 责 本 文 件 之 管 制 ， 并 确 保 依 据 本 文 件 之 规 范 作业 。2. 采 购 及 付 款 循 环2.1. 循 环 图【 见 】 （ 数 据 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 。2.2. 循 环 作 业本 循 环 之 各 项 作 业 ：1) 请 购 作 业 （ CP101） ， 另 订 之 。2) 采 购 作 业 （ CP102） ， 另 订 之 。3) 进 口 作 业 （
3、 CP103） ， 另 订 之 。4) 验 收 作 业 （ CP104） ， 另 订 之 。5) 与 合 约 不 符 作 业 （ CP105） ， 另 订 之 。6) 付 款 作 业 （ CP106） ， 另 订 之 。7) 差 异 分 析 作 业 （ CP107） ， 另 订 之 。3. 附 则3.1. 制 修 废 与 颁 布 实 施本 文 件 属 于 管 理 文 件 ， 经 经 营 会 审 议 后 ， 呈 请 董 事 长核 准 承 认 后 ， 交 由 权 责 单 位 颁 布 公 告 实 施 ； 修 订 或 废 止 时 亦同 。3.2. 编 号 、 版 本 、 日 期 、 页 次 页 数本
4、文 件 之 项 类 、 标 题 、 编 号 、 版 本 、 实 施 日 期 、 公 司 名 称 、文 件 页 次 页 数 等 项 ， 见 本 文 件 之 页 首 与 页 尾 。3.3. 附 件3.3.1. 相 关 资 料（ 数 据 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 （ 数 据 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 CP101-预算 请购| - - -| | CP102 CP103| 采购 进口| - - -| | CP104| 验收| | | CP105| - -|是否合格 否 与合约不符| | |是| | - - -| | CP106| 付款入库| |CP107 |差异分析 - -第 1
5、 節 作 业 程 序1. 提 出 需 求1.1. 调 节 性 采 购依 市 场 行 情 、 用 料 变 动 等 采 购 之 原 物 料 ， 由 资 材 部 单 位 视 经 济 未来 走 向 、 市 场 状 况 及 预 计 用 量 等 因 素 ， 决 定 订 购 时 机 及 数 量 种 类， 交 由 采 购 单 位 采 购 。1.2. 预 算 采 购依 销 售 预 算 或 客 户 订 单 之 进 度 ， 由 生 管 单 位 填 具 请 购 单 ， 经 单 位 主 管 核 准 后 再 交 给 采 购 单 位 ， 并 将 请 购 核 准 纪 录 填 入采 购 预 算 内 。预 算 采 购 ， 包 括
6、 下 列 二 种 采 购 ：1) 直 接 材 料 （ 常 用 材 料 ）系 指 直 接 耗 用 之 材 料 。2) 间 接 材 料 （ 常 用 物 料 ）系 指 间 接 耗 用 之 材 料 ， 但 不 可 缺 之 物 料 ， 其 需 用 时 间 与 数 量也 无 法 预 知 。可 凭 用 料 单 位 之 需 料 通 知 单 现 用 现 购 。2. 检 查 库 存采 购 前 应 先 检 查 存 货 是 否 具 有 下 列 情 形 ：1) 目 前 存 量 尚 未 达 请 购 点 /安 全 库 存 。2) 请 购 之 商 品 品 名 、 规 格 、 厂 牌 有 库 存 品 或 替 代 品 可 供 替
7、 代 。3) 申 请 之 原 物 料 是 否 仍 具 采 购 价 值 ， 还 是 已 失 经 济 性 。3. 临 时 需 求紧 急 采 购 由 需 求 单 位 提 出 ， 经 过 库 存 检 查 后 须 采 购 者 ， 经 制 造 单位 主 管 核 准 后 ， 径 交 采 购 单 位 购 买 ， 惟 事 后 仍 须 补 填 请 购 单 。第 2 節 控 制 重 点1) 请 购 单 必 须 详 细 注 明 厂 商 、 规 格 型 式 及 需 用 日 期 等 内 容， 如 申 请 物 品 须 采 用 特 别 运 送 及 保 存 方 式 者 ， 应 加 注 意 事 项。2) 请 购 单 必 须 经
8、先 作 库 存 审 核 ， 核 准 时 应 遵 照 核 决 权 限 办理 。3) 紧 急 采 购 不 应 经 常 发 生 ， 事 后 应 补 开 请 购 单 ， 追 究 原因 是 否 为 不 可 抗 力 ， 有 无 改 善 计 划 。4) 应 定 期 检 讨 请 购 单 ， 有 无 延 迟 采 购 情 形 ， 请 购 数 量 应 符合 经 济 采 购 量 要 求 。第 3 節 相 关 资 料销 售 预 算 、 客 户 订 单 、 请 购 单 等 。第 1 節 作 业 程 序1. 查 询 供 货 商 数 据1) 准 备 采 购 。2) 调 阅 供 货 商 数 据 /厂 商 料 件 基 本 数 据
9、 报 表 ， 了 解 过 去采 购 及 询 价 纪 录 。3) 向 厂 商 询 比 议 价 。2. 决 定 购 买 方 式依 材 料 管 理 规 定 ， 决 定 应 用 下 列 何 种 方 式 购 买 ：1) 询 价金 额 较 小 ， 不 须 书 面 比 价 ， 但 仍 以 询 价 方 式 向 最 低 价 厂 商 采购 者 。2) 议 价采 购 人 员 经 询 价 后 ， 如 已 知 市 价 有 下 跌 趋 势 时 ， 或 有 报 价 高于 前 批 采 购 价 格 ， 或 请 购 规 格 明 确 ， 但 请 购 量 较 前 批 大 等 之情 形 者 ， 仍 应 予 以 议 价 。3) 比 价若
10、 为 特 殊 规 格 或 供 应 厂 商 家 数 较 少 者 。4) 牌 价 收 购根 据 核 定 之 收 购 价 格 收 购 者 。5) 长 期 合 约 采 购向 签 订 长 期 供 应 合 约 ， 或 项 目 报 准 之 买 卖 合 约 厂 商 采 购 者 。6) 招 标采 购 之 材 料 如 有 三 家 以 上 可 供 应 ， 且 其 预 估 采 购 金 额 较 大 达招 标 金 额 时 ， 以 公 开 招 标 为 原 则 。3. 决 定 订 购 事 项由 承 办 人 员 备 妥 资 料 及 预 拟 订 购 之 厂 商 、 数 量 、 办 法 等 ， 经 采 购单 位 主 管 核 准 后
11、 采 购 。4. 更 新 纪 录将 不 同 购 买 方 式 之 订 购 及 询 价 数 据 ， 填 入 供 货 商 资 料 /厂 商料 件 基 本 资 料 内 。第 2 節 控 制 重 点1) 询 比 议 价 资 料 平 日 应 注 意 收 集 ， 须 详 实 完 备 ， 保 持 最 新 时 效， 供 货 商 资 料 厂 商 料 件 基 本 资 料 亦 应 随 时 更 新 ， 保 持 正 确纪 录 。2) 请 购 单 询 比 议 价 单 必 须 经 主 管 核 准 后 ， 方 得 办 理 采 购。3) 办 理 比 价 、 议 价 、 招 标 等 作 业 应 符 合 公 司 规 定 ， 外 购
12、进 度 亦须 依 预 定 采 购 过 程 控 制 追 踪 。4) 大 量 采 购 之 主 料 、 副 料 、 包 装 材 料 ， 以 合 约 采 购 为 原 则 ， 并应 保 持 两 家 同 时 供 料 ， 以 免 受 到 供 货 品 质 之 限 制 ， 影 响 到 生产 作 业 。5) 重 要 采 购 合 约 签 订 前 ， 须 经 法 务 单 位 或 公 证 单 位 人 员 查 核 。6) 为 提 高 进 货 品 质 ， 降 低 进 货 成 本 ， 便 于 管 理 ， 应 建 立 可 完 全配 合 之 协 力 厂 商 。7) 遇 到 市 埸 上 各 项 原 物 料 之 供 应 将 大 幅
13、变 化 时 ， 须 通 知 有 关 单位 ， 以 便 事 先 连 系 ； 报 告 呈 核 后 ， 立 即 采 取 应 变 措 施 。第 3 節 相 关 资 料 供 货 商 数 据 厂 商 料 件 数 据 、 请 购 单 、 询 比 议 价 单 等 。第 1 節 作 业 程 序1. 需 比 例 结 汇1) 由 采 购 单 位 计 算 结 汇 所 需 金 额 。2) 所 需 金 额 申 请 表 及 各 类 相 关 凭 证 ， 一 并 送 交 主 管 人 员 核 准 。3) 预 付 外 购 款 ， 依 请 购 案 号 或 L/C 逐 案 控 制 。2. 记 帐1) 请 款 条 件 审 核 无 误 后
14、 ， 开 立 应 付 凭 单 ， 制 作 传 票 ， 记 入 账 册。2) 应 付 凭 单 交 由 出 纳 单 位 开 出 支 票 。3) 支 票 经 签 章 后 ， 应 交 由 经 办 人 申 请 开 立 信 用 状 。3. 申 请 信 用 状1) 准 备 下 列 文 件 向 结 汇 银 行 申 请 开 立 信 用 状 ：(A) 开 发 信 用 状 申 请 书 。(B) 已 缴 纳 收 讫 或 已 核 章 之 结 汇 申 请 单 。2) 依 法 须 申 请 输 入 许 可 证 者 ， 尚 须 附 输 入 许 可 证 。3) 于 进 口 中 国 大 陆 海 关 ， 应 先 申 请 核 对 进
15、口 批 文 。4) 申 请 输 入 许 可 证 时 ， 须 具 备 下 列 数 据 ， 向 国 贸 局 或 外 汇 银 行申 请 ：(A) 商 业 发 票 （ Performance Invoice） 。(B) 目 录 或 型 录 。(C) 特 别 规 定 。4. 银 行 开 具 信 用 状上 述 手 续 无 误 且 未 超 过 银 行 之 授 信 额 度 ， 则 银 行 将 会 开 出 信 用 状。5. 在 途 品 作 业1) 起 运 点 交 货 条 件 之 物 品 所 有 权 已 移 转 时 ， 应 办 理 投 保 运 送 等事 宜 。 投 保 依 相 关 保 险 规 定 办 理 。2) 对 自 行 安 排 运 送 之 货 品 ， 须 预 先 安 排 船 期 。3) 货 品 装 船 后 ， 由 卖 方 通 知 预 定 起 岸 日 期 ， 资 材 部 单 位 准 备 安排 进 口 报 关 事 宜 ， 并 通 知 仓 储 单 位 。6. 准 备 提 货1) 资 材 部 单 位 于 接 获 船 务 公 司 通 知 预 定 到 港 通 知 后 ， 通 知 仓 储单 位 、 财 会 单 位 及 报 关 公 司 （ 报 关 人 员 (深 圳 ） 。2) 仓 储 单
