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1、第三篇 行政管理制度目 录1. 文书管理办法2. 保密规定3. 安全管理办法4.出入门管理办法5.地磅管理办法 第三篇 行政管理制度1.文书管理办法1.1 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。1.2 范围本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。1.3 公文类别及行文要求1.3.1 公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。(1)正式文件 由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。正式文件采用“ 正大有限公司文件”专用文头纸打印，按年度进
2、行编号，标明主送及抄送的单位或部门。(2)签呈公司内部下级对上级有所请示时用；签呈不得越级上报；须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。(3)备忘单公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、 联络时用。由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。 (4)传真 处理业务时使用；传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档。以公司名义发出的传真，须经总经理核准。1.3.2 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容。公文用语应简单、扼要、明了。 CT3-0051.3.3 公文应表明呈送或下发的人员或部门。公文如有附件应注明附件 名称，并表明
3、发文者及发文日期。 1.4 公文处理1.4.1 收文处理(1) 公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收文登记后，送总经理阅示处理。(2) 公司各部门上报公文一律交总经办进行登记后，转呈总经理或副总经理阅示，部门呈报需批复之公文，批复后由总经理办公室在当天下发至呈报部门办理，并追踪办理结果。(3) 部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。1.4.2 发文处理(1) 公司所发正式文件由总经理办公室统一编号，并按正式文件行文要求办理发文，并进行发文登记。(2) 公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。(3) 部门上报、部门间往来及部
4、门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门负责上报或发送。1.5 公文处理重点及期限1.5.1 公文处理重点(1) 足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥善保存，若须使用，以副本或复印件处理。(2) 为利于公文处理，经办人接公文后，应就内容重点拟就意见或撰稿，随来文呈部门主管核阅，各部主管人员应认真审核，并签注意见，避免只签名而无意见。(3) 公文处理意见及经办、核稿等人员之签名应清晰，不得潦草难辨。1.5.2 公文处理期限公文应随到随送，不得积压。(1) 公文处理期限可依据经办人员的工作量及文件内容的时效性而定，一般以文到三日内处理完毕为原则。(2) 监印人员原则上应与当日完成用印。1.6 公
5、文归档1.6.1 管理部门 CT3-006(1) 公司的公文及工程基建档案由总经理办公室统一管理。(2) 会计档案由财会部负责整理保管。1.6.2 文件档案移送归档时点收原则(1) 检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入.(2) 文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办。(3)与本案无关的文件，应立即退回经办人员。1.6.3 归档分类及编号(1) 归档文件应视其内容、部门、业务等因素分类。(2) 每一宗卷都应有名称，名称应以能充分表示宗卷内容为原则，且有一定范畴，不能笼统含糊。(3) 每一宗卷都应编号，以阿拉伯数字表示。1.6.4 保存期限(1)公司文件应依其性质与内
6、容确定保存期限的长短。(2)公司永久保存的文件有： 公司章程； 董事会会议记录； 政府机关核准文件； 不动产所有权及其他物权、债权凭证； 工程设计图纸、重要设备技术资料； 其他经核实须永久保存的文件。1.6.5 档案清理(1) 档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应 装订成册，及时归档。(2)所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。(3)档案柜 应 保持整洁，并有防虫蛀措施。(4)档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。 CT3-0072.保密规定2.1 总则2.1.1 为保护公司利益，保证生产经营顺利进行，特制订本规
7、定。2.1.2 公司秘密是指关系公司利益，一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。2.1.3 保守公司秘密是员工的基本义务，是公司重要纪律。2.1.4 公司保密工作由总经理办公室负责，各部主管对本部门保密工作负直接责任。2.2 保密范围2.2.1 下列文件、报表及资料列为公司秘密资料(1) 品管部的饲料配方、配方成本表、月原料用量报表、原料用量比较表及技术总部来往的公务函电。新产品、新原料开发决策，实验资料、 产品质量分析及处理措施；(2) 财会部的公司利润表、资产负债表、分品种饲料利润表、财务预测分析报表及不宜公开的其他财务报表；(3) 行销部的客户档案、饲料销售合同、行销策略、企划方案，销售
8、活动中的重大问题及处理记录；(4) 采购部的供应商档案、采购合同、行情预测表、原料采购计划、采购决策；(5) 生产部的原料库存、成品库存、生产用料报表；(6) 公司员工薪资结构表、工资表及奖金发放表；(7) 总部及地区副总裁办公室下发的文件、制度、会议纪要；(8) 公司的计划、预算，经营检讨会纪要；(9) 其他传播后可能给公司带来不良（利）影响的材料，未竣工的工程预算。2.2.2 下列场所列为限制场所(1) 生产部生产中心控制室；(2) 品管、行销、采 购、财会部经理室；(3) 董事长、总经理办公室、秘书室；(4) 文印室、档案室、电脑室、 财会部凭证库。2.2.3 下列人员为重点保密人员(1
9、) 各级主管；(2) 生产、采购、行 销部文书及外勤人员；(3) 中控室操作员； CT3-008(4) 文印打字员、电脑操作人员； CT3-009(5) 财会部成本、销售、费用会计。2.3 保密管理2.3.1 资料保密(1) 属 2.2.1 条范围的保密资料由发文部门在材料右上角加盖“秘密”字样 印章，由各部文 书或专人负责递送、上 报、保管；(2) 打字、复印保密资料，须经部门主管签名（复印份数用大写），不得擅自多印多留；打印过程中废印件由打字员妥善收存,及时销毁；(3) 传阅秘密资料，不得散丢在办公桌上,未经有关主管同意， 不得扩大阅读范围或带出办公室阅读；因工作需要，携带秘密资料外出时，
10、须向上一级主管报告，并妥善保管；(4) 秘密资料由各部文书定期清查，分发和借阅的秘密资料要按期清退；办理完毕的秘密资料，应按规定立卷归档，无保存价值的清理造册或经部门主管批准后销毁。2.3.2 薪资及奖金保密(1) 薪资发放由公司财会部派专人负责，奖金由部门主管直接发放；(2)员工 应对 本人薪资及奖金保密，严禁互相询问和谈论。2.3.3 饲料配方保密(1) 饲料配方保密由品管部主管直接负责，并对生产部配方保密工作每季度最少检查一次；(2)饲料配方由品管部主管管理，因工作发往总部及集团有关部门的配方传真须用密码填写，专人取送；(3)饲料配方由品管部专人送往生产部，并由生产部经理和生产主任在“饲
11、料配方传递 表” 上签收；(2) 配方由生产主任输入中控室计算机，配料时可从计算机调出使用，但不得打印和记录；(5)生产 使用后的旧配方，由品管部主管清查收回，对需保存的要按规定整理入卷，妥善保管，无需保存的，清理登记后由品管部主管负责销毁；(6)饲料配方严禁传抄、复印。2.3.4 会议保密(1) 公司召开有关营运会议，由总经理或委托人核定参加会议人员名单，会上如讨论未定稿的材料会前要编号、登记，会后由分发人收回或销毁；(2) 参加会议人员对会议讨论不宜公开事项负有保密义务，不得对外泄露。 CT3-00102.3.5 计算机保密(1) 各部计算机应确定专人管理，在安全地方放置，并建立计算机保密
12、制度；(2) 存有秘密资料的计算机软盘须注明并定专人管理，输入硬盘的应加密码，不用时应及时清除。2.3.6 宣传报道保密公司员工撰写的各种有关公司的新闻报道稿件、广告宣传材料，发稿前须经部门主管和总经理或其授权人审核，未经审阅，一律不许寄发；公司宣传栏涉及公司营运内容的稿件、公司要闻等须经总经理审核方能在宣传栏刊登；凡涉及集团情况的内容应经过集团领导同意方可宣传报道。2.3.7 限制场所的管理(1) 公司限制场所未经该场所工作人员许可及该场所无人时不得进入；生产部中控室、品管部经理室未经部门主管许可不得进入；(2) 外来人员检查工作及参观须有公司领导或总经理办公室人员陪同；如在工作场所拍照、摄
13、影，须经公司领导同意；(3) 限制场所内一般情况不应会客，无人时应上锁；(4) 来公司培训人员、客户不经允许不得进入主厂房；供应商不得进入原料库；(5) 公司辞职、辞退人员一律不得进入限制场所。2.3.8 重点人员管理对本规定 2.2.3 条所列重点保密人员应重点试用考查，有流动意向或不适应本职工作时，必须及时调换。2.3.9 总经理或其授权人应每季度对各部门保密工作进行检查，不断完善公司的保密工作。 CT3-00113 安全管理办法3.1 目的及范围3.1.1 为确保公司营运及财产的安全和每位员工的生命安全，预防各类事故的发生，特制订本办法。3.1.2 本办法适用于公司各部门3.1.3 本办
14、法由各部门主管负责实施，人事行政部负责检查、督导。3.2 安全委员会组成及职责：3.2.1 为加强对安全保卫工作的领导，公司成立安全委员会,组成人员如下：主 任：总经理副主任：副总经理委 员：生产部经理人事行政部经理财务部经理品管部经理保卫部门负责人3.2.2 安全委员会职责(1)负责制订安全及保卫制度、政策、并督促实施。(2)研究决定安全防火防盗方面的重大问题。(3)每月召开一次安全工作会议，总结、检讨、上月安全及防火防盗工作，针对存在的问题提出整改措施。 3.3 防火安全管理3.3.1 人事行政部应确定公司防火的重点部位，画出平面图，标明消防设施的位置。3.3.2 公司应组建义务消防队，并每年至少组织一次消防知识及消防器材使用演练,以提高员工的防火意识和处理突发事件的应变能力.3.3.3 凡使用电器设备的部门，必须每月检查电器线路，电器设备运转状况，发现问题及时维修，严禁带“ 病”工作。电器线路的保险装置必须按规定装配保险丝。下班后不使用的电器设备应切断电源。3.3.4 易燃易爆物品应严格按规定要求存放，保持良好通风。严禁在露天和发电机房内存放油料。3.3.5 在生产区及油料存放点等地方，必须挂有“严禁烟火” ，“严禁吸
