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1、行 政 事 务 管 理 规 定 编 号FNC01 共 3 页 第 1 页 一 、 总 则第 一 条 为 加 强 公 司 行 政 事 务 管 理 ， 理 顺 公 司 内 部 关 系 ， 使 各 项 管 理 标 准 化 、 制 度 化 ， 提 高 办 事 效 率 ， 特 制定 本 规 定 。 第 二 条 本 规 定 所 指 行 政 事 务 包 括 档 案 管 理 ， 印 鉴 管 理 ， 公 文 打 印 管 理 ， 办 公 用 品 管 理 ， 库 房 管 理 、 邮 发 管理 等 。 二 、 档 案 管 理第 三 条 归 档 范 围 ： 公 司 的 规 化 、 年 度 计 划 、 统 计 资 料 、
2、 财 务 审 计 、 劳 动 工 资 、 经 营 情 况 、 人 事 档 案 、 会 议 记录 、 决 议 、 决 定 、 委 任 书 、 协 议 、 合 同 、 项 目 方 案 、 通 告 、 通 知 等 具 有 参 考 价 值 的 文 件 材 料 。 第 四 条 档 案 管 理 要 指 定 专 人 负 责 ， 明 确 责 任 ， 保 证 原 始 资 料 及 单 据 齐 全 完 整 ， 密 级 档 案 必 须 保 证 安 全 。 第 五 条 档 案 的 借 阅 与 索 取 ： （ 一 ） 总 经 理 、 副 总 经 理 、 部 门 主 任 、 主 管 经 理 、 借 阅 非 密 级 档 案
3、可 通 过 档 案 管 理 人 员 办 理 借 阅 手 续 ，直 接 提 档 。 （ 二 ） 公 司 其 他 人 员 需 借 阅 档 案 时 ,需 经 部 门 主 管 批 准 ,并 办 理 借 阅 手 续 。 （ 三 ） 借 阅 档 案 必 须 爱 护 ， 保 持 整 洁 ， 严 禁 涂 改 ， 注 意 安 全 和 保 密,严 禁 擅 自 翻 印 、 抄 录 、 转 借 、 遗 失 ，如 确 属 工 作 需 要 摘 录 和 复 制 ， 凡 属 密 级 档 案 ， 必 须 由 总 经 理 批 准 方 可 摘 录 和 复 制 ， 一 般 内部 档 案 由 公 司 办 公 室 主 任 批 准 方 可
4、 摘 录 和 复 制 。 第 六 条 档 案 的 销 毁 ： （ 一 ） 任 何 组 织 或 个 人 非 经 允 许 无 权 随 意 销 毁 公 司 档 案 材 料 。 （ 二 ） 若 按 规 定 需 要 销 毁 时 ， 凡 属 密 级 档 案 须 经 总 经 理 批 准 后 方 可 销 毁 ， 一 般 内 部 档 案 ， 须 经 公 司 办 公室 主 任 批 准 后 方 可 销 毁 。 （ 三 ） 经 批 准 销 毁 的 公 司 档 案 ， 档 案 人 员 要 认 真 填 写 ， 编 制 销 毁 清 单,由 专 人 监 督 销 毁 。 三 、 印 鉴 管 理 第 七 条 公 司 印 鉴 由
5、公 司 办 公 室 主 任 负 责 保 管 。 第 八 条 公 司 印 鉴 的 使 用 一 律 由 副 总 经 理 以 上 领 导 签 字 许 可 后 管 理 印 签 人 方 可 盖行 政 事 务 管 理 规 定 编 号FNC01 共 3 页 第 2 页 章 ， 如 违 反 此 项 规 定 造 成 后 果 由 直 接 责 任 人 员 负 责 。第 九 条 公 司 所 有 需 要 盖 印 鉴 的 介 绍 信 、 说 明 以 及 对 外 开 出 的 任 何 公 文 ， 应 统 一 编 号 登 记 ， 以 备 查 询 、 存 档 。 第 十 条 公 司 一 般 不 允 许 开 具 空 白 介 绍 信
6、 、 证 明 ， 如 因 工 作 需 要 或 其 它 特 殊 情 况 确 需 开 具 时 ， 必 须 经 主 管 副总 经理 签 字 方 可 开 出 ， 持 空 白 介 绍 信 外 出 工 作 ， 归 来 必 须 向 公 司 汇 报 其 介 绍 信 的 用 途 ， 未 使 用者 必 须 交回 。 第 十 一 条 盖 章 后 出 现 的 意 外 情 况 由 批 准 人 负 责 。 四 、 公 文 打 印 管 理第 十 二 条 公 司 公 文 的 打 印 工 作 由 公 司 办 公 室 负 责 。 第 十 三 条 各 部 室 打 印 的 公 文 或 其 他 资 料 须 经 本 部 门 负 责 人
7、签 字 ， 交 办 公 室 统 印 。 第 十 四 条 公 司 各 部 、 室 所 有 打 印 公 文 、 文 件 至 少 一 式 二 份 ， 交 公 司 办 公 室 留 底 存 档 。 五 、 办 公 用 品 的 管 理第 十 五 条 办 公 室 用 品 的 购 发 ： （ 一 ） 公 司 办 公 室 指 定 专 人 制 定 每 月 办 公 用 品 计 划 及 预 算 ， 经 总 经 理 批 准 后 负 责 将 办 公 用 品 购 回 ， 根 据实 际工 作 需 要 有 计 划 的 分 发 给 各 部 、 室 ， 由 部 主 任 签 字 领 回 。 （ 二 ） 除 正 常 配 给 的 办 公
8、 用 品 外 ， 若 还 需 用 其 他 用 品 须 经 公 司 办 公 室 主 任 批 准 方 可 领 用 。 （ 三 ） 公 司 新 聘 工 作 人 员 办 公 用 品 ， 公 司 办 公 室 根 据 部 室 负 责 人 提 供 的 名 单 和 用 品 清 单 ， 负 责 为 其 配齐 ，以 保 证 新 聘 人 员 正 常 工 作 。 （ 四 ） 负 责 购 发 办 公 用 品 的 人 员 要 做 到 办 公 用 品 齐 全 ， 量 足 质 优 ， 库 存 合 理 ， 开 支 适 当 ， 用 品 保 管 好 。 （ 五 ） 负 责 购 发 办 公 用 品 人 员 要 建 立 帐 簿 ， 办
9、 好 入 库 、 出 库 手 续 ， 出 库 需 由 领 取 人 签 字 。 （ 六 ） 办 公 室 用 品 管 理 一 定 要 做 到 文 明 、 清 洁 。 注 意 安 全 、 防 火 、 防 盗 、 严 格 按 照 规 章 制 度 办 事 ，不允 许 非 工 作 人 员 进 入 库 房 。 六 、 库 房 管 理行 政 事 务 管 理 规 定 编 号FNC01 共 3 页 第 3 页 第 十 六 条 库 房 物 资 存 放 必 须 按 分 类 、 品 种 、 规 格 、 型 号 分 别 建 立 帐 卡 。第 十 七 条 采 购 人 员 购 入 的 物 品 必 须 附 有 合 格 证 及
10、入 库 单 ， 收 票 时 要 当 面 点 清 数 目 ， 检 查 包 装 是 否 完 好 ， 如发 现 短 缺 或 损 坏 ， 应 立 即 拆 包 清 点 数 目 ， 如 发 现 实 物 与 入 库 单 数 量 、 规 格 不 符 时 ， 库 房 保 管员 应 向 交 货 人 提 出 并 通 知 有 关 负 责 人 。第 十 八 条 物 资 入 库 后 ， 应 当 日 填 写 帐 卡 。 第 十 九 条 严 格 执 行 出 入 库 手 续 ， 物 资 出 库 必 须 填 写 出 库 单 ， 经 公 司 办 公 室 主 任 批 准 后 方 可 出 库 。 第 二 十 条 库 房 物 资 ， 一
11、 般 不 可 外 借 ， 特 殊 情 况 由 总 经 理 或 副 总 经 理 批 准 办 理 外 借 手 续 。 第 二 十 一 条 严 格 管 理 帐 单 资 料 ， 所 有 帐 册 、 帐 单 要 填 写 整 洁 、 清 楚 、 计 算 准 确 ， 不 得 随 意 涂 改 。 第 二 十 二 条 库 房 内 严 禁 吸 烟 、 禁 止 无 关 工 作 人 员 入 内 ， 库 内 必 须 配 备 消 防 设 施 ， 做 到 防 火 、 防 盗 、 防 潮 。 七 、 邮 发 管 理第 二 十 三 条 公 司 办 公 室 负 责 为 各 部 室 邮 发 信 件 、 邮 件 。 所 有 公 发 信 件 、 邮 件 由 收 发 员 登 记 ， 负 责 寄 发 。 八 、 附 则第 二 十 四 条 本 规 定 如 有 未 尽 事 宜 或 随 公 司 的 发 展 ， 有 不 适 应 工 作 需 要 的 各 部 门 可 提 出 修 改 意 见 ， 办 公 室 研 究 并 呈请 总 经 理 批 示 。 第 二 十 五 条 本 规 定 解 释 权 归 办 公 室 。 第 二 十 六 条 本 规 定 从 发 布 之 日 起 生 效 。
