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1、系统实施工具之ABC 公司公司 业务业务 流程整理流程整理指 导 说 明 书金蝶软件（中国）有限公司东莞分公司实施部二零零一年六月K3 系统现行业务流程整理指导说明书目的：在系统定义阶段整理企业现行业务流程是为了保证新系统 K3 能满足业务过程的需 要，因此需识别企业各部门的管理功能，整理企业主要工作流程，定义必须的信息。方法：组织部门关键业务人员共同讨论，从 业务处理的高层 依次往下展开。以下列出是 ABC 公司需要整理的业务流程。利用提供的 标准符号画出每一项目的业务流程图。备注：对需要详细说明的业务处理和输出报告可利用 IPO 表进一步说明。表 1 业务流程图格式业务编号 业务名称功能域
2、编制 日期 审核 日期以下画出流程图填写说明业务编号：填写业务编号功能域：填写该流程图所涉及的功能范围，如采 购管理、 销 售管理等业务名称：填写该业务编号对应的业务名称编制：填写编制人的名称日期：填写编制日期审核：填写审核人的名称日期：填写审核日期备注每一个完成的业务流程图都要由完整的表图，如果一个流程图较大，无法在一 页中划出时，另一页中不需要表头部分，但两页之间必须用转页符连 接。表 2 IPO 表格式XXX 业务流程描述业务编号业务名称编制 日期 审核 日期序号 处理说明 责任单位 责任人 模块及屏 幕编号填写说明：业务编号：与流程图编号相同。业务名称：填写该业务编号对应的业务名称编制
3、：填写编制人的名称日期：填写编制日期审核：填写审核人的名称日期：填写审核日期序号：与相关流程图中的处理编号对应处理说明：填写业务流程图中处理框的详细处理说明，每个序号对应一个处理说明责任单位：填写负责相关处理的责任单位责任人：填写与该处理相关的责任单位的责任人（岗位）模块及屏幕编号：填写该处理在 K/3 系统中对应的模块及屏幕 编号，编号的编制原则：用两位字母表示模块编号，用三位数字表示屏幕 编号，屏幕编号不足两位的前面用0 填补，模块编号如下：供应链：工业采购（），工业销售（），工业库存（）商业采购（），商业销售（），商业库存（）财务：总帐（），应收（），应付（），生产/计划：屏幕编号将另行
4、整理清单表 3 业务流程整理单据参考清单 -项 目 负 责 部 门 完成日期-库存管理： 外购入库单 库存、采购 产品入库单 库存、生产 委外加工入库单 库存、采购 其它入库单 库存 销售出库单 库存、销售生产领料单 库存、生产委外加工发出单 库存、采购其它出库单 库存库存调整单 库存库存调拨单 库存库存盘点报告单 库存-采购： 采购申请单 采购 采购订单 采购 收料通知单 采购、库存 退料通知单 采购、库存 -销售： 销售报价单 销售、财务 销售订单 销售、生产 发货通知单 销售、库存销售出库单 销售、库存退货通知单 销售、财务、库存 -应付帐款： 发票 采购、财务 应付单 财务 付款单 财
5、务 退款单 财务 凭证 财务 -应收帐款：发票 销售、财务 应收单 财务 收款单 财务 退款单 财务 凭证 财务表 4 业务流程图常用符号符号 说明起始/结束框 用于表示业务流程的开始或结束，框中文本注明开始/结束，起始/结束框必 须成对出现，一个表示开始，一个表示结束。处理框用于表示业务步骤的处理，处 理框必须有单据/表格等表示数据流的输 入框做输入，同 时必须有单据/表格等表示数据流的 输出。 “序号”表示该流程图中处理框的顺序号，该 号码与流表，因此，两个处理框之间不能直接用箭头连接输入/输出框用于表示业务处理结果或输入的文件和表格,单据注：实线框表示 K/3 系统中的单据/报表，虚线框
6、表示书面上的实际的单据/ 报表，其中有多联单据时用“多 联单据” 表示两个输入/输出框之间要进行 处理必须通过处理框才能相连，用以说明他 们之间的关系和处理方式，不能直接将两个输入/输出框用箭头连接。联机存储框用于固定存档资料,信息的表示决策分支框用于条件判断或选择处理，决策分支框必须有至少一个输入，必须有两个 输出。判断问题文件 /表格 /单据名称开始 /结束(序号 )：处理简述责任单位 责任岗位文件 /表格 /单据名称是否多联单据离线存储框用于单据报表留存,交由其他部门转下页框用于表示续接下一流程图或接其它流程图承上页框用于表示续接上一流程图或接其它流程图转下页符号和承上页符号是一对符号，
7、必 须成对出现，且同一对转页符的转页编号相同。流向指示线，箭头表示信息的流向注：1. 图中斜体字部分用在实际画流程图时用实际的内容代替。2. 流程图的布局当以从左到右，从上到下的形式安排，以便阅读。转下页转页编号承上页转页编号图例一 ABC 公司业务流程示例：销售退货流程图业务编号 001 业务名称 销售退货流程功能域 销售管理编制 Xxx 日期 2001-6-15 审核 Yyy 日期 2001-6-15客户退货开始退货通知单退货处理意见表销售出库单（红字）(1)退货通知单录入销售部 业务员(2)退货通知单审核销售部 经理已审核的退货通知单(3)根据已经审核的退货通知单生成已经销售出库单（红字
8、）物料部 仓管员转下页1(6)核销财务部 财务人员承上页1客户退回结束发票（红字）(4)销售出库单审核（红字）打印出库单，退货入库处理物料部 仓管员销售出库单（红字）(5)关联生成红字发票财务部 财务人员销售发票（红字）销售出库单（红字）表例一 ABC 公司 IPO 表XXX 销售退货流程图业务编号 001业务名称 销售退货编制 XXX 日期 2001-6-15 审核 YYY 日期 2001-6-15序号 处理说明 责任单位 责任人 模块及屏幕 编号1234销售部业务员根据退货处理意见表在 K/3 中录入退货通知单。销售部经理在 K/3 系统中审核退货通知单物料部仓管员根据已经审核的退货通知单
9、生成销售出库单（红字）销售部销售部物料部业务员经理仓管员SAL02SAL02/SAL03INV03常见不规范的流程图画法1. 两个数据（单据/报表）之间没有处理符号不规范画法 规范画法2. 两个处理之间没有数据（单据/报表）标示不规范画法 规范画法采购订单采购入库单已审核的采购订单采购入库单(1)：根据已审核的采购订单关联生成采购入库单物料部 仓管员(1)：开销售订单销售部 业务员(2)：开销售出库单物料部 仓管员(1)：开销售订单销售部 业务员(2)：根据已经审核的销售订单关联生成开销售出库单物料部 仓管员已经审核的销售订单3. 表示单据的符号用错或描述与符号不符不规范画法 规范画法4. 表示处理的符号用错或描述与符号不符不规范画法 规范画法5. 表示判断的符号输出不完整不规范画法 规范画法6. 不正确的流向符号，表达意思不明确不规范画法 规范画法销售出库单采购入库单和采购发票核销销售出库单采购入库单和采购发票核销财务部 会计发票是否收到？是发票是否收到？是否采购订单审核采购部 经理采购订单采购订单审核采购部 经理采购订单已审核的采购订单7. 流程图布局不合理（“Z”字型）8. 流程图布局不合理（“回”字型）
