公司办公综合管理制度

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1、1目 录一、办公综合管理制度.2二、办公室人员岗位职责规范.18三、办公用品管理制度.29四、印信管理制度.41五、会议管理制度.53六、文书档案管理制度.59七、日常事务管理制度.80八、车辆管理制度.85九、清洁卫生管理制度.106十、宿舍食堂管理制度.113十一、后勤管理制度.1252办公综合管理制度一、办公综合管理概述一一一办公室内部综合管理，就是对办公室内部所涉及的职员岗位职责、考勤及办公纪律、办公规范等基础性事项进行总体性的管理。它是办公室人员必须遵守的基本守则，直接体现出职员面貌和企业精神。二、办公综合管理制度和表格办公室职责范围1协助局长处理日常工作，协调部门工作，监督各部门和

2、管理处认真及时地贯彻公司的各项工作决策和指令；2学习研究党和国家的方针、政策，贯彻落实领导的指示，为局长的工作决策提供可靠依据；3负责公司工作计划、总结、规章制度等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发和登记工作，做好印鉴的管理工作；4负责公司级会议的筹备和安排，做好会议记录，整理会议纪要，对会议决定的执行情况进行催办和检查；5做好文书档案和有关资料的管理工作；6负责公司的后勤管理工作；7. 认真完成领导布置交办的其他工作。企业文件管理规定第一条 范围31业务性的资料：卷烟销售资料，市场情报，及其他业务上属于机密性的资料。第二条 保管部门1外来机密文件应以各科室为保管部门。2各科室的机密文件，

3、属各该部门承办的专责性质者，应以各科室为保管部门。3各保管部门应指定专人经分管领导核定，负责机密文件收发、登记及归档等事务。第三条 外来机密文件处理1外来机密文件由代表公司取得该文件的人员经送该办公室机密文件保管人员，以 “收( 发)文登记单”一式五联 登记，呈请局长（经理）核派经办人( 主办人) 及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依公司内部之规定流程处理。递送均应亲自为之，不得假手他人。2若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。 3主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时， 则于每日上班以“文件传递记录 卡

4、” 注明 时间、用途并由经办人签章后， “文件 传递记录卡” 由主办人留存，密件交 经办人办理。于当日下班( 或完工 )时主办人应负责将密件收回，并于“ 文件传递记录卡”填注收回时间，由 经办人签认后随“收(发)文登 记单”第五联与密件一并归档。4密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。第四条 自创的专业性机密文件处理1隶属业务、信息、 销售等部门的工作人员于承办特定项目的业务所建立的资料， 应视同机密文件，依有关规定办理。2前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的“工作计4划表” 写明交办的特定 业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经部门主管核定后

5、，一份自存，一份送保管部门存查。第五条 经办方式1经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。2经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经部门级以上主管核准，亦不得擅自复制。3经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈部门以上主管(专业性机密文件得呈局长) 核准后带出。4经办人如未能于规定期限内处理完毕，应于到期前签呈交办的部门主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。第六条 归档1外来机密文件于主办人办妥并经单位负责人核定保存期限后，应将文件连同“收( 发) 文登记单”第四、五联及 “文件传递记录卡” 送交保管人员签收， 编

6、定档号，依其类别登人“机密文件保管备查簿” 。第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。2内部自行建立的机密文件，经办人办妥并经局长（经理）、科长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填人“机密文件送件单”。随文件送交保管人 员编 定档号并签收后， “机密文件送件单“ 回经办 人存查，文件由保管人 员依 类归档并将其名称及归档编号登人“ 机密文件保管 备查 簿” 。第七条 档案整理1保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填写“机密文件增列表” 呈局长（ 经理），专业性者先呈分管 领导核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无须继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件 销

7、毁表” 呈 报局长（经理），专业 性者先呈分管领导核准后，再行销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。52保管人员应于每月底查对“机密文件增列表 ”或“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。3机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。第八条 调卷1. 调阅机密文件时，除依规定方式办理外，经办人应填具“调卷单”注明调阅期限及用途，经调阅分管领导、科长证明并送保管部门主管同意后，方可调卷。2保管人员接到经核准的“调卷单” ，应即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后， “文件 传递记录卡” 由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还

8、时间填记于“文件传递记录卡” 并经调卷人 签认后一并存档。 第九条 副本 机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈局长、科长以上主管) 核准后，交由保管人 员印发，并将份数登记于“ 机密文件保管备查簿” ；副本( 含复印件)视同正本依本 规则的规定办理。第十条 文件管理 经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件。倘有下列情形、之一者，依公司规定议处：1拆散原案显有弊端者。2原案被污损、抽换、涂改或遗失者。3擅自将文件携带外出、转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。4调卷逾期拒不归还而不申述理由者。5擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。6文件分办传递时，未以“文件传递记

9、录 卡 记载或未于分办当日下班( 或完工 )时收回( 缴回)者。 第十一条 文件处理日数的统计61各收发人员根据“收(发)文登记单第一联，造具“ 文件处理统计表” 一式二份，于翌月五，日前，一份呈送 经理核 阅后存经理室备查( 全公司的“文件 处理统计表” 呈总经理核阅后存 总经 理室备查)，一份自存。2处理日数计算标准(1)收文案件：自收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除节假日后为实际处理日数。(2)发 文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除节假日后，为实际处理日数。第十二条 文书用纸1对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对零售户或工商企业行文须用印有公司名衔的

10、书函。2关系企业内部各部门间的行文以“业务 接洽便函” 为之，但公司间的行文亦须用公文用纸。 3电报以电报专用纸。 4签呈以签呈专用纸。第十三条 文件处理的稽查市局（公司）办公室应不定期派员稽查各部门的文书处理情况并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理。员工保密纪律规定 第一条 保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的系列防范措施。第二条 保密工作原则：积极防范，突出重点，严肃纪律。第三条 全体职员应做到：不该看的不看、不该问的不问、不该说的不说。7第四条 文件和资料保密：1拟稿。文稿的拟定者应准确定出文稿的密级。2印制。文件统一由行政管理部印制。3复印。复印秘密文件和资料，由主

11、管总裁批准。4递送。携带秘密文件外出，由两人同行，并包装密封。5保管。秘密文件由行政管理部统一保管，个人不得保存。如需借阅，由主管总裁批准，并于当天收回。6归档。没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级，并按有关规定执行。7销毁。按档案管理的有关规定执行。第五条对外披露信息，按公司规定执行，按下列程序办理：由部门经理、主管总裁、法律事务处会签。第六条 保密内容按以下三级划分：1绝密级：公司领导 的电传、 传真、书信；非公开的规章制度、计划、 报表及重要文件；公司领导个人情况； 正在研究的经营计划与具体方案。2机密级：公司电传 、传真、合同；职员档案； 组织状况，人员编制； 人员任免 (

12、未审批)。3秘密级：公司的经营数据、策划方案及有损于公司利益的其他事项。 发文管理制度1本企业的收文由办公室签收登记，属公司领导亲收的信件，一律交收件人亲自拆封。2公文登记后，转交领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由保密员送交，并经登记签收后才可送交。83各部门实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对经手处理的公文，应事事有下文，件件有落实，催办有结果，转办要及时，防止积压误事。4个人或各部门对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延。5秘密级以上文件须到保密室阅读。因工作需要借阅文件应办理相关手续，用完后及时退还。各级领导及有关人员均不得将秘密文件带出办公室。6公文办完后，应根

13、据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料应整理立卷。 7干部调动时，应将文件( 含保密记录本)清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送保密室登记保管。8需要销毁的公文经鉴别和主管领导批准，由总经理室定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不漏销、不丢失，秘密级文件一律集中按有关规定处理。文印室管理制度1单位的文件，有打印必要时方可打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2单位发文，须由起草人抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；分管领导不在时，可经总经理办公室主任同意后

14、办理。3私人资料不得在本单位打印、复印或用传真机传送，以免影响企业的正常工作。4文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到9的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。5文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。6文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统 一归列行政开支。7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处 50 元以下罚款；屡教不改或给企业造成不良的社会影响或

15、较大经济损失的，处50 元以上罚款直至辞退。会议室、接待室使用管理制度1会议室、接待室是局（公司）举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度：2企业所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。3企业各部门如需使用会议室，要提前到办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。4接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。5任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。6任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等。7任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。8爱护接待室、会议室的设施。9会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。10行政办公室工作职责1负责公司本部的行政管理和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。2负