AD集团公司公文处理实施细则

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1、AD 集团公司公文处理实施细则第一章 总 则第一条 为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据铁道部公文处理办法 ，结合 AD 集团公司（以下简称“公司” ）工作实际，制定本办法。第二条 公文 (包括电报，下同)是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依法规范建设管理行为的重要工具。第三条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条 公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构，指定专人负责公文处理工作。

2、第六条 公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定，对公文办理做到应知应会。第二章 公文种类第七条 公司使用的公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出的决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。（三）命令（令） 。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布传

3、达要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文、任免和聘用人员。 （九）通报 。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。（十）报告。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。（十一）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级单位的请示事项。（十三）函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十四）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式 第八条 公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的

4、，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）秘级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密” “机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急” “加急” ，电报应当

5、分别标注“特提” “特急” “加急” “平急” 。（四）发文单位标志。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文时，发文单位标志中一般并用联合发文单位名称，主办单位排列在前，如发文单位较多时，也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标志不加“文件”二字；联合行文时，使用主办单位标志。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用只主办单位的发文字号。（六）签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或者同类型单

6、位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。 （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。为准，联合行文时，署最后签发的主办机构负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。（十四）附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印

7、单位和送印日期。 （十八）页码：公文页数顺序号。第十条 公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求，按照铁道部办公厅发布的铁道部机关公文格式(铁办办 201268 号) 执行。公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。 第十二条 公司内设部门不得正式行文。 “正式行文” 是指以“公

8、司文件”形式向其他单位制发公文。 “以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外，还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。 第十三条 公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外，凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务，应以函的形式向中国铁路总公司部门行文，涉及几个部门的可以抄送，亦不必抄送中国铁路总公司。第十四条 “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位。“意见”用于上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；用于

9、下行文时，一样体现出强制性和约束力，下级单位应遵照执行；用于平行文时，所提意见供对方参考。除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示” 、 “意见 ”、 “报告”。“报告”不得夹带请示事项。第十五条 收到参建单位的 “请示”或“意见” ，公司必须做出处理或答复。 “请示 ”或“意见” 实行“催办查办通知书”制度，领导阅示后，综合部送承办部门，承办部门限期反馈，综合部并负责答复来文单位，无承办部门的，由综合部负责答复。 第十六条 公文要精简，注重效用。（一）凡可一次行文的，不分别行文；可不行文的，不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料不再发文，通过当面协商、电话联

10、系等方式能解决的事务性问题不再发文。（二）转发的公文法规性、指令性较强的，可原文照转；需部分贯彻执行的，可摘要转发有关部分；需结合实际细化贯彻的，应根据原文精神另行拟文，原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。（三）压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要，一般不超过 3000 字；控制发文范围和印数，除发给直接办理公文及其他有关单位外，无关单位一律不抄送。 第五章 发文办理第十七条 公司发文办理指以公司名义制发公文的过程，一般包括：拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。 第十八条 以公司名义行文的种类及内容划分如下：（一） AD 集团公司文件 1.

11、向上级单位或部门请示、报告重要工作；2.转发上级单位或部门文件；3.部署全局性的重要工作；4.发布公司管理办法； 5.发布重要奖惩事项； 6.其它需发公司文件 的事项。 （二） AD 集团公司函 1.公司与上级部门商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项； 2.公司与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路)，以及有工作关联的区、县(包括县级市) 、镇、乡政府及其部门，其他人民团体、企事业单位，商洽工作、询问和答复问题、审批事项。（三） AD 集团公司会议纪要 。用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。第十九条 拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到：（一）

12、符合国家的法律、法规及其它有关规定；（二）事由清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，书写整齐，简洁明了；（三）公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定； （四）拟制紧急公文，应体现紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度； （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题，后引发文字号。使用非规范简称时，应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日；（六）公文出现结构为两个层次时，序数顺序为“一”、“1 ”；结构为多层次时，序数顺序为“一”、 “(一)

13、”、 “1 ”、 “( 1 )”。（七）使用国家法定计量单位；（八）根据来文拟办的文稿，来文应附在文稿后，以便审核、归档；（九）公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应使用阿拉伯数字；（十）受文单位要写全称或规范的统称、简称；单位名称不能表明所在地时，要在拟稿纸上注明地址以便及时投送；（十一）拟写、修改、签发、批示公文，应使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔；可使用计算机打印设备拟写文稿。（十二）文件标题字号应使用二号宋体，正文标题应使用三号黑体，正文应使用三号仿宋体；字间距应用“标准

14、” ，行间距应用“单倍行距” ，同时根据需要可用“固定值”调整行间距。第二十条 会签：会签公文，主办部门应先签署意见，然后交协办部门依次签署意见。凡涉及其他部门职权范围的事项，主办部门必须与之协商、会签，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门负责人应当出面协调，协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致，主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见，报主管领导审定。第二十一条 审稿、核稿：对文稿质量要层层负责把关。公司发文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关，然后送综合部核稿后，由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文，必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文，须经综合

15、部部长复核后送公司领导审核签发；文稿改动较大，由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后，应签名并注明日期。 审稿、核稿的重点是：是否需要行文；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文要求，公文格式是否规范；文稿内容是否符合有关政策规定；处理意见是否明确具体，切实可行；与其他有关文件精神有无矛盾、重复；涉及其他部门的问题是否已经协商一致；发送范围是否恰当；主题词标引是否准确。第二十二条 校对：校对工作是保证公文质量的重要环节，应认真、细致、准确、及时。公司发公文由拟稿部门校对，每件公文至少全面校对两遍，改正较多时，应按程序复校，在确认无误后方可付印，校对人应在文稿上签名。综合部在付印前，对

16、文件及格式要全面检查，如对文稿内容有疑问，应与核稿人联系，不得随意处理。第二十三条 签发：以公司名义制发的公文，由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期，并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动，如必须改动，应由核稿人报经签发人同意。第二十四条 缮印：公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式，字迹清楚，整洁美观，印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等，由拟稿部门自行绘制。 第二十五条 翻印：上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外，经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制单位证明章或公章，视同正式公文妥善保管。第二十六条 用印：盖章时，应检查原稿是否经过公司领导签发，打印是否清晰，印数是否准