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1、1 九星人力資源體系實施溝通 - 管理者手冊九星印刷包裝公司2003 年 3 月Hewitt Associates LLC2 有關這份資料經過將近 4 个月的合作，翰威特公司完成了新績效管理體系以及新薪酬體系的設計。九星將在近期内實施這兩个新的體系。這項重大的人力資源管理改革將對公司的持續發展產生深遠的影響。改革的成功與否將依靠全體員工的支持与參與。管理層將肩負新體系的溝通与實施的具體工作。這份指導手冊旨在幫助管理人員瞭解公司在推行新體系過程中的溝通原則，溝通時的重點和溝通時應避免的行為。 具體內容包括： 管理層在改革中的角色 溝通的目的与策略 溝通計劃 溝通中的“應該”与“不應該”行為 常見
2、員工提出的問題 溝通的十个要領希望這份指導手冊成為一份有效的工具。如果管理層在實施過程中遇到任何問題，請及時与公司高層或人力資源部聯絡。這份指導手冊僅限于部長級以上經理閱讀，請勿外傳。3 管理層的角色倡導，引導与支持改革在改革的過程中，作為領導，你的行為將會是比任何文件都更有力的說明。你對改革的支持，以及你自身行為的改變將證明公司改革的決心。你的下屬將會期望從你那里瞭解：- 公司在改革什麼？- 公司為什麼改革？- 所任職部門會有什麼變化？- 對員工個人的影響是什麼？- 誰來監督与評估改革實施的結果？你必須主動幫助你的下屬回答上面這些問題，在員工中建立對新體系的認識，協助他們瞭解如何改變行為。你
3、必須對員工中將會產生的各中反饋和情緒予以正面的引導和處理。因此，你必須建立雙向的溝通渠道，確保員工有機會向你交流他們的真實想法。搭建高層与員工之間的橋樑儘管新體系尚未在全公司範圍實施，目前只有主管層級的員工將會參與新體系的試點工作。但自 2004 年 1 月始，所有員工的績效以及薪酬將按新體系進行管理。員工很容易將注意力集中在具體的個人方案和操作細節上。你有責任与義務幫助員工瞭解他們每個人的績效目標和獎勵方案。但是，你必須將員工個人的目標或獎勵方案与公司的戰略目標結合起來，幫助員工建立大局觀。當新體系的實施在全公司展開，高層管理團隊必須對公司各個層面的反饋以及實施的有效性準確把握。因此，你必須
4、及時向高層管理人員溝通新體系的實施效果，員工的接納程度，可以改進的建議等等。 熟練操作新體系新的績效管理體系和薪酬體系都涵蓋相當程度的管理理念，技巧和知識。作為體系的具體實施者，你必須對體系的流程，操作要點，管理技巧有充分的認識和熟練的掌握。4 溝通目的与策略 溝通目的 明確公司進行薪酬體系以及績效管理體系改革的目的，統一全體員工的認識 倡導建立高績效的企業文化，以及公開的溝通氛圍 幫助中高層管理人員把握公司政策，以便使他們有效地實施新體系 幫助基層員工把握新體系內容，以便有效地推行新體系 回答各層員工的問題，消除員工對新體系的顧慮或不理解溝通策略 溝通的內容一致， 保證員工對溝通內容的信任
5、對策略性及政策性內容，應採用大範圍的溝通；對操作性的內容及有關個人的方案，應採用小範圍的溝通 高層應對溝通內容作最終的把握；中基層管理人員不應向員工隨意解釋或承諾 對非全員所應知的信息，確保內容的保密性 對核心內容，如新體系的目的及結構，應採用多中媒體渠道，反復溝通5 溝通計劃建議內容 目的 聽眾 溝通者 方式 時間公司戰略对翰威特项目的总结 让员工知道项目的结果和实施进展全体员工 总经理 书面沟通人力資源體系改革的目的 統一對改革的認識 全體員工 總經理 全員大會掌握公司戰略 中高層經理 總經理 管理層會議溝通公司層面的戰略目標遠景，中期目標以及 2003 年目標瞭解公司戰略 全體員工 總經
6、理 全員大會/可以采取书面进行沟通薪酬體系掌握薪酬體系，可以根據原則決定調薪或獎金，并處理員工的問題高中層經理 翰威特 培訓九星的薪酬結構薪酬結構的組成部分九星薪酬結構与績效管理的关系瞭解薪酬體系，明確自己的薪酬是如何構成并由什麼決定的全體員工 人力资源部/財務部 部門會議中高层经理有责任回答个别员工的问题對調薪結果的解釋 每一位員工瞭解自己2003 年的薪酬全體員工 高/中層經理 一對一會談6 績效管理體系績效管理體系的策略績效管理體系的目的績效管理體系的設計原則績效管理體系的流程理解公司績效體系 高中層經理 翰威特 培訓理解公司績效體系 高中層經理 人力資源部 培訓績效管理體系的操作(實施
7、前)掌握使用績效體系的工具全體員工 人力資源部中層經理培訓部門會議7 “應該”与“不應該”的行為 主動尋找機會与員工交流，瞭解員工對改革的反饋 對員工的顧慮或困惑表示理解，不進行粗暴批評 坦率地回答員工提出的問題 特別關注關鍵員工的反饋，瞭解他們對變革的想法 幫助員工理解改革的原因，建立大局觀，而非只是工資的漲浮 如果對員工的問題沒有準確的回答，不要擅自承諾；及時与總監，總經理或人力資源部交流，以便瞭解如何回復員工 答應回復員工的問題後，一定要跟進 及時向總監或總經理反饋，使高層準確把握新體系實施狀態 以身作則，成為新體系實施的典範 不要想當然地認為員工明白自己的答复 不要由於員工對新體系有所
8、抱怨而擅自承諾 不要怕說“不知道”，向員工解釋“我瞭解一下再回復你”8 常見員工提出的問題 公司為何改革人力資源管理？面對日益激烈的競爭，九星必須在整體運作上有新的突破，而人力資源管理是目前九星發展的瓶頸。传统的人事管理是以日常事务性工作为主，对企业战略、业务目标和核心能力漠不关心。战略性人力资源体系是为企业发展战略、企业目标服务的，它通过人力资源管理的功能如绩效、薪酬等管理将企业经营目标和企业核心能力，具体分解到部门、职位、个人。人力资源策略、政策、绩效、薪酬、招聘、培训等要支持企业目标和核心能力。公司改革人力資源管理，希望加強對人力資本的開發，利用与培養，逐步建立”以人为本”，“注重績效”
9、的企業文化。公司為何調整薪酬體系？現有薪酬體系缺乏統一性，規範性，科學性，与市場水平有距離，因此，已不適應九星發展的需要。公司希望通過改革薪酬體系，建立有效的激勵機制來吸引、挽留關鍵人才。公司的新薪酬體系与原體系比較有什麼變化？新體系的優勢是什麼？新的薪酬體系与原體系比較有很大改進。首先，薪酬體系是公司人力資源管理的有機的一部分。翰威特公司根據九星的經營目標和公司文化制定了薪酬戰略。其次，舊體系下的薪酬常常帶有隨機性，并且各个部門的薪酬制定沒有統一的規範。新的薪酬體系在保證內部公平性的基礎上體現市場競爭力。各个部門今後將參攷統一的政策，統一制定薪酬。第三，新的薪酬體系將与績效管理相結合，即員工
10、收入与績效掛鉤。新的薪酬體系保證公司吸引，挽留高績效的關鍵人才。總的來說，新的薪酬體系更具有科學性，市場性和公平性。公司的薪酬體系在市場上是否有競爭力？新的薪酬體系是根據翰威特公司所提供的相關行業以及同類城市的薪酬數據而制定的。公司充分攷慮了公司發展對人才的需求，力求新的薪酬體系有充分的市場競爭力來吸引及挽留人才。新薪酬體系是否會讓員工降薪？薪酬改革的目的既不是升工资，也不是降工资。它的目的是使员工的绩效与其收入挂钩，拉大收入差距。根據翰威特提供的市場數據，公司將對部門職位進行薪酬調整。调整的标准是职位评估的结果和市场定价的结果，所以是合理客观的过程。新薪酬體系是否會給員工加薪？加薪幅度是多少
11、？9 薪酬改革的目的既不是升工资，也不是降工资。它的目的是使员工的绩效与其收入挂钩，拉大收入差距。根據翰威特提供的市場數據，公司將對部門職位進行薪酬調整。一部分員工的工資將会提高，但也有一部分員工的工資將保持不變。加薪的幅度將有該職位目前的薪酬水平与市場同類職位的薪酬水平差距，同時參攷該職位目前任職者的績效水平而定。公司何時會實施新薪酬體系？公司將在_正式實施新薪酬體系。我如何知道新薪酬體系中自己的薪酬？你的部門經理將会安排一對一的會談，向你解釋你的薪酬以及公司在薪酬方面的新政策。我的總薪酬由什麼決定？新的薪酬體系的核心目的是使九星的薪酬具有市場競爭性的同時將員工的收入与績效掛鉤，體現高績效，
12、高回報的公平政策。因此，公司根據市場數據決定崗位工資。同時，根據員工的勣效決定個人最終的薪資。我的薪酬与績效是如何掛鉤的？作為公司一員，每个員工都應与公司共同分享成果，原薪酬中的一部分將与公司或部門目標掛鉤。公司為何建立新的績效體系？我们推行绩效管理的目的，是为了帮助员工提高绩效，从而达到实现企业绩效。通过绩效管理，一是让各级员工关注公司业绩、目标、能力，并为此付出行动，二是强化部门经理或主管对下属员工的辅导和沟通，提升员工的能力。公司的新績效體系与原體系比較有什麼變化？新體系的優勢是什麼？新的體系將是以目標管理为核心，以反饋，指導和溝通为輔助，以評估，回報为杠桿的循環體系。新的體系鼓勵管理者
13、与員工目標有明確的共識，使每位員工的業勣是公司所需，为公司所用，最合理地利用資源。新體系同時鼓勵管理者積極參與員工的發展，幫助員工實現目標，建立良好的團隊氛圍。新的體系將与薪酬體系有機的掛鉤，使高業勣的員工得到公平回報。新的績效體系實施對我有什麼影響？你的經理將会与你共同制定年度工作目標。這些目標的實現將決定年終的調薪。公司及部門的業勣將決定你的獎金。在目標計劃實施的過程中，你的經理將与你進行階段性反饋，指導你調整目標，計劃或工作方式，以幫助你提高業勣。新的績效體系何時實施?公司在 2003 年度對主管以上員工進行試點實施。新體系將在_正式在全公司實施。10 沟通的十个要领 基于翰威特在向员工
14、沟通績效及薪酬方案的咨询经验，我们总结了 10 个能够帮助沟通成功的要领：1. 将個人薪酬与績效目標与企业远景、使命和经验策略相联系。向员工展现個人績效与薪酬方案如何支持企业经营。2. 沟通前了解员工的观点。 通过不同方式询问员工对于方案的理解程度，在此基础上设想应当如何沟通来帮助员工更好的理解。3. 使沟通活动难以忘却！ 为沟通赋予生命力，为它确定一个富有激励性的主题，用有趣的画面和图表来代替文字。4. 使沟通活动丰富多彩！ 不要依赖单一的文件形式来传递重要的信息。考虑一些类似于“知识竞赛、海报、录象”等短暂而又兴奋的活动。5. 融合一些成功的故事。分享个人和团队对于企业所作出的贡献的实例。6. 将重要信息放置于人们面前。 保障沟通的持久性。比如说，一个刻有关键信息的小礼品放在每位员工的桌上。7. 不仅解释业绩目标的内容，更注重介绍为什麼是这样的目标，以及目标是如何设定。8. 告诉员工方案对于他们意味着什麼。运用实例解释績效評估及薪酬支付的计算方法。9. 告诉员工他们可以通过哪些努力来增加薪酬员工需要知道他们如何通过日常工作上的努力来提高績效從而改变薪酬收入，这样他们才能被激励。10. 使沟通作为一个持续的工作内容！ 表彰、鼓励、支持等语言需要在各个阶段表达出来，以保障士气的高昂，提高员工的兴趣点。
