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1、采 购 基 础 知 识 培 训 采购的定义和组织架构 采购部门的划分 采购部管理总纲 采购工作流程 采购方式采购相关资料一、采购的定义人员分配所谓采购，是指根据不同的业务需求,接受采购申请书后,从公司外筹备品种的一切行为，公司目前有两中采购方式:1、货款交易的方式，即直接付款；2、置换/易货（以物易物）的方式。采购部架构图和岗位人员分配二、采购部管理制度二、 采购部的级别划分及工作分配采购副总（负责采购中心的整体业务，包括产品采购、年度计划、预算等）部门经理（负责本部门的各项事务，包括产品采购，供应商付款，协议谈判等等）部门主管（辅助部门经理管理本部门的业务，包括产品采购，付款及协议谈判等）采
2、购员 （主要负责产品的采购，价格信息的搜集，整理，反馈及日常工作）采购内勤（负责部门的日常工作，如安排供应商对帐，各种资料的完备等）采购部门的划分根据供应商的企业规模、企业性质和区域，采购部划分为：1 终端品种配（补）采购（药店、门诊、医院） ；2 协议产品采购（负责工业生产、代理商的协议） ；3 商业采购（负责商业调拨和医院品种）：4 品种剂型采购：片剂，颗粒剂，针剂，口服液等。副总经理采购部经理协议采购组 调拨采购组 内勤组合同组库存组厂家直销 代理商分销 商业外调 商业易货三、 采购部管理总纲 （一） 、 采购员工守则1、采购员必须以公司利益为重，树立丰维形象，具有良好的职业道德和素质，
3、克已奉公、廉洁自律，杜绝采购过程中的一切不正之风。采购员必需做到（1）谢绝一切馈赠，所有现金、有价证券、礼品交给公司有关部门处理；（2）对职务消费、外出吃饭（单人）事先通告。如有违规现象，一经查实，坚决予以辞退，情节严重者移交公司相关部门处理。2、采购员应树立良好的服务意识和沟通意识，坚持客户导向，不断提高服务水平和服务质量。应该真正把供应商、销售客户及本公司所有与采购部有工作联系的部门当做客户对待，在充分沟通交流的基础上，了解他们的需求，并以此来指导自己的工作，努力满足客户的需求。 *3、树立“ 质量第一 ”思想，严格执行GSP的有关规定，认真审查供货单位的法定资格，考察其履行合同的能力，了
4、解供货单位的生产状况、质量状况，必要时配合质管部对其进行现场调查验证，签订供应质量保证协议。严禁向无证照或证照不全或经营商品与经营范围不符的企业购进商品。对新品种和新的供应商要先办理首营手续后方可开始合作，对本人业务范围内出现非法购进药品负全部责任。*4、坚持“ 按需进货，择优采购”的原则，对严重失职，盲目购进造成药品积压负具体责任，损失在一万元以内的由采购员承担，一万元以上部分视情节轻重按10%-50%比例承担。*5、 采购员应广泛收集信息、洞察市场，随时掌握市场动向，力争以最少的资金、最低的费用完成商品采购任务。合同签订必须按照合同法 、GSP相关规定及公司采购合同签订管理规范 ，真实透明
5、。6、 采购员应保证商品的供应，对所分管品种A、B、C.H类确保满足率ABC类60% 、H类40%。*7、 采购员应合理配置库存，在保证供应的同时还要维护库存的安全性和合理性。为减少库存积压，进货时应参考产品的月销量认真做好采购预测和采购计划，在采购时，原则上A类品种，预付款和货到付款品种每次按20天的销量采购；B类品种按30天的销量采购；C类品种按45天的销量进行采购；如有特殊情况要加大单次采购量需经采购部经理或库存管理部经理确认，金额大的品种需汇报总经理审批。每月按时按质按量处理库存管理部提交的近效期品种和滞销品种8、采购员在引进新品时应对该品种信息尽可能多的了解，特别是市场销售情况和价格
6、情况；对同类品种已有很多的品种要谨慎引进。*9、 同厂方签订合同时，应认真了解产品价格、产品走向以及供方的销售政策、付款方式，尽量利用供方的货款资金。货到付款的合同需要采购部经理确认。预付款合同首次签订必须征得副总经理同意。对进货价格提高的采购合同需向采购部经理或购进经理作出解释；10、采购员每日必须认真填写工作日记。11、积极参加公司组织的培训学习，不断提高业务能力。12、公司每年底进行一次采购员的评比工作，对各方面工作完成较好的采购员给予奖 。（二） 、采购员职责1、按照合同法和 GSP 有关要求签订合同。2、洁身自律，廉洁奉公，杜绝腐败。*3、严格按公司制订的存销比库存：A 类 20 天
7、、B 类 30 天、C 类 45 天，以最快的速度进货，并进行有效比价，确保品种购进的最低成本并保证品种的满足率。4、每天整理因某种原因不能及时到货的缺货品种计划，要进行快速补货，满足客户需求。5、积极主动与销售中心相互传递市场信息，监控所管购进品种的销量与售后的毛利率。*6、及时处理库存管理部提出的近效期、不合格、滞销品种，确定处理意见，当月处理应达 80%，避免造成损失。对因人为因素造成的损失按比例赔偿。*7、维护好与供应商的关系，并协助采购部经理做好供应商的管理和服务工作，争取最好的资源。不定期配合营销中心举行产品促销会及推广会。8、积极有准备参于客户服务部区域主管的信息交流会，相互传递
8、信息。9、配合销售部每月出一次重点优势产品目录表*10、主动了解市场信息，分析不同地区的用药习惯，积极配合销售人员做好购进品种的销售。*11、充分合理利用好公司现有资金，力争供应商压批、办六个月银行承兑，少付电汇、汇票。12、根据合同填写付款申请单。13、协助采购部经理每天对所管品种的销售价格进行监控和调整。*14、采购员必须做好当天记录，签订合同金额、预付款、按合同付款金额。促销品种、供应商年终与临时返利、降价品种的差价，以及与供应商交谈获得有价值的信息。15、采购员必需严格遵守公司制度，严守秘密，在工作期间不做与工作无关的事情。（三） 、 采购管理部职责1、按照合同法 、GSP有关要求和公
9、司采购合同签订管理规范签订合同。2、洁身自律，廉洁奉公，杜绝腐败。严格遵守公司制度，遵守劳动纪律，严守公司商业秘密。*3、密切关注商品的进销存情况，积极配合营销部对所分管品种进行分销，保证品种的适销率。*4、及时处理库存管理部提出的不良库存（不合格品/近效期品种/ 滞销品种） ，避免库存损失。对因人为因素造成的库存损失按公司规定赔偿。*5、严格按公司的库存管理要求和营销部提出的销售预测制订采购计划，进行有效比价，并以最快的速度进行采购，确保采购成本最低，确保品种满足率。*6、与营销部保持良好的沟通协作，积极主动与营销部交流反馈市场信息，对营销售部提出的市场需求和市场价格信息给予快速反馈， 最大
10、程度的满足客户需求，满足市场需求。7、加强与供应商的沟通合作关系，协助采购部经理做好供应商的管理和服务工作，争取供应商提供最多的资源。联系供应商配合营销部定期举行一些高质量的产品促销会和分销推广会 . 8、每星期与营销部开票区域主管进行两次集中的信息交流会。同时每天的信息及时传递，确保信息通畅。对工作中出现的问题要及时反应，并由购进管理部经理将出现的问题汇总分析，寻求解决方案。9、每月制订一份重点品种推荐表，配合营销部进行有力促销。*10、主动了解市场信息，分析不同地区的用药习惯，分析竞争对手的优势品种和特色品种，取长补短，积极引进新品种，为销售的持续增长奠定基础。*11、合理利用资金，降低资
11、金风险，力争供应商最优惠的付款政策。*12、根据库存的进销存情况，按照合同约定的付款时间、付款方式，按照公司规定格式认真填制付款申请单。13、协助采购部经理进行商品销售价格（指导成本价、预估返利、整件价、零14、配合质量部收集供应商资料。 （供应商证照、法人授权委托书、身份证复散价）的制定和维护。配合物价员收集商品物价资料。印件、质量保证体系表等）15、认真记好工作日记，内容包括当天合同签订情况/到货情况/ 付款情况/临时利/促销情况等一些主要业务活动返。（四） 、采购部管理制度1. 严格认真履行 药品管理法之规定，认真完成上级下达的任务和指标。2. 深刻体会 药品采购人员质量质责 。3. 本
12、部门工作人员要对其所在岗位的工作及保密性要高度负责。说话要注意自己的一言一行，待人接物要和蔼客气，笑脸相迎。4. 同事之间要积极配合，互相帮助，及时交流与沟通。5. 采购员做完采购后及时制定采购订单 ，有备注说明的注上说明，转采购部经理签字后交给采购内勤保留以便及时通知相关人员。*6. 新品种为确保药品质量，请填写品种审请报告，并符上以下资料：药品生产批文、药品质量标准、说明书、省药检、外包装交采购部经理审核后转采购内勤，由其递给品种审请委员会，审请通过方可采购。*7. 微机员在入库之前要对每个品种的规格、产地、包装、数量、价格、批号核对无误后方可入库，要严把入库关，并对采购订单上采购员的备注
13、标在财务联。*8. 采购员采购药品时要根据季节及现行药品流通状况及时调整采购计划，力争所采购药品流通控制在一个月。9. 采购内勤要将每天的采购订单和其相对应入库单装订后，第二天上交。经采购部经理审核后保存。10. 采购内勤要及时配合采购员的工作，并及时汇报品种的销售库存情况，以便采购员及时调整采购思路加速药品流通过度以及资金运转。*11. 采购员在制定药品订单的同时，发现没有供货单位资质及资质过期要及时索要才能购货，并在购货当中索要购货合同、增值税发票及出库单。12. 及时处理有破损和近效期品种。(五 )采购部权限1、采购经理权限领导公司采购中心商品供应与管理工作，领导部门规划和年度采购供应计
14、划管理工作，完成采购任务目标，深入了解市场状况，建立长期代理商（二级经销商）关系，树立公司品牌形象协助副总经理制订营销战略规划，为重大营销决策提供建议和信息支持领导部门员工完成库存管理、合同管理、供应商管理、应付帐款管理等工作参与执行公司引进新品开发工作负责业务部内部的组织管理经营工作过程中的质量管理完成总经理、副总经理交办的其他任务权力：商品采购计划决定权库存商品调整决定权应付帐款决定权 2、采购员权限协助业务部经理制定年度采购供应计划搜集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息，为部门或公司供应决策提供建议根据公司年度采购供应计划，组织产品采购供应根据采购计划、市场需求合理采购商品，加强
15、对商品库存的管理，避免积压或短缺完成业务部经理交办的其他工作任务权力：部门采购供应计划的建议权对供应商（生产企业）产品质量的考核、监督权对供应商（生产企业）相关信息的反馈权对商品库存管理控制的建议权3、采购内勤责权辅助部门人员组织商品购进工作，并进行部门内协调，跟踪库存及合同运行状况，对供应商资料进行管理。协助部门经理、采购员制订购进计划。协助协助进行供应方的沟通与关系维护，进行应付账发票管理与传递。完成采购中心经理交办或的其他工作任务。权力：采购中心流程制度修改的建议权。4、库存管理员责权协助部门经理、采购员制订购进计划加强对商品库存分类的管理，避免积压或短缺协调质量部、财务部、储运部等强化
16、对在库商品质量管理，协助采购人员做好促销、退厂工作完成采购部经理交办的其它工作任务权力：部门采购供应计划的建议权对供应商（生产企业）产品质量的考核、监督权对供应商（生产企业）相关信息的反馈权对商品库存管理控制的建议权5、合同管理员责权负责控制和监督供应合同履行根据公司年度采购供应计划，协助业务部经理组织产品采购供应参与对供应商的谈判，拟订采购供应合同并在授权范围内的合同签订，负责供应合同的履行和产品采购供应实施协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（生产企业）资质认证和综合能力考评，确保供应产品质量标准，协助业务部经理建立供应管理体系协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立良好的供应关系建立供应（供应商、生产企业）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，
