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1、時 間 管 理 果您的餘生只剩下三天 ,您會做那三件事情 ?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理是什麼 ?時間管理不是什麼 ? 時間本身不是問題 . 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理 是 什麼 ? 時間管理就是自我管理 自我管理即是 改變習慣 , 以令自己更富績效 , 更富效能 把事情很快地做完 , 叫做效率 把事情很快又很對地做完 , 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人 , 為何安於現狀 ? 為何你我都不滿意現狀 , 當你開始不滿於現狀時 , 表示會有新的事物發生在你的身上 但是要用對 “ 新
2、的思考方式 ”請架設一座橋 ,使 距離最短 , 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺 如何將它們圍成封閉三角形2 因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來 . 恭喜你 , 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題 . 改變時間管理的第一步 , 從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構緊迫的事 不緊迫的事重要的事 1 2 ?緊迫的事重要的事 1 2 緊迫的事重要的事設備故障 ,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾
3、個人嗜好的沈迷陷阱一 :時間的配置不對 極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是 預防 理危機重在 重在 重在 這叫 “灌能 ”陷阱二 : 拖店 除了第四項以外 , 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖店之後往往變成緊急的事情緊迫的事 不緊迫的事重要的事 1 效益分析法成本 . . . . . . . . . . .這件事令人感到為難 , 但是它非做不可 , 因此我將立即做完它 , 以便儘早忘掉它 . 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務 , 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份 , 讓事情看起來像做完 80% 一般陷阱三 : 事必親躬 韓非子 下君 ,盡已之能 中君 ,
4、盡人之力 上君 ,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬 , 後來過勞而死 . 為何事必親躬 ? 因為怕部屬取代 不放心部屬 , 不信任部屬 要求標準過高陷阱四 : 有求必應 會花太多時間 , 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要 , 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友 , 叫 “ 施小惠 ” , 可以適當地拒絕 緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重 善用之 佈週一到週五的工作性質 持良好的體力 ; 午13:0015:00下午 晚上活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱(考遲頓 , 適合散心 , 放鬆(靜 , 溝
5、通(人文 , 向 / 1 拜三四五 禮拜六日 備註活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱(考遲頓 , 放鬆 , 溝通(靜 , 思考(p 意義何在 ? 規劃如何管理你的 你的時間是不是被 成零零碎碎的片段 ? 集中處理它 一天花多少時間在看 不會看小品 ?時間是連續的 , 還是片斷的 ?沒有做分類 ? 還是分類後集中回信 ?箱 , 是先看信還是先發信 ?如何提高 處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍 , 然後做分類的動作 養成習慣 , 一天只有三個時段看 除了急件以外 , 集中時段回信看 時段分配時段 信箱 回信 備註09:10 公司 0 公司 0 公司 0 私人 公務 p: 重要 ,
6、 向下 , 度 緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重 0法則 1/2 柏拉圖法則 花最少的力氣 , 獲得最多的效益 你所完成的工作裡 , 80%的成果 ,來自於20%的時間 =也就是說 80%的努力是與成果無關的80/20原理意示圖80% 時間20%時間80% 成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標1 2 51 0 08 06 44 83 62 71 81 2 1 202 04 06 08 01 0 01 2 01 4 0MMGMTM|MMMCMKMEM 51 0 08 06 44 83 62 71 81 2 1 202 04 06 08 01
7、0 01 2 01 4 0GT|CKE 51 0 08 06 44 83 62 71 81 2 1 202 04 06 08 01 0 01 2 01 4 0GT|CKE將自己短中長期的計劃依工作 ,個人及生活這三個主軸一一列舉出來 , 並算出每個計劃的效益 . (如下一頁所示 ) 在同一個時間點進行這三個主軸的前 3個專案(專案件數依自己能力而定 ,紅線的右手邊 ) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補每個計劃如何給予評分 先將所有計劃列出來 , 分成短中長期 (自行定義 ) 分成三個項目 (也可依自己的價值觀調整 ), 依照 : 重要性 , 急迫性及成功機會來給分數 . 最好給 5 分
8、, 最不好給 1 分 將三個分數相乘 , 分數最高者為最優先執行的計劃範例 : 專案評分的範例以 箱管理計劃的分類 執行力 : 記錄 , 最重要的部份 , 下一章節再講 ) 自我成長 : 前 3個計劃 生活 : 前 3個計劃 工作 : 前 3個計劃執行能力的強化備忘錄時間管理的利器 : 健康 ,財富 備忘錄的範例範例 : 週計劃的範例善用 功能 連結書籤 (的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結 在 點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開 , 並 之後就會出現黃色書籤善用 色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 兵貴速戰速決 養
9、成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成可以一天做完的事 ,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情 , 特別是在工作情緒低潮時“執行”的寫照 o 奉備忘錄的 聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍 . 劍鋒到處 , 刀折劍斷執行不是一成不變的 合理性 示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念 (建立 , 在臨場應用時最能顯現效果執行的速度 : 兵貴速戰速決 養兵千日 , 用在一時 (資源珍貴 ) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公 ,來不及了 ) 自廢武功型 (成績已經貼出去了 ) 客戶的感受 加速度 , 勢如破竹 . 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球 ) #2 重要事件的關鍵任務 . 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會 . 有時候機會的有效性僅限於某段時間 , 甚至短到幾分鐘而已 讓程序進行最迅速的方法 當然
