超市管理系统操作手册

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1、超市管理系统操作手册1 引言1.1 编写目的为了提高物资管理的水平和工作效率，尽可能杜绝商品流通中各环节中可能出现的资金流失不明现象，商品进销存领域迫切需要引入信息系统来加以管理。本软件是为超市的管理人员，销售人员所开发的一套综合的超市管理软件，为了使上述人员能够快速，正确，完整使用该系统所具有的功能，特编写此用户手册。预期读者为超市管理系统的使用人员。1.2 背景项目名称：超市管理系统。提出者：XXX。开发者：郭琦，梁颖嘉，刘浩然，李小龙。用户：中小型超市1.3 定义XXXX（列出本文件中用到的专门术语的定义和外文首字母组词的原词组。）1.4 参考资料软件设计文档国家标准操作手册(GB856

2、788)。2 软件征述2.1 软件的结构2.2 程序表程序名 标识符 助记名售货系统 SaleManagement SaM库存管理系统 ReserveManagement RM订货系统 OrderManagement OM统计分析系统 AnalysisManagement AM系统管理系统 SystemManagement SyM登录 Login Log2.3 文卷表详情见用户手册。3 安装与初始化详情见用户手册。4 运行说明4.1 销售管理系统销售管理主要用来处理与企业的销售活动相关的业务，系统提供了从销售报价、销售出库到销售退货等完整的销售管理功能。通过销售系统与其他系统的结合使用，您还可

3、以动态掌握销售、结算及盈利情况，从而帮助企业及时调整销售策略，加快资金的回笼，提高销售利润率。此外，还可以跟踪销售业务员发货、销售及回款情况，从而全面考核业务员的销售业绩，销售指标完成情况，协助企业制定销售考核目标，扩大销售成果。4.1.2 运行步骤销售退货业务流程：登记“销售退货单”=登记“付款单 ”。在上述流程中的业务单据过帐后，相应会计科目和数据会发生变化，可参看下表： 业务单据 数据变化及帐务处理 相关查询 先货后款：库存减少、应收款增加 销售出库单 货款两清：库存减少、现金或银行存款增加 在库存明细查看库存变化情况，在资金管理中查询应收应付款的变化，另外还有销售单统计查询、销售报表查

4、询等 先货后款：库存增加、应付款增加 销售退货单 货款两清：库存增加、现金或银行存款减少 库存变化、及往来帐变化的查询同上，另外还有销售退货单统计查询等 收款单应收款减少、现金或银行存款增加 往来帐变化的查询同上。 付款单应付款减少、现金或银行存款减少往来帐变化的查询同上。 4.1.3 运行控制一、“销售出库单”是企业确认销售实现的依据，在实际业务处理当中您可以将其视同销售发票来处理。通过该单，一方面可以将商品作销售出库处理，另一方面可以进行货款的结算操作，实现物流和钱流同步处理二、“销售退货单”是企业确认销售退货的依据。通过该单，一方面可以将商品作销售退回处理，另一方面可以进行货款的结算操作

5、，实现物流和钱流同步处理。4.1.4 操作信息销售出库单1、单击【业务管理】=【销售出库单】 ，在弹出的窗口中单击 【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、 “原价”栏的值是根据客户在【辅助管理】=【会员管理 】中“适用价格”栏设置的值从【基础资料】=【商品资料】中提取；“现价”栏的值等于 “原价” 栏的值乘以“折扣” 栏的值。3、在“商品选择”窗口中，当输入焦点定位在过滤 栏时，按住 上、下箭头可以在商品明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。4、 “收款”项目应填收到的金额。注意，它并不是实收金额（即“本次现收” ） 。比如：您销售了元的货，客户当现给您元，

6、那么“收款”项目应填，这时系统自动把“找零”项目中填入元， “本次现收”栏填入元。5、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会减少，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应增加。6、如果“未结算金额”的值大于零，那么当您单击【审核通过】按钮后，对当前客户的应收帐款会自动增加，增加的数值等于“未结算金额” ；当您单击【取消审核】按钮后，对当前客户的应收帐款会自动减少，减少的数值等于“未结算金额” 。

7、7、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的销售订货单、销售出库单，以实现单据（商品）明细的快速输入。8、若“使用当前客户最近一次购买价格” 栏打“” ，则系统自动提取当前客户最近一次购买当前行商品时的“原价” 。9、若“使用小票打印格式”栏不打“” ，系统自动使用【系统维护】=【单据格式】中“销售出库单”对应的打印格式，否则将使用【系统维护】=【单据格式】中单击【销售单小票打印格式】按钮后设置的小票打印格式。10、条码枪的用法。首先将输入焦点定位在“商品条码”项目处，然后用条码枪对准商品条码扫描即可。若商品在库存中存在不同的批号，系统会弹出“商品选择”窗口，您应选择与实

8、际销售商品批号相同的商品。11、若“相同商品自动累加”栏打“” ，则当使用条码枪输入商品时,同一商品的数量、金额会自动累加。销售退货单1、单击【业务管理】=【销售退货单】 ，在弹出的窗口中单击 【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、原价是根据客户在【辅助管理】=【会员管理】中“ 适用价格”栏设置的值从商品资料中提取， “成本均价”取自该商品在【基础资料】=【商品资料】中设置的参考进价。3、在“商品选择”窗口中，当输入焦点定位在过滤 栏时，按住 上、下箭头可以在商品明细窗口中上、下移动。若输入有过滤条件，则回车(Enter)即选中当前行。4、 “本次现付”项目应填本次当现支付的金额。5、当您单击

9、【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，商品的库存不会发生增减变化,此时您可以随意调整单据中的数据。只有当您单击【审核通过】按钮后，商品的库存才会增加，此时不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态，这时商品的库存也相应减少。6、如果“未结算金额”的值大于零，那么当您单击【审核通过】按钮后，对当前客户的应付帐款会自动增加，增加的数值等于“未结算金额” ；当您单击【取消审核】按钮后，对当前客户的应付帐款会自动减少，减少的数值等于“未结算金额” 。7、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的销售出库单，以实现单据（商品

10、）明细的快速输入。为了准确核算商品的成本、利润，建议采用这种方式退货。8、若“使用当前客户最近一次购买价格” 栏打“” ，则系统自动提取当前客户最近一次购买当前行商品时的“原价” 。4.1.5 输入一输出文卷情况 频度 来源 输入媒体 限制 质量管理 支配查询 随机 系统使用人员键盘鼠标无 合理性检验出错返回废弃收银 随机 收银员 键盘鼠标收银员管理员可见合理性检验出错返回保留退货情况每日一次销售管理人员键盘鼠标销售管理员可见合理性检验出错返回废弃销售 ID 整数 1 位10 位商品条形码 字符串 数字 10 位商品数量 整数 1 位10 位商品种类 字符串 员工 ID 字符串 汉字 210

11、位销售销售日期 日期 YYYY-MM-DD 2001-1-13000-1-1购物单编号 数字 数字 8 位购物单商品编号 字符串 数字字母 10 位商品购买数量数字 数字 4 位4.1.6 输出文段的复制情况 频度 来源 输出媒体 限制 质量管理 支配查询结果随机 系统使用人员显示器 无 合理性检验出错返回废弃入库单 随机 库存管理部门显示器，打印机库存管理人员可见合理性检验出错返回保留售货单 随机 收银员 显示器，打印机收银员管理员可见合理性检验出错返回保留销售 ID 整数 1 位10 位商品条形码 字符串 数字 10 位商品数量 整数 1 位10 位商品种类 字符串 员工 ID 字符串 汉

12、字 210 位销售销售日期 日期 YYYY-MM-DD 2001-1-13000-1-1购物单编号 数字 数字 8 位商品编号 字符串 数字字母 10 位购物单商品购买数量数字 数字 4 位4.1.7 恢复过程数据库可能出故障，那么存储的数据可能丢失，因此要每隔一小段时间对数据进行备份。服务器可能出问题，可使用其他的服务器代替。内存可能出现泄露，重新启动系统就可以解决问题。系统可能出现死机，重新启动系统就可以解决问题，操作可自动回滚。系统也可能出现其他不可预见的问题，可找开发团队人员解决。4.2 库存管理系统说明库存管理包括商品信息入库管理、商品信息出库管理、盘点商品信息、设置供应商等功能。4

13、.2.1 操作信息为了方便您在系统操作中管理入库信息，出库信息，或者盘点信息，以及设置供应商的信息，本软件专门设置了增加，删除，修改，查询等功能。【操作方法-商品入库录入】1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=【商品入库录入】 ，打开“商品入库录入”窗口；2、在窗口中输入完整的入库单信息，包括入货单 ID，商品 ID，商品单价，商品数量，商品总价，入库日期等。3、点击保存。4、下面的商品列表刷新录入的信息。【商品出库管理】1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=【商品出库管理】 ，打开“商品出库管理”窗口；2、在窗口中输入完整的出库单信息，包括商品 ID，商品单价，商品数量，商品总价，出库日

14、期等。3、点击保存。4、下面的商品列表刷新录入的信息。【商品信息盘点】1、在软件主窗口中单击【商品信息管理】=【修改在库商品信息】 ，打开“修改在库商品信息”窗口；2、在窗口中输入需要修改的商品信息，包括商品 ID，商品单价，商品数量，商品总价，出库日期等。3、点击保存。4、下面的商品列表刷新录入的信息。【供应商信息管理】1、在软件主窗口中单击【供应商信息管理】=【修改供应商信息】 ，打开“修改供应商信息”窗口；2、在窗口中输入需要修改的供应商信息，包括厂商编号，厂商名称，厂商地址，厂商电话，联系人等。3、点击保存。4、下面的供应商列表刷新录入的信息。4.2.2 输入-输出文卷输入格式：数据名

15、称 数据类型 格式 范围 精度厂商编号 字符串 数字+字母 20 位 厂商名称 字符串 【采购订货单】 ，在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、当您单击【保存】按钮后，该单据只以“草稿”的形式保存，此时您可以随意调整单据中的数据。当您单击【审核通过】按钮后，便不能再对该单据中的数据进行调整；若需调整，可通过单击【取消审核】按钮将该单据恢复为“草稿”状态。3、因为在商品资料中设定了“最低库存数量”及“最高库存数量” ，所以您在单击【根据库存设置生产订货明细】按钮时，系统会根据商品当前的库存量自动生成需要订货的商品及数量。4、若在【业务管理】=【销售出库单】中登记了“补货”资料，

16、那么您可单击【提取补货数据】按钮，系统会根据“补货”情况自动生成需要订货的商品及数量。 “整单终止”打“”表示该订货单已生效（货已收到） 。5、单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择可供参考的订货单据，以实现单据（商品）明细的快速输入。6、若“使用当前供货商最近一次供货价格” 栏打“” ，则系统自动提取当前供货商最近一次供给您当前行商品的价格。例如：超市饮料（可乐、雪碧等）低于库存数量，需要订货的操作如下：1、单击【业务管理】=【采购订货单】=【根据库存设置生产订货明细】,然后会提示饮料低于库存数量，接着在弹出的窗口中单击【新增】按钮开始登记一张新的单据。2、在新的单据上填写需要订购的饮料信息：可乐（50 箱） 、绿茶（30 箱） 、雪碧（20 箱）等，然后单击【保存】按钮。3、接着单击【参考】按钮，可以在弹出的“参考单据”窗口中选择