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1、高效的时间管理,南昌大学刘文斌,课程目的:,1、认识时间管理的重要性和必要性，了解时间管理的应用方法；2、掌握时间管理技巧,提高管理效率。,常见的问题,这个来电话，那个来请示、投诉比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说“不”，因此总要打乱时间计划,您的问题是什么？,1.2.3.4.5.,您的解决办法？,无能为力；尽量加班；减少自己的休闲时间；求助于老板；把一些事情向后推迟；,格言,浪费他人的时间，无异于谋财害命！ 鲁迅,浪费自己的时间呢？,必须建立的观念,失去的时间是永远无法追回的我们都有相同
2、的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事损失了时间就等于抵押你的未来时间是经不起浪费的时间一流逝，我们就一无所获,我们为何忙乱？,电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序,做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙,时间管理的障碍,障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化障碍三：时间掌握在别人手中障碍四：时间管理太麻烦障碍五：习惯不同，我就这样，不好改,时间哪里去了？,对时间的分析,时刻提防时间死亡陷阱,对于未
3、来没有梦想和目标。每天毫无目的地生活。一切毫不在意。感觉不到生活的充实、成长和幸福。没有感性、欲望与热情。无法精神焕发地运作，宛如死水一般。无法产生新的思考或创意。对现状没有改变的欲望。没有自己想要创造的冲动。时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。,（11）丧失自信。（12）感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉。（13）时常受任性或一时冲动的支配。（14）感到是在被流放的情形下生活。（15）顺着对方的说法行动。（16）和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走。（17）过度沉迷于快活和游乐中。（18）做坏事或有坏习惯。（19）持续妨碍健康的规律性生活。（20）每天的生活是昨日的延续，毫无变化
4、或起伏。,（21）假日或闲暇时，做什么事都提不起劲，只是闲待着。（22）只是为了打发时间而游玩。（23）始终和同样的成员，做着同一形式的交际。（24）千篇一律地与人交往和行动。（25）千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒。（26）只因为责任在肩而与讨厌的人来往。（27）完全不投机的人际关系。对对方采取漠不关心的态度；由于空虚而令人感到受不了的沉默。（28）埋没在工作之中，以致失去自我。（29）每天在公司里重复着同样的工作。（30）只是义务感驱使才做工作。,（31）无意识地完成被赋予的工作。（32）毫无所思机械性地工作。（33）工作中没有创意。（34）在工作或人际关系中，常感到痛苦。（35）在
5、工作或人际关系中，采取逃避的态度。 时间死亡的时候，人的精神活动随之停止，人的成长也会停止，甚至退步。时间的死，会给人的身心带来不良影响，并使它衰弱；而且管理者常常有陷入这种状态的危险。这一点，确实令人害怕。,十大无效时间应用法：,老是在做别人喜欢你做的事；老是用同样的方式完成事；做你不擅长的事；做无乐趣可言的事；总是被打断的事；别人也不感兴趣的事；超出预计两倍时间的事；合作者不可信赖或没有品质保偿障的事；不可预期进行过程的事；煲电话粥。,计算时间价值,每天工作8小时，每年242个工作日,价值启示,你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多
6、少时间，就会浪费多少钱规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益,你能支配你的时间吗？,请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？,A、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 B、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。C、先做容易的做，然后再做难做的事。D、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需花大量时间才能做好的事。,E、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。F、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。G、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。H、先做别人的事，然后再做自己的事。I、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。,你平时喜好用哪种方式？,你平时喜好用哪种方式？,J
7、、先做有趣的事，再做枯燥的事。K、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。L、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。M、先做已发生的事，后做未发生的事。,时间管理的原则,原则一：80/20原则,20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力做好20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作,如80的销售额是源自20的顾客；80的病假是由20的员工所占用：80的档案使用量集中于20的档案；80的菜是重复20的菜色；80的垃圾是源自20的地方；80的看电视时间都花在20的节目；80的阅读的书籍都是取自书架
8、上20的书籍；80的看报时间都花在20的版面；80的电话都是来自20的发话人；80的外出吃饭都前往20的餐馆；80的讨论都是出自20的讨论者；80的教师辅导时间都被20的学生所占用。“80/20 原理”对时间使用者的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80的时间，你也只能取得20的成效；你应该将时间花用于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20的时间，即可取得80的成效。,如何坚持这一原则？,列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力,常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力,原则二：目标ABC,A：必须做的B：应
9、该做的C：暂时可以不做的,大多数的管理者在编排行事的优先次序时，所考虑的是事情的“缓急”，而非事情的“轻重”，他们经常把每日待处理的事区分为三个层次处理：第一层次：今天“必须”做的事（即最为紧迫的事）；第二层次：今天“应该”做的事（即较不紧迫的事）；第三层次：今天“可以”做的事（即不紧迫的事）；假如愈是紧迫的事，其重要性愈高，愈不紧迫的事，其重要性愈低，则依循以上的优先次序办事并无不妥。,原则三：排列优先次序,紧急,不紧急,重要,不重要,A：紧急 重要,B：不紧急 重要,C：紧急 不重要,D：不紧急 不重要,时间管理四象限,管理既然是以目标的实现为导向，那么试问在一系列以实现目标为依据的待办事
10、项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应拖延处理，甚至不予处理？,应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越重要，它们越应获得优先处理；对 实现目标越无意义的事情，越不重要，它们愈应延后处理。,在编列行事次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。根据这个见解，各级管理者值得考虑采取的办事次序应该是：第一优先：重要且紧迫的事。第二优先：重要但不紧迫的事；第三优先：紧迫但不重要的事。第四优先：不紧迫也不重要的事。,四象限原理解析,A：紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件,B：准备工作 预防措施 计划 人际关系的
11、建立 真正的再创造能力 自身能力的提升,C：造成干扰的访问、电话、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事,D：忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动,注重象限一者你压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,注重象限二者有远见、有理想平衡 纪律自制少有危机,你注重哪个象限,你注重哪个象限,注重象限三者短视近利危机处理 轻视目标与计划缺乏自制力怪罪他人人际关系浮泛,注重象限四者全无责任感工作不保依赖他人或社会机构为生,时间管理矩阵使用技巧：,不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事
12、情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。,原则四：制订计划,对工作做出计划，并按计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间列出日、周、月的工作清单,一位人事主管的周工作计划,原则五：养成习惯,Watch your thoughts 注意你的思想,Watch your words 注意你的话,they become words 它会成为你的话,they become actions 它会成为行动,Watch your actions 注意你的行动,they become habits 它会成为习惯,Watch your h
13、abits 注意你的习惯,they become character 它会成为你的个性,Watch your Character 注意你的个性,it become your destiny 它决定你的命运,高效时间管理的方法,有效管理时间四大法则：,法则一：明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20/80原理的运用,法则三：制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标自我激励法则四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日,方法之一：,只做重要的事情六项工作法：,请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情：,如
14、何选择？,对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断：我内心深处的潜意识是什么？我真的必须做这些事吗？假如我不做，会发生什么事情？如果我拖延，会对我的生存环境有什么影响？,方法二：日计划AB表,A表六项工作每项工作开始及结束时间每项工作完成情况,B表未完成事项未完成原因是否需要移到明天继续做？明天能否完成？,每天只要五分钟！,方法之三：,标准化操作,电梯测试：由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会，为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲。会议开始前，客户决策人对你说：“实在对不起，我必须马上去参加一个重要会议，无法听你的介绍了。你看能否这样，利用乘电梯的时间，你把要点大概和我说一下，如何？”,
15、现在，你只有30秒！,用标准化来提高效率,环境标准化：保证办公环境的整洁有序时间标准化：计算时间，保证守时讲解标准化：对于新客户，拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式流程标准化：建立标准的运作流程，以此促进沟通和高速解决问题操作标准化：针对各项工作的具体操作，建立操作标准，并以此来培训员工,还有哪些？,为了善于处理工作应有的做法 定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Do things right提升到另一个的境界Do the right thing境界。,工作评价的着眼点应明确 良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。,
