档案的立卷方法和要求

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1、档案的立卷方法和要求,讲解提纲,一.档案的作用二.立卷制度的确定三.立卷的准备四.归档文件整理工作的内容和方法五.各类档案年度号的确定原则六.档案归档时间和归档手续,一.档案的作用,它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点:1.行政管理的查考凭据 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题.2.生产建设的参考依据 档案中

2、记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料.,3.科学研究的可靠资料 档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学研究的必要条件.4.宣传教育的生动素材 利用档案写回忆录、著书、演讲报告,进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.5.维护国家、集体和个人权益的法律书证 档案能够

3、以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题.,二.立卷制度的确定,文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。1.文件处理部门立卷制度的确立 早在1955年1月17日经中共中央批准的中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日，国务院作出的关于加强国家档案工作的决定，单独写了一条“全面推行文 书处理部门立卷，以

4、建立统一的归档制度”，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前,均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向档案部门归档。,2. 档案部门整理的弊端 由档案部门整理归档文件会产生以下弊端：由档案部门整理该归档的文件，整理工作几乎成了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系，因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案部门查阅

5、，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。,3.文件部门整理的优点 1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。,三.立卷的准备1.什么叫立卷 将零散的文件材料根据其相

6、互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程.2.立卷的准备第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的 、和的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终归档.第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。,四.归档文件整理工作的内容和方法 1.案卷的含义和组卷要求1)案卷的含义 案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有有机联系

7、、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素:a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元;b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值基本一致);c)密级大体相同;d)材料具有有机联系(这点最重要).,2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11-15条)a) 各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用;b) 归档文件材料必须准确反映我院科研项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存; C)凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档; d)使

8、用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格统一为：A4 （297mm210mm）的纸张，并且要用激光或喷墨打印，脊背规格与卷盒、卷夹的长度和厚度相同，规格为300mm20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，档案所用各种表格、档案盒，内容规格应统一（具体规格以国家制定的有关标准为准）;,e） 归档文件材料字迹工整，用碳素、蓝黑墨水书写；图纸必须符合国家标准，字图清晰，纸质优良.2.案卷的组织方法(也叫归档文件组卷原则.是办法的第16条)1)文书档案一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、

9、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。并且按年度-保管期限(再按文件材料的不同内容分别组卷)分类.2)地质项目档案以每一课题为单元组成案卷,它具有专题性、成套性特点,如果文件材料多的话,可分阶段(开题、中期、成果鉴定)分别组卷归档.重要项目的科技文件材料应复制二份至三份配套归档。,3）基建档案按每一工程项目(名称)为单元来组成案卷,它具有成套性特点,一般按一项一卷，一项有多卷的按工程阶段排列组卷。4）设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组成案卷,一个型号的文件材料组一个或几个案卷.5) 会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个

10、保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期限分别组成案卷.6)房地产档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。,3.案卷内排序(办法的十七条) 1) 管理内容的档案（也包括文书档案）按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后. 2) 项目课题按准备阶段、研究实验

11、阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后). 3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程竣工验收等排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后).,4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷(如文字混合卷:文字在前、图件在后). 5）会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列,凭证按时间顺序排列. 6）应当按照房地产权属变化、产权文件形成时间及权属文件主次关系排列(如文字混合卷:文字在前、图件在后).,4.案卷编目方法(办法的第十八条)4.1.文

12、书档案案卷编目方法4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序逐件编目，比如来文与复文为一件时,只对复文进行编目.并在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容(也就是说在一件的首页空白位置).归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构、问题等选择项。(注归档章尺寸见手中材料). 案卷内归档文件目录的格式(采用excel表格,统一表格到 院内 网中获取),表格的名词解释,a)件号 文件的排列顺序号，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始逐件编流水号，即每年按永久、长期、短期分别从“1”开始逐件编流水号

13、。b)责任者 是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。c)文号 文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。,d)题名 题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。 e)日期 日期即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。f)页数 页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。g)备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。,4.1.2填写备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注

14、释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。 注:备考表尺寸见手中材料(电子表格到院内网中获取) 4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、机构名称、起止件号.,4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表(采用excel表格,统一表格到院内 网中获取),案卷(顺序)号:

15、用阿拉伯数字书写;案卷标题(题名):应与按案卷封面上的标题完全一致,不允许随意改动或增减文字;年度:即该案卷的所属年度;保管期限:即该案卷的保管期限;页数:即卷内实有档案文件的总页数;备注:用于说明某些特殊情况,如卷内文件字迹已扩散、模糊、卷内文件的销毁、损坏、移出等情况.,4.2会计档案案卷编目方法 4.2.1填制案卷封面 a)填制会计凭证封面(对照实物讲解) b)填制会计帐簿(报表)封面 填写项目: 编报单位名称、会计帐簿(报表)名称、保管期限、年度.4.2.2填制会计档案案卷目录(采用excel表格,统一表格到 院内网中获取) 会计凭证目录,会计帐簿(报表)目录 需按照会计档案保管期限表上内容归档,4.3科技档案(项目、基建、设备)和房产档案编目方法4.3.1编页号 为案卷内每一页科技文件编制顺序号,以便固定案卷内文件的顺序,便于确定统计案卷内科技文件的数量,有助于保护和查找使用.其方法是: (a)凡是有书写内容的页面,都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注(采用HB铅笔); (b)单面书写的文件在右下角编号,双面书写的文件,正面在右下角编号,背面在左下角编号; (c)卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号.,