《职业健康安全、环境管理体系文件控制程序（企业通用程序文件）》由会员分享，可在线阅读，更多相关《职业健康安全、环境管理体系文件控制程序（企业通用程序文件）（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、文件控制程序1 范围本文件规定了与职业健康安全、环境管理活动过程有关的文件的标识、签署、发放、更改、保存、销毁等方面的要求。本文件适用于职业健康安全、环境管理体系文件的控制。2 引用文件GB/T24001-2016环境管理体系 规范及使用指南GB/T28001-2011职业健康安全管理体系 要求QG/QN 303-2017 法律法规与其他要求控制程序 3 职责体系办负责职业健康安全、环境管理体系文件的管理；各部门按体系管理手册中职业健康安全、环境管理体系过程中的文件管理。4 程序4.1 文件分类按文件内容和控制方式不同，文件分为以下几类：a) 职业健康安全、环境管理文件，包括职业健康安全、环境
2、管理手册，程序文件、工作标准（含所级与部门级工作标准，部门级以下称作业指导书）等；b) 法律法规性文件：包括国家法律法规、标准，部门规章及行业标准，地方法规及相关的标准等；c) 记录和表格。4.2 文件编号为便于使用、检索和保存，文件一般均应编号。编号由标准化人员负责。可按下列方法编号：a) 管理手册：按 QG/QN 300类编号，其中为年号；b) 程序文件：按 QG/QN 3类编号，其中-为顺序号 年号；c) 工作标准：按 QG/QN 4类编号，其中-为顺序号 年号；d) 作业指导书：按 QG/QN (部门简称)类编号，其中-为顺序号 年号e) 法律法规性文件：沿用原文件编号。4.3 文件签
3、署4.3.1 文件发放前应签署，得到批准，以确保文件是充分与适宜的。4.3.2 必要时定期对文件进行评审和更新。4.3.3 需要时，文件输出在发放前进行评审。评审由体系办负责组织。4.3.4 文件签署规定：a) 职业健康安全、环境管理手册：由体系办拟制，管理者代表审核，所长批准。b) 程序文件及所级工作标准：按职业健康安全、环境管理体系的要素或要点分别由主管部门拟制，部门领导审核，相关部门会签，管理者代表批准；c) 作业指导书：负责相关作业、操作的主管部门拟制，部门领导审核，内审员会签，体系办领导批准；程序文件、工作标准（含作业指导书）审签记录见附录 A 的表 A.1。4.4 文件发放4.4.
4、1 管理手册、程序文件和工作标准在所内部网上以只读方式发布，全所各部门和人员均能查阅、学习。管理手册、程序文件和工作标准（含作业指导书）也可以纸质文件或承载文件的光盘方式发放。发放前由文件管理人员在封面上编写受控号。管理手册和各程序文件、所级工作标准的受控号编号均从 01 起。使用部门不得自行翻印复制。4.4.2 管理手册、程序文件、工作标准（不含作业指导书）由体系办统一发放，需要时可由各部门拟定发放对象，发放单行本。必要时可以光盘形式发放。文件发放应保证重要的使用场所都能得到相应文件。文件管理人员负责登记、发放，领用人在职业健康安全环境管理体系文件发放/回收记录表 （见表 A.2）上签名后方
5、能领取。4.4.3 作业指导书发放对象由其相关拟制部门拟定并分发，作业指导书应保证送达体系办备案。4.4.4 需要发至相关方的文件，由相关业务部门提出申请，体系办领导审核，管理者代表批准，相关业务部门负责送达并由相关方签收。4.5 管理手册、程序文件、工作标准（含作业指导书）的使用与保管4.5.1 现场使用的管理手册、程序文件、工作标准（含作业指导书）均应是现行的有效版本。4.5.2 持有管理手册、程序文件、工作标准（含作业指导书）的部门和人员应妥善保管文件。4.5.3 若出现管理手册、程序文件和工作标准破损、遗失均应报告体系办，并办理相应的申请手续后才能补发。文件管理员应在原来的职业健康安全
6、、环境管理体系文件发放记录“备注”一栏中注销破损、遗失的领用文件登记。对破损的文件应予以回收并按有关规定予以销毁。对破损的支持性文件，由拟制部门及时予以更换，并做好记录，销毁被更换文件。4.5.4 文件保存要求：a) 文件应清晰、完整、审批手续完备；b) 文件应分类编号保存，易于识别、检索；c) 文件保存在适宜的环境中，保证文件安全、不损坏；d) 防止未经许可的人员接触保密文件。4.6 管理手册、程序文件、工作标准（含作业指导书）的补充、更改与回收4.6.1 根 据 本 所 职 业 健 康 安 全 与 环 境 管 理 方 针 和 中 长 期 目 标 ， 对 照 最 新 的 法 律 法 规和 本
7、 所 新 的 重 要 环 境 因 素 、 重大危险源清单，经体系审核、管理评审或运行控制需要提出，认为需要补充必要的程序文件、工作标准，以保证运行不偏离职业健康安全、环境方针、目标的，由体系办填写职业健康安全环境管理体系文件补充/更改通知单 （见表 A.3） ，组织相关部门补充拟制有关的程序文件、工作标准，按本文件 4.3 条款规定，经签署批准后发布施行。4.6.2 管理手册、程序文件、工作标准（含作业指导书）如需更改，应填写职业健康安全环境管理体系文件补充/更改通知单 （见表 A.3） 。管理手册的更改通知单由体系办拟制，程序文件、工作标准（含作业指导书）的更改通知单由原拟制部门拟制；审核和
8、批准由原审批部门进行。管理手册、程序文件和工作标准（不含作业指导书）的更改实施，由体系办负责。更改需标志修改状态。修改状态的标志是：没有标记表示该页未经修改，a 表示该页第一次修改，b 表示该页第二次修改，依次类推。作业指导书的更改由原拟制部门负责实施。4.6.3 管理体系文件的更改可采用划改、换页和换版的方式进行。如仅存在个别印刷错误，文件管理员可直接在管理体系文件上划改并加盖文件更改章。换页或换版更改需将作废的文件收回，若需销毁，归档文件由档案管理人员按有关规定予以销毁，非归档文件由文件发放部门管理人员回收后销毁。4.6.4 作废文件如需作历史文档保留的，需加盖 “作废保存”的印戳。 “作
9、废保存”文件的借阅应进行记录。4.6.5 文件因更改、破损等原因，造成失效或作废，若需换发新文件，受控文件原受控号不变。4.6.6 为法律或积累知识目的等原因，需保留已作废的文件，应加作废标识，以防误用。4.7 法律法规性文件的控制4.7.1 体系办按法律法规和其他要求控制程序要求，负责收集、跟踪相关国家、行业法规或标准的最新有效版本，统一编号，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并及时收回已替代的文件。4.7.2 各部门应识别和获取有关的法律、法规的有效版本。5 记录5.1 归档的文件由档案室负责文件控制记录的保存。未归档的文件由各部门负责文件控制记录的保存。5.2 执行本文件形成的记录：a)
10、 程序文件、工作标准（含作业指导书）审签记录表 编号：xxCX14/xx - xx b) 职业健康安全环境管理体系文件发放/回收记录表 编号：xxCX15/xx - xxc) 职业健康安全环境管理体系文件/补充更改通知单 编号：xxCX16/xx - xx表 A.1 程序文件、工作标准（含作业指导书）审签记录表文 件 审 签 表编号： CX14/ - 审签文件名称 文件代号 文件起草部门 拟制/日期 审核/日期文件会签目的和要求：1. 确认涉及本部门的职责已明确，工作接口清楚；2. 确认程序的规定能够在本部门完全贯彻执行。主 要 责 任部 门 确 认（签名/日期） 相 关 责 任部 门 确 认
11、（签名/日期）文件审查目的和要求：1. 确认程序、标准等文件内容符合法律法规和其他要求；2. 确认程序、标准等文件的规定能满足职业健康安全、环境体系的要求并符合操作性要求；3. 审查项目有文件格式、职责职权、工作接口、引用文件、记录表格和其他内容。批 准（签名/日期） 年 月 日回收备注领用日期领用人（签名）受控号文件代号文件名称单位/部门职业健康安全环境管理体系文件发放/回收记录表（式样）编号： CX15/-序号表 A.3 职业健康安全环境管理体系文件/补充更改通知单（式样）编号： CX16/ - 更改文件名称文件代号 生效日期更改原因：更改前： 更改后：原修改状态 现修改状态拟 制/日 期 审 核/日 期会签/日期批 准/日 期
