《公司收发文管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司收发文管理制度（30页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、公司收发文管理制度第 一 章 收 文 管 理 办 法第 一 条 公 司 各 部 门 、 各 分公 司 、 各 子 公 司 ， 凡 要 求 公 司 办理 的 重 要 事 情 ， 应 以 书 面 形 式 送达 公 司 办 公 室 ， 可 以 是 纸 质 文 件 ，也 可 以 发 电 子 邮 件 。 来 文 务 必 注明 来 文 时 间 、 联 系 人 及 联 系 电 话 。紧 急 、 临 时 事 项 可 以 电 话 或 传 真形 式 通 知 或 传 达 到 办 公 室 。 公 司办 公 室 对 电 话 交 办 的 事 情 不 清 楚或 没 有 收 到 传 真 、 传 真 件 不 清 楚应 在 15
2、 分 钟 内 告 之 对 方 。 接 收电 话 应 按 规 定 格 式 做 电 话 记 录 。电 话 记 录 和 传 真 件 都 按 文 件 办 理程 序 办 理 。第 二 条 签 收 ： 收 文 统 一 由 办公 室 文 档 管 理 员 签 收 、 拆 封 ， 急件 应 注 明 签 收 时 间 。第 三 条 登 记 ： 办 公 室 文 档 管理 员 收 文 后 将 公 文 标 题 、 字 号 、发 文 机 关 、 收 文 日 期 、 份 数 等 逐项 登 记 并 按 收 文 顺 序 登 记 ； 凡 以本 公 司 为 收 文 对 象 的 公 文 一 律 由办 公 室 文 档 管 理 员 登 记
3、 。第 四 条 拟 办 ： 办 公 室 文 档 管理 员 将 收 到 的 公 文 登 记 后 全 部 交办 公 室 主 任 ， 由 办 公 室 主 任 提 出处 理 意 见 。 紧 急 公 文 ， 拟 办 意 见中 应 有 明 确 的 办 理 时 限 。第 五 条 签 批 ： 办 公 室 文 档 管理 员 按 办 公 室 主 任 提 出 的 处 理 意见 分 送 相 关 领 导 签 批 。第 六 条 分 送 ： 由 办 公 室 文 档管 理 员 按 照 办 公 室 主 任 或 有 关 领导 的 签 批 意 见 分 送 其 他 有 关 领 导和 有 关 部 门 。 从 签 收 、 登 记 、 拟
4、办 到 分 送 ， 时 间 一 般 不 得 超 过 2小 时 。第 七 条 传 阅 ：（ 一 ） 公 司 领 导 批 示 的 文 件 由办 公 室 文 档 管 理 员 送 至 有 关 人 员和 部 门 阅 知 。 阅 文 时 间 一 般 不 超过 2 个 工 作 日 ， 急 件 当 天 阅 批 。各 级 领 导 阅 、 批 公 文 应 仔 细 、 认真 ， 采 取 签 阅 制 原 则 ， 阅 毕 应 签上 姓 名 ， 并 注 明 日 期 ； 需 要 签 署具 体 意 见 的 ， 要 明 确 、 具 体 。（ 二 ） 公 文 传 阅 应 做 到 准 确 、及 时 ， 避 免 漏 传 、 误 传
5、。 公 文 传阅 一 般 不 横 传 ， 必 须 专 人 传 递 。传 递 公 文 ， 应 办 理 签 收 手 续 。 收件 人 收 到 公 文 后 应 签 署 姓 名 ； 退回 公 文 时 办 公 室 文 档 管 理 员 应 当面 注 销 ， 避 免 丢 失 。属 重 要 秘 密 文 件 ， 在 阅 办 时 采取 在 原 件 签 字 ， 用 复 印 件 办 理 的原 则 进 行 。第 八 条 承 办 ： 上 级 机 关 要 求办 理 、 领 导 批 示 办 理 及 其 它 需 要办 理 的 公 文 由 有 关 部 门 承 办 。 属部 门 职 责 范 围 内 的 事 项 由 该 部 门办 理
6、 。 各 有 关 部 门 收 到 公 文 后 按规 定 期 限 及 时 办 理 。 涉 及 两 个 以上 部 门 承 办 的 公 文 应 由 主 办 部 门与 相 关 部 门 协 商 办 理 。 需 报 请 上级 机 关 批 准 的 事 项 ， 由 承 办 部 门提 出 办 理 意 见 并 代 拟 文 稿 ， 交 办公 室 送 领 导 签 发 上 报 。第 九 条 回 传 抄 告 ： 承 办 人 员办 理 公 文 完 毕 要 回 复 来 文 单 位 。把 办 理 情 况 写 明 在 文 件 首 页 或 文件 办 理 单 上 指 定 位 置 ， 将 有 领 导签 批 的 文 件 首 页 或 文
7、件 办 理 单 复印 回 传 给 签 批 过 此 件 的 人 员 和 来文 单 位 ； 同 时 把 文 件 连 同 文 件 办理 单 原 件 传 回 办 公 室 ， 承 办 部 门留 存 复 印 件 。第 十 条 跟 踪 督 办 ： 已 送 领 导传 阅 批 示 或 交 有 关 部 门 办 理 的 公文 ， 办 公 室 文 档 管 理 员 、 办 公 室主 任 要 及 时 检 查 催 办 ， 以 防 漏 办或 延 误 。第 十 一 条 保 密 ： 阅 办 公 文 ，尤 其 是 重 要 和 机 密 文 件 ， 应 严 格遵 守 保 密 制 度 和 办 文 规 定 ， 任 何人 不 得 将 文 件
8、 随 意 搁 放 ， 带 到 公共 场 所 或 带 回 家 中 ， 以 防 泄 密 或丢 失 。第 十 二 条 文 件 丢 失 ， 应 及时 报 告 办 公 室 。 对 丢 失 文 件 造 成后 果 的 ， 按 保 密 法 有 关 规 定 处理 。第 十 三 条 管 理 ： 收 文 办 理 完毕 后 应 交 回 办 公 室 ， 由 办 公 室 文档 管 理 员 统 一 管 理 ， 每 年 一 月 和六 月 上 旬 移 送 档 案 室 归 档 。第 十 四 条 清 退 ： 凡 需 清 退 的文 件 ， 各 部 门 应 在 文 件 办 理 完 成后 立 即 交 办 公 室 ， 由 办 公 室 文
9、档管 理 员 交 办 公 室 主 任 做 出 存 档 、销 毁 或 者 其 它 处 理 决 定 。第 二 章 发 文 管 理 办 法第 十 五 条 起 草（ 一 ） 公 司 文 件 的 起 草 由 责 任部 门 按 要 求 起 草 。1 涉 及 董 事 会 、 股 东 会 、 监 事会 使 用 的 文 件 和 材 料 由 董 事 会 秘书 、 党 办 行 政 办 负 责 拟 写 。2 专 业 技 术 职 务 评 聘 和 人 力资 源 管 理 使 用 的 文 件 ， 由 公 司 组织 人 事 部 负 责 草 拟 。3 安 全 生 产 管 理 部 使 用 的 文件 ， 由 公 司 安 全 生 产
10、管 理 部 负 责草 拟 。4 财 务 预 算 、 决 算 和 涉 及 股权 投 资 使 用 的 文 件 ， 由 公 司 财 务部 负 责 草 拟 。5 项 目 管 理 、 技 术 开 发 管 理使 用 的 文 件 由 公 司 科 技 部 负 责 草拟 。6 合 同 、 协 议 和 法 律 事 务 管理 使 用 的 文 件 由 公 司 市 场 部 负 责草 拟 。7 涉 及 企 业 管 理 、 制 度 建 设使 用 的 文 件 由 公 司 企 管 部 负 责 草拟 。8 涉 及 资 源 规 划 方 案 、 资 源管 理 、 办 证 使 用 的 文 件 由 公 司 资源 部 负 责 草 拟 。9
11、 其 它 对 口 专 职 部 门 归 属 的文 件 ， 由 党 办 行 政 办 草 拟 。10 各 单 位 可 根 据 工 作 需 要 ，可 以 本 部 门 名 义 下 发 非 红 头 文 件类 公 文 ， 并 负 责 该 文 所 涉 及 的 跟踪 、 督 促 和 办 理 。（ 二 ） 文 件 起 草 必 须 用 统 一 印制 的 XXXXXXXX 股 份 有 限 公 司公 文 纸 和 拟 文 笺 （ 发 文 稿 纸 ） ，如 以 电 子 文 本 方 式 ， 可 到 公 司 文印 室 套 用 固 定 格 式 和 发 文 稿 纸 ，并 将 电 子 文 本 交 文 印 室 留 存 。（ 三 ） 文
12、 件 起 草 必 须 按 拟 文 笺格 式 拟 办 。1 核 稿 ： 先 由 拟 稿 部 门 负 责 人校 对 ， 负 责 人 核 稿 并 在 相 应 栏 目内 签 名 后 交 办 公 室 ； 由 办 公 室 主任 对 文 字 和 内 容 把 关 后 在 核 稿 栏签 字 ， 并 按 定 密 要 求 注 明 密 级 。2 签 发 ： 办 公 室 主 任 核 稿 后 由办 公 室 文 档 管 理 员 送 相 关 领 导 签发 。 向 政 府 有 关 部 门 报 送 的 请 示和 报 告 ， 由 分 管 副 总 经 理 审 签 ，法 定 代 表 人 签 发 ； 以 公 司 名 义 上报 和 下 发
13、 涉 及 全 局 性 、 重 大 经 营项 目 、 重 要 工 作 部 署 的 文 件 ， 由分 管 副 总 审 核 ， 总 经 理 签 发 ； 其他 文 件 由 分 管 副 总 签 发 ； 有 严 格时 间 要 求 的 文 件 ， 若 主 要 领 导 或相 关 领 导 因 故 不 在 ， 其 委 托 的 其他 领 导 可 以 代 签 。 未 经 办 公 室 审核 的 文 稿 ， 公 司 领 导 一 律 不 直 接受 理 。 以 本 公 司 为 主 的 联 合 发 文 ，在 领 导 签 字 后 由 承 办 部 门 送 联 合发 文 的 其 它 单 位 领 导 签 字 ， 所 有联 合 发 文
14、机 关 领 导 签 字 完 毕 后 印发 。 特 殊 情 况 下 ， 经 领 导 批 示 ，可 由 党 办 行 政 办 公 室 主 任 代 为 签发 。3 编 号 ： 公 司 所 有 对 外 发 文 ，由 办 公 室 统 一 编 号 。4 标 题 ： 由 发 文 机 关 名 称 、 文件 主 题 和 文 种 组 成 。 标 题 中 的 发文 机 关 用 全 称 ， 即 中 共XXXXXXXX 股 份 有 限 公 司 委 员会 、 XXXXXXXX 股 份 有 限 公 司 、中 共 XXXXXXXX 股 份 有 限 公 司纪 律 检 查 委 员 会 、 XXXXXXXX 股份 有 限 公 司 工
15、 会 委 员 会 。 标 题 写在 拟 文 笺 上 标 题 栏 内 。5 附 件 ： 附 件 名 称 写 在 发 文 稿纸 附 件 栏 内 ， 应 与 附 件 标 题 一 致 。附 件 装 订 在 文 件 之 后 。6 主 送 ： 主 要 受 理 文 件 的 机 关 。主 送 机 关 应 用 全 称 、 规 范 简 称 或同 类 机 关 统 称 ， 写 在 拟 文 笺 上 主送 栏 内 。 上 行 文 主 送 机 关 规 范 简称 ： 市 委 、 市 政 府 ； 市 委 办 公 厅 、市 政 府 办 公 厅 ； 市 卫 生 局 等 。 下行 文 普 发 文 件 规 范 简 称 ： 公 司 各单
16、 位 ， 各 外 包 公 司 。7 抄 送 ： 主 送 机 关 以 外 需 要 告知 文 件 内 容 的 上 级 、 下 级 和 不 相隶 属 的 机 关 ， 抄 送 机 关 按 上 级 机关 、 平 行 机 关 、 下 级 机 关 顺 序 排列 写 在 拟 文 笺 抄 送 栏 内 。 一 般 不抄 送 个 人 。8 主 题 词 ： 由 拟 稿 人 按 国 务院 公 文 主 题 词 表 规 定 把 主 题 词填 写 在 拟 文 笺 主 题 词 栏 内 。9 份 数 ： 按 规 定 需 电 子 公 文 报送 的 ， 由 办 公 室 内 勤 按 程 序 报 送后 ， 印 2 份 存 档 ； 其 它 情 况 视 需要 确 定 份 数 ， 留 2 份 存 档 。10 正 文 ： 文 件 主 体 。 要 求 ： 符合 党 的 路 线 、 方 针 、 政
