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1、第十二章常用公函和办公文件的处理,本节（课）教学目标 ：,1掌握常用公函的格式与制作方法2掌握办公文件的格式与制作方法,12.1公函的格式,（1） 公文、函可以从不同角度分类： 按性质分。可以分为公函和便函两种。 公函用于机关单位正式的公务活动往来； 便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。 发函即主动提出了公事事项所发出的函。 复函则是为回复对方所发出的函。,12.1.1 公函的格式,标题 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称
2、、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。,（2） 公函的写作格式,主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批
3、准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,（2） 公函的写作格式,撰写函件应注意的问题,函的
4、写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。,公函的案例,1212 公函的排版,1设置版面页面设置是公函排版中首先要做的工作，不论哪个印刷软件，都会提供这一功能。在Word 中进行页面设置更加简单。只要选择菜单栏中的“文件”“页面设置”命令（图12-1），就可以调出“页面设置”对话框（图12-2），对页面进行设计。,图12-1
5、 “文件”菜单 图12-2 “页面设置”对话框,1设置版面,（1）设置纸张大小 设计纸张大小的目的就是要满足印刷的要求，因此最好将版式尺寸大小设置为与成品尺寸相同。当然，如果你的文档不用于印刷。那么可以自由地根据实际需要定义纸张的大小。 目前流行的出版物成品大小有如下几种。 标准16开：185mm260mm 国际大16开：210mm297mm 国际大18开：185mm230mm 标准32开：130mm185mm 大32开：140mm203mm,1设置版面,（2）设置版心页边距的设计实际上就是设计版心。所谓版心就是指出版物正文所在的页面范围，它通过定义纸张大小后在对页边距进行设定后得到（图12-
6、3和12-4）。版心位于页面的正中位置。,图12-3 “页面设置”对话框 图12-4 显示效果,2设置内文的字体、字号和行距,一般的公函标题设置为二号黑体，内文字体设为4号仿宋，行间距为1.5倍。,12.1.3 实例操作,下面我们就以案例为实例，给大家讲解公函的排版。具体操作如下：1设置页面和版心第1步：点击下拉菜单“文件”“页面设置”选择“纸张”设定纸张大小为A4幅面（图12-5和12-6）；,图12-5页面设置 图12-6 “纸张”设置,12.1.3 实例操作,第2步：选取“页边距”如下图；,图12-7 页边距,12.1.3 实例操作,2设置字体、字号和行间距第1步；将标题设置为二号黑体（
7、图12-8）；,12.1.3 实例操作,第2步：把内文字体设为4号仿宋（如下图）；,12.1.3 实例操作,第3步：设置行间距，调整版面行列位置。点击“格式”“段落”（图12-9和12-10）；,图12-9 格式菜单 图12-10 段落对话框,12.1.3 实例操作,最后排版效果如图,12.2. 常用办公文件的格式,12.2.1 办公文件的格式,公文格式是指公文各组成部分的写作要求和标识规则，还包括用纸、装订和文字排列要求。公文用纸、排版与印装公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际确定。公文用纸天头（上白边）为：3
8、7mm1 mm。公文用纸订口（左白边）为：28mm1 mm。版心尺寸为：156mm225 mm（不含页码）。,12.2.1 办公文件的格式,公文格式简图如下：,12.2.1 办公文件的格式,置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。之所以这样划分，是为了叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有其相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以设计文件的“红头”部分。主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内
9、容均在此部分，所以称之为“主体”。版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个放在正文后还是放在附件之后的问题。因此，版记有必要作为一个单独部分加以叙述。,12.2.2 办公文件的排版,1公文的版面设置（1）正文版式规格 公文文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写排版）。 公文用纸幅面尺寸 公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm
10、1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码） 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。,12.2.2 办公文件的排版,（2）眉首版式规格公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号秘密等级和保密期限：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角，第1行，两字之间空1字，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”隔开。紧急程度：用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 。 第1行，两字之间空1字；用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识：由发文机关全称或规范化
11、简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm15mm(高宽)。,12.2.2 办公文件的排版,（3）公文排版的版面格式公文的基本版式要求如下图,12.2.2 办公文件的排版,2公文版式的字体、字号和行距文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：3号或4号仿宋体 标题的字体：宋体、黑体，2字号。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。未作特殊说明，公文中的颜色均为黑色。公文在一般
12、情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。主送机关的字体： 3号或4号仿宋体,12.2.3 实例操作,公文用纸幅面及版面尺寸：国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。公文用纸天头（上白边）为：37mm1 mm。公文用纸订口（左白边）为：28mm1 mm。版心尺寸为：156mm225 mm（不含页码）。,12.2.3 实例操作,具体操作如下：1设置页面和版心第1步：点击下拉菜单“文件”“页面设置”选择“纸张”设定纸张大小为A4幅面；,12.2.3 实例操作,第2步：选取“页边距”,12.2.3 实例操作,2设置字体、字号和行间距第1步： 设定公文的字
13、体和字号文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）发文字号的字体：3号或4号仿宋体 标题的字体：宋体、黑体，2字号。主送机关的字体： 3号或4号仿宋体 正文的字体：常用3号或4号仿宋体,12.2.3 实例操作,第2步：设定字距和行距（图12-11和12-12）每页22行，每行28字,图12-11 字符间距选项卡 图12-12 缩进和间距选项卡,12.2.3 实例操作,第3步 ：设定抄报部分的字体作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）主题词的字体：常用3号或4号黑体印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字 第4步：给抄报部分设定下划线，选择格式工具栏中的下划线按钮,12.2.3 实例操作,最后效果,
