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1、7 信息管理控制,7.1 信息管理控制及其方法7.2 信息管理控制系统7.3 信息管理控制制度,7.1 信息管理控制及其方法,概念信息管理控制是指为了确保组织的信息管理目标以及为此而制定的信息管理计划能够顺利实现，信息管理者根据事先确定的标准或因发展需要而重新调整的标准，对信息管理工作进行衡量、测量和评价，并在出现偏差时进行纠正，以防止偏差继续发展或今后再度发生；或者，根据组织内外环境的变化和组织发展的需要，在信息管理计划的执行过程中，对原计划进行修订或制定新的计划，并调整信息管理工作的部署。,7.1 信息管理控制及其方法,信息管理控制工作一般分为两类一类是纠正实际工作，减小实际工作结果与原计
2、划及标准的偏差，保证计划的顺利实施；另一种是调整组织已经确定的目标及计划，使之适应组织内外环境的变化，从而纠正实际工作结果与目标和计划的偏差。,7.1 信息管理控制及其方法,有什么计划就有其相应的计划执行控制，信息管理控制按照相应的信息管理计划可以分为信息资源管理控制和信息系统建设控制。信息资源管理控制可以采用直接控制，即着眼于培养更好的信息管理人员，使他们能够熟练地应用信息管理的技术和原理，能以系统的观点来看待信息管理问题，从而防止出现因管理不善而造成的不良后果。信息系统建设控制通常采用项目管理控制，重点把握信息系统建设过程，监控全过程，对关键性控制点进行测量和评价，并采取相应措施，保持计划
3、与实际工作结果的一致性。,7.1 信息管理控制及其方法,信息管理控制工作涉及所有信息管理者，包括原始信息生产者、信息加工者和信息再生产者。有些信息管理者常常忽略了这一点，认为实施控制主要是上层和中层管理者的职能，基层部门的控制就不大需要了。其实，各层管理者只是所负责的控制范围各不相同，但各个层次的管理者都负有执行计划实施控制之职责。因此，所有信息管理者包括基层管理者都必须承担实施控制工作这一重要职责，尤其是协调和监督组织各部门的信息工作，保证信息获取的质量和信息利用的程度。,7.1 信息管理控制及其方法,预算控制方法审计法目标管理方法项目管理方法,预算控制方法,在管理控制中使用最广泛的一种控制
4、方法就是预算控制。企业在未来的几乎所有活动都可以利用预算进行控制。预算就是用数字，特别是用财物数字的形式来描述企业未来的活动计划，它预估了企业在未来时期的经营收入或现金流量，同时也为各部门或各项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出不能超过的额度。预算控制就是根据预算规定的收入与支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动，以保证各种活动或各个部门在充分达成既定目标、实现利润的过程中对经营资源的有效利用，从而使费用支出受到严格有效的约束。,预算控制方法,编制预算实际上就是控制过程的第一步拟定标准。由于预算是以数量化的方式来表明管理工作的标准，本身就具有可考核性，因而有利于根据标准来评定工
5、作成效，找出偏差（控制过程的第二步），并采取纠正措施，消除偏差（控制过程的第三步）。,预算控制方法,不同企业，由于生产活动的特点不同，预算表中的项目会有不同程度的差异，但一般来说，预算内容要涉及以下几方面：收入预算支出预算现金预算资金支出预算生产负债预算,预算控制方法,收入预算和支出预算提供了关于企业未来某段时期经营状况的一般说明，即从财物角度计划和预测了未来活动的成果以及为取得这些成果所需付出的费用。现金预算是对企业未来生产与销售活动中现金的流入与流出进行预测，通常由财务部门编制。上面三个预算通常只涉及某个经营阶段，是短期预算，而资金支出预算则可能涉及好几个阶段，是长期预算（比如用于更新改造
6、或扩充包括厂房、设备在内的生产设施的支出；用于增加品种、完善产品性能或改进工艺的研究与开发支出等）。,预算控制方法,资产负债预算是对企业会计年度末期的财务状况进行预测。它通过将各部门和各项目的分预算汇总在一起，表明如果企业的各种业务活动达到预先规定的标准，在财务末期企业资产与负债会呈现何种状况。,预算控制方法,预算不仅仅是财务人员和总会计师的管理手段，而且也是所有管理者的管理手段。有效的预算控制必须注意以下几个方面：一是高层管理部门的支持。二是管理者的参与。三是确定各种标准。四是及时掌握信息。,高层管理部门的支持,要使预算的编制和管理最有效果，就必须得到高层管理部门全心全意的支持。首先要给下属
7、编制预算的工作提供在时间、空间、信息及资料等方面的方便条件。另一方面，如果公司的高层管理部门积极地支持预算的编制工作，并将预算建立在牢固的计划基础之上，要求各分公司和各部门编制和维护他们各自的预算，并积极地参与预算审查，那么，预算就会促使整个公司的管理工作完善起来。,管理者的参与,要使预算发挥作用的另一种方法就是高层部门的直接参与，也就是希望那些按预算从事经营管理的所有管理者都置身于预算编制工作。多数预算负责人和总会计师都有这样的感觉，即真正地参与预算编制工作是保证预算成功的必要条件。,确定各种标准,提出和制定各种可用的标准，并且能够按照这种标准把各项计划和工作转换为对人工、经营费用、资本支出
8、、厂房场地和其他资源的需要量，这是预算编制的关键。许多预算就是因为缺乏这类标准而失效的。一些管理者在审批下属的预算计划时之所以犹豫不决，就是因为担心下属供审查的预算申请额度缺乏合理的依据。如果管理者有了合理的标准和适用的换算系数就能审查这些预算申请，并提出是否批准这些预算申请的依据，而不至于没有把握地盲目削减预算。,及时掌握信息,如果要使预算控制发挥作用，管理者需要获得按照预算所完成的实际业绩和预测业绩的信息。这种信息必须及时向管理者表明工作的进展情况，应当尽可能地避免因信息迟缓导致发生偏离预算的情况发生。,审计法,审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断
9、其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。审计是一种常用的控制方法，财务审计与管理审计是审计控制的主要内容。,审计法,所谓财务审计是以财务活动为中心内容，以检查并核实账目、凭证、财务、债务以及结算关系等客观事物为手段，以判断财务报告中所列出的综合的会计事项是否正确无误。通过这种审计还可以判明财务活动是否符合财经政策和法令。所谓管理审计是检查信息管理部门管理工作的好坏，评价人力、物力和财力的组织及利用的有效性。其目的在于通过改进管理工作来提高管理绩效。,审计法,此外，审计还有外部审计和内部审计之分外部审计是指由组织外部的人员对组织的活动进行审计；内部审计是组织自身专门设有审计部门，以便随时审计
10、本组织的各项活动。,目标管理方法,目标管理是由美国管理学家德鲁克(Peter F. Drucker)在1954年正式提出的。目标管理的概念是，把管理的目的和根本任务转化为组织的方针和目标，实现各层次的目标的管理，一方面激发有关人员的责任心和创造性，一方面把总的目标层层分解，最终化为个人的目标。目标管理在本质上是一种控制。通过目标的分解使控制的标准清晰、明确，各级管理者容易做出判断，而且目标管理强调让管理人员和工作人员参与制定工作目标，员工的态度和行为与组织目标更为贴近；并在工作中注重推行自我管理，这使得对人员行为控制变得容易许多。因此有人称目标管理为“管理中的管理”。,项目管理方法,信息管理中
11、经常采用项目管理来完成某项特定的任务，而在项目计划执行过程中，往往会出现项目的实际进度早于或晚于计划进度，或者已发生的实际成本高于或低于计划成本。此时，就需要对原项目计划进行必要的调整，即项目控制与变更管理，其过程如图,项目管理方法,在项目执行过程中需要变更调整时，一般从以下三个方面着手：对近期内即将发生的活动加强控制，积极挽回时间和成本，以期做到早控制早主动；对工期估计较长或预算较大的活动进一步研究，以期减少这些活动的时间和成本消耗；进一步细化可细分的未来活动，加强细化活动的并行或知识重用，以期有效压缩时间和费用。,项目管理方法,在信息管理项目变更控制中，最长用的方法是时间成本平衡法。时间成
12、本平衡法是以最低的成本增加来缩短项目工期的方法，它主要基于5个假设每项活动都有两组工期和成本估计。这两组工期和成本是正常时间和应急时间、正常成本与应急成本。正常时间指在正常条件下完成某项活动所需的估计时间，应急时间指完成某项活动所需的最短估计时间。正常成本指在正常时间内完成某项活动所需的预计成本，应急成本指在应急时间内完成某项活动所需的预计成本。记活动(i,j)的正常时间为TN(i,j)、应急时间为TC(i,j)、正常成本为CN(i,j)、应急成本为CC(i,j)。,项目管理方法,项目成本的增加与活动进展的加快密切相关。通过投入更多的资源即增加成本(例如增派更多的人员或换上高技术人员、延长员工
13、工作时间、使用更多的设备、支付加急费用等)，可以使某活动的工期从正常时间减至应急时间。应急时间是确保活动按质量完成的时间下限。即当到达某项活动的应急时间时无论对该项活动投入多少额外的资源，也不可能在比应急时间更短的时间内完成该项活动。如果需要将活动的预计工期从正常时间缩至应急时间，则必须有足够的资源保证。,项目管理方法,在活动的正常时间点和应急时间点之间，时间和成本之间呈线形比例关系。如果将每项活动的预计工期从正常时间缩至应急时间，则各项活动都有自己的单位时间加急成本。如果将活动(i,j)的单位时间加急成本记为CT(i,j)，则：,案例,某项目的网络图,下图是一个项目的网络图，下表列出了其各项
14、活动的时间、成本和单位时间加急成本。,案例,注：时间、成本、单位时间加急成本的单位分别为周、千元、千元/周。,案例,案例,7.2 信息管理控制系统,信息管理控制系统的基本概念信息管理控制系统就是对组织信息进行收集、分类、存储、加工处理、检索、传递、输出和销毁等以及对组织信息技术和信息生产者的信息职能进行管理的管理信息系统，是信息管理控制的重要工具。组织利用信息管理控制系统可以有效地管理组织的信息资源，缩短信息从产生到利用的时间，提高信息处理的准确性和时效性，提高信息管理工作效率和效用。,7.2 信息管理控制系统,信息管理控制系统的功能一个较为完善的信息管理控制系统，应具备四项基本功能。首先，确
15、定信息的需求，即按照组织工作的要求正确确定需要的信息的类型和类别，以及需要的时间和数量；其次，按照信息的需求，对信息进行的收集、加工等处理；第三，向信息用户提供信息服务；第四，对信息进行系统管理。,7.2 信息管理控制系统,7.2 信息管理控制系统,组织的信息管理控制系统主要包括以下子系统：信息需求管理子系统信息资源采集子系统信息资源组织子系统信息资源检索子系统信息资源开发子系统信息资源利用子系统,7.2 信息管理控制系统,组织的信息管理控制系统主要包括以下子系统：信息资源传递子系统信息资源反馈子系统信息用户与权限管理子系统信息管理监控子系统,信息需求管理子系统,信息需求指人们在从事各种社会活
16、动过程中，为了解决不同问题所产生的信息需要。它是引发信息行为的原动力。既具备信息需求又具有信息行为的人称为信息用户。信息用户包括个人用户和团体用户。个人信息需求包括生活信息需求和职业信息需求；组织信息需求是指实现组织目标和宗旨的需要。不同管理层次的信息用户其信息需求的特征不同。例如专业技术人员的信息需求表现为偏爱原始数据、专业性；管理人员的信息需求则侧重于计划、管理控制、关键问题分析、领导和礼仪活动、直接监督、业务控制和人事管理等。建立信息需求管理的目标是为信息用户寻找合适的信息源。,信息资源采集子系统,信息采集子系统是指人们为了搜集、处理、储存和提供信息服务而建立的人工或计算机系统。其功能包括信息源获取、信息源评价、信息收集等。,信息资源组织子系统,信息组织是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的参数和序列公式排列，使信息从无序集合转换为有序集合，将信息转为信息资源或将潜在的信息资源转为显性的信息资源的过程。信息组织子系统的功能包括：信息选择、信息描述与揭示、信息加工、信息序化和信息存储。,
