物业管理投标程序

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1、第三节物业管理投标程序物业管理招标投标在我国目前尚处于起步阶段，迄今为止，国内也仅有北京、广州、南京等地进行了初步尝试，而参与投标的物业管理公司更是寥寥可数。应当说，在这一行业中投标活动的成功经验暂且乏善可陈。然而，投标的公平性与竞争性又决定了它必将取代现有的开发商“包办制” ，成为业主选择“管家 ”的主要形式。对于物业管理公司而言，要想在竞争越来越激烈的物业管理行业中站稳脚跟，乃至成为行业主导，就必须要尽快做好准备，加入到投标竞争的行列之中，在竞争中发展壮大。因此，了解物业管理投标的程序与技巧，了解投标中可能发生的争议及其解决途径，对于提高物业管理公司的投标竞争力以及保障其自身权益，都是非常

2、现实和迫切的。虽然，由于投标对象物业管理服务的无形性与其他工程项目的实物性的差异，物业管理投标具有许多区别于其他项目投标的独特之处，但同样作为投标，其必经程序仍与其他项目投标有着诸多相似之处，仍要经历前期准备、购买标书、可行性分析、编写及封送标书等步骤。一、投标前期工作(一)取得从业资格正如所有合法经营的企业法人一样，从业资格是物业管理公司从事正常营业活动所必须具备的首要条件，这自然也成为物业管理公司参与投标前必须首先考虑的基本因素。按照国际与国内的不同管理规定，物业管理公司要取得投标资格所需履行的手续也有所不同。须取得企业法人营业执照和政府颁发的物业管理企业资质证书 。首先，按照我国公司法规

3、定，作为独立经营、独立核算的法人机构，物业管理公司(或其所属集团公司)必须拥有有关工商行政管理局所颁发的营业执照，以证明其合法经营资格。营业执照式样见图 3次，物业管理企业应具备经有关部门核准颁发的资质证书。物业管理企业资质证书式样见图 3于我国物业管理行业起步较晚，队伍良莠不齐，管理混乱的现状，建设部已于 1999 年颁布了物业管理企业资质管理试行办法(以下简称试行办法)，规定物业管理企业的资质管理实行分级审批制度。该试行办法已于 2000 年 1 月 1 日起正式实施，其目的是要通过资质审查，严格控制物业管理队伍质量，提高服务水平，而对于从事物业管理投标的物业管理公司，审查更加严格。在该试

4、行办法出台并正式实施之前，各级地方政府均是根据本地情况制订并实施地区物业管理公司资质等级管理办法。如上海市根据上海市物业管理公司资质等级管理暂行办法 ，将物业管理公司划分为以下三个等级： 一级物业管理公司的资质标准规模要求：公司所管理物业规模一般在 50 万平方米以上，或者管理涉外物业在 20 万平方米以上。类型要求：公司所管理物业的类型在 3 种以上，或管理涉外物业在 2 种以上；并且所管理物业应有 2 个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过 50。人员素质要求：企业经理或常务副经理须从事专业物业管理工作 3 年以上；并且公司应具有经济类、工程类中级职称管理人员 10 人以上。经营实力要求：

5、企业经营年限须在 3 年以上；且注册资本应在 100 万元以上(含 100 万元)。 二级物业管理公司的资质标准规模要求：公司所管理物业规模一般在 20 万50 万平方米以上，或者管理涉外物业在 5 万20万平方米以上。类型要求：公司所管理物业的类型在 2 种以上，或管理物业中含有涉外物业；且所管理的物业需有 1 个以上为优秀小区或者大厦，达标面积超过 30。人员素质要求：具有经济类、工程类中级职称管理人员 6 人以上。经营实力要求：企业经营年限须在 2 年以上；且注册资本应在 50 万元以上(含 50 万元)。 三级物业管理公司的资质标准规模要求：公司管理物业规模一般在 3 万20 万平方米

6、以上，或者管理涉外物业在 1 万5 万平方米以上。人员素质要求：具有经济类、工程类中级职称管理人员 3 人以上。经营实力要求：企业注册资本 10 万元以上(含 10 万元)。再如，天津市为规范行业秩序，推动该市物业管理健康发展，也相应出台天津市物业管理企业资质等级评定办法 、 天津市物业管理招标投标规则 ，全面引入市场机制，实行招标投标选聘物业管理企业。该规则规定，天津市建筑面积在 5 万平方米以上的住宅小区的物业管理，应以招标投标方式选聘物业管理企业；建筑面积 20 万平方米以上的住宅小区的物业管理工作必须以招标投标选聘物业管理企业。此外，该规则还对招标投标的程序和方法做出了相应规定。以上这

7、些规章制度仅仅是针对某些地区的个别特征而设置的，并不具有行业共性，而现行的试行办法却是在全国范围内建立起了行业的统一标准。根据该试行办法规定，物业管理企业被划分为一级、二级、三级 3 个资质等级和临时资质。一级企业可参加全国范围内物业管理项目的投标、议标；二级企业只限于参加全国范围内 30 万平方米以下物业管理项目的投标、议标；三级企业只限于参加本省(自治区、直辖市)区域内 15 万平方米以下物业管理项目的投标、议标。物业管理企业应当按照试行办法规定申请企业资质等级评定。未经主管部门进行资质评定并取得资质证书的，不得从事物业管理业务。 试行办法还规定，物业管理企业资质等级实行动态管理，每两年核

8、定一次。对于不符合原定资质等级标准的企业，由资质等级评定初审部门提出降级或吊销资质证书的意见，报审批部门批准后执行。资质等级的升级应依次逐级上升，不得越级上升。政府对物业管理公司进行这样的划分，并要求其按等级参与招标投标，无疑在竞争机制上为物业管理企业参与投标把好了关，同时也从体制上为维护招标投标竞争秩序，提高企业竞争水平提供了有力保障。应当说，这一举措不仅将在物业管理行业中建立起公正、公平的市场竞争机制，实现优胜劣汰，而且还将推动全国物业管理招标投标的迅速发展。根据招标物业所在国规定，履行必要的手续。(1)注册在招标物业所在国注册，使其具有独立经营的法人资格，这对于进行国际投标的物业管理公司

9、而言是一道必经程序。注册后经该国政府核准颁发营业执照，公司即可正式营业，参与有关投标工作。由于不同国家法律法规的差异，他们对异国进入的物业管理公司在注册与递交投标书的先后次序上的规定也有所不同。但无论注册手续在先在后，物业管理公司在申请时都必须按规定提交文件。由于不同国家所要求提交的文件种类不同，本书仅列举说明一些必须提交的主要文件： 公司章程。物业管理公司注册提交的公司章程必须对本公司的治理结构与经营体制做出充分说明，其主要内容包括：公司性质、宗旨、注册资本、营业范围、组织机构、经营管理、总管理机构所在地等。值得注意的是，由于我国实行公司法时间较短，加之独特的经济体制，我国公司成立时报批的组

10、建文件往往与国际惯例有较大差别。因此，国内物业管理公司对外投标时通常需另行准备一份对外适用的公司章程。 营业执照。国内投标公司提交营业执照副本审查，凡在国内已有营业执照的物业管理公司通常可直接向招标物业所在国提供营业执照，办理申请注册手续。 关于分公司的证明。分公司的证明文件应由物业管理总公司开出，说明该分公司的组织、章程；文件由选定的公证机关公证后生效。 资产负债表及损益表。这两份报表从财务的角度反映出物业管理公司的财力、财务状况及经营管理水平。 曾接管物业的名称、规模、地点及服务质量等。 办事处人员名单和任职证书。即由办事处负责人签署委任的驻招标物业所在地工作人员名单以及他们的任职证明。以

11、上文件绝大多数都必须顺序经由省(市)公证处、国内外事部门及驻招标物业所在国的中国大使馆或领事馆公证，以表明文件的签名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。公证之后，诸文件便可生效。(2)选择代理人物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍，而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。当然，代理的这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合适的代理人也将成为投标公司必

12、须认真对待的一个重要问题。通常，代理人的作用主要表现在以下几点： 业务咨询。代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息；开发商情况；当地法律、经济情况；社会风俗习惯；劳务雇用管理等。为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。 业务代理。代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工作包括代办各种例行手续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。 矛盾协调。物业管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服

13、务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂” 的作用，妥善协调解决矛盾。物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价做出决策。代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首先考虑技术条件，其他因素次之。投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。 技术胜任能力。即中介咨询公司有能力为业主提供一个经

14、过专业教育与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。投标公司的判断可根据以下资料分析作出： 管理能力。中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地作出决定。对于这一指标评价所采用的方法主要有： 资源可靠性。即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以保证必要的技术标准和时间。资源可靠性的评价可参照以下标准：其对自己应承担义务的了解。 职业独立性。中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合 同条款中有关职业道

15、德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。 取费合理性。投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家有关部门的相应规定，有时还可参考 执业诚实性。投标公司与代理公司必须建立起一种相互信任的关系。委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复杂性与重要性来确定代理公司。通常这一决策可经历以下几个步骤： 确定选择范围。投标公司应