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1、学校公文写作基础知识与学校办公室工作指导第一部分 学校公文写作基础知识一、公文的概念所谓公文，它是公务文书的简称，是国家机关和团体组织在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。二、公文的种类根据国家行政机关公文处理办法的表述，公文的种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。工作计划要点、工作总结、讲话稿等也是常用的公文种类。（一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员（只有省级以上人民政府有权发布）。（二）决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变
2、更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复：适用于答复下级机关
3、的请示事项。 （十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函：适用于不相隶属机关和平行机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。 （十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、学校常用的公文种类决定、公告、通告、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要、工作计划要点、讲话稿、工作总结四、公文的结构与格式（一）公文的结构公文的结构一般包括：文件版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、机密等级、紧急程度、阅
4、读范围等项。1.文件版头。正式公文一般都有版头，由发文机关标识和红色反线两部分组成。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“ 文件 ”组成，如 “环江毛南族自治县教育局文件”、 “中共环江毛南族自治县教育工作委员会文件”；对 一些特定的公文（如“ 函”）可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识为红色标识，红色反线位于发文机关标识下方，线长与版心的宽度相同（156mm）。党的机关在 红色反线中加一五角星衬托。 2.发文字号。一般包括机关代字、年号、顺序号。发文字号中的数字用阿拉伯数字。如：“环政发 20115 号”，代表的是环江毛南族自治县人民政府 2011 年第 5 号发文。 “环政
5、” 是环江毛南族自治县人民政府的代字， “2011”是年号， （年号要使用六角括号 “”），“5 号 ”是发 文顺序号。 发文顺序号不能放 “第”字，如不能写为“ 第5 号” ，顺序号不留虚位，即不能写成“05 号”或“005 号” 。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文字号。3.标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“ 三要素” 。如：环江毛南族自治 县人民政府关于表彰 2010 年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任的决定这一文件标题中， “环 江毛南族自治县人民政府” 是发文机关， “关于表彰 2010 年优秀教师、先进教育工作者和优秀班主任”是发文事由
6、， “决定 ”是公文种 类。公文标题应当准确、 简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。 4.主送机关。上级机关对下级机关发出的公文，其下属机关就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，其上级机关就是发文的主送机关。报告或请示一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶格写。 5.正文。就是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
7、6.发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。7.发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关名称的下面（政府部门公文的发文日期一般位于发文机关名称的下方居中，用汉字标注；党的机关公文的发文日期一般位于发文机关名称的下方稍向右错开，用阿拉伯数字标注）。发文日期必须写全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。8.主题词。主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词语。列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定” 等，各 词之间空 1 字，不使用 标点符号。9.抄报、抄送单位
8、。是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。 10.签发人。许多文件尤其是上报文，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，文件编号的右前方，字体大小与编号一致。一般格式为“签发人：”。 11.机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“ 绝密 ”、“机密”、 “秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并
9、据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文首页的左上角醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件密级的上方，以便查对、清退。 12.紧急程度。这是对公文送达和办理时限的要求，分为“特提” （要求 1 天内办结 ）、“特急”（要求 3 天内办结）、 “加急” （要求 5天内办结）、 “平急” （要求 10 天内办结）几种。 紧急程度的标明，通常也是放在公文首页的左上角的明显处。 13.阅读范围。根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发 至县团级）” 。行政性、事务性的非机密性公文，
10、下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。 14.附件。这是指附属于正文的文字材料，一般作为正文的补充说明或参考材料。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前空一行注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文” 或者只写“ 附件 件” 。 （二）公文用纸1.公文用纸的质量要求公文用纸一般使用纸张定量为 60gm 2 一 80gm 2 的胶版印刷纸或复印纸（保证质量），纸张白度为 85一 90（防止反光、晃眼），横向耐折度15 次（便于传阅和保存），不透明度85（防止正反两面所印的文字相互洇透），pH 值为 7595（便于长期保存）。2.公文用纸的幅面要求目前，政府部门的公文用纸为 A4
11、型纸（幅面尺寸为：210mm297mm），党的机关公文用纸为 16 开纸（幅面尺寸为：184mm260mm）。（三）公文的格式（以 A4 型纸为例）1.公文页边与版心尺寸天头(上白边) 为：37mmlmm订口(左白边) 为：28mm1mm版心为：156mm225mm(不含页码)（每行 28 个 3 号字，每页22 行）2.公文的版面分为版头、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽 度同版心，即 156mm)以上的各要素统称版头（也称眉首）；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；主题词往下的各要素统称版记。3.公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文
12、在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。4.公文排版及装订规格（1）发文机关标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于 22mm15mm(高宽) 。联合行文 时应使主办机关名称在前， “文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（2）发文字号。发文字号位于发文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋字，居中排布。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。（3）公文标题。公文标题位于红色反线下空 2 行处，用 2 号小标宋字，可分一行或多
13、行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题尽量不使用标点符号。除法律法规以及书名外，不使用书名号。（4）正文。正文用 3 号仿宋字，文中如有小标题可用 3 号小标宋字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字（页面上、下、左、右的边距分别为 3.7 厘米、2.5 厘米、2.8 厘米、2.5 厘米，行间距为1.45）。（5）附件。公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“ 附件 ”，后 标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“ 附件：1”)；附件名称后不加 标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件
14、” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，应作为附件单独表述。（6）落款、成文日期与盖章。单一机关发文，落款处(即成文日期之上)可不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空 4 字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上，上距正文 l 行之内，也就是不到 l 行的空白。这是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变 造 ”公文。政府部门公文的成文日期一般用 汉字将年、月、日标全；“ 零”写为“”（二九年五月十四日， “”不能用阿拉伯数码“0”或英文字母“o” 代替。如
15、“ 二九年” ，不能写成“ 二 00 九年”或“ 二 oo 九年 ”）。 可在 Word 文档中插入日期。党的机关成文日期中的数字一般用阿拉伯数字。盖印章应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此 页无正文 ”的方法解决。具体的 调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便
16、可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。（7）版记。版记一般包含主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等要素。主题词要顶格放置， “主题词” 三个字及 “冒号”用 3 号黑体字。主题词词目用 3 号小标宋字，各词中间空 1 字。公文如有抄送机关，放在主题词下 l 行；左右各空 1 字，用 3号仿宋字标识。 “抄送 ”二字后用全角冒号，抄送机关 间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占 1行位置；用 3 号仿宋体字。印发机关左空 l 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印制份数位于印发日期下 1 行，加（），右空 1 字。版
