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1、1 / 13公文基本知识文章【公文基本知识】所有权属于原创作者，本站仅供参考，请勿抄袭！公文的含义国家行政机关的公文,是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策, 发布行政法规和规章, 施行行政措施 ,答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况 ,交流经验的重要工具。公文的作用1.发布政令,传达决策。党的各项方针、政策,国家的各项政令、法规、决定, 各级各类机关的决策意图, 需要发布开来、推行下去,报告上 来、传递出去, 这就要借 助公文,通过公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制订的大政方针,到传递最低一级机关的报告、请示,无不依靠公文这个工具。2
2、.指导, 推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体, 各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作;下级机关用它来汇报情况或求得批准支持,以开展工作, 公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。3.工 作依据,检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定;下级依据下2 / 13发的公文开展工作。离开了公文,工作便失去了依据, 必然各行其是。上级的决策是否正确,下级情况反映是否属实, 公文是最好的凭证。工作开展后,评价其效绩, 也要以公文为检查凭据。4.沟通信息,联系公务。各机关在公务活动中,用公文与上下左右的
3、机关进行联系,相互告知情 况、交换情报、交流思想 、接洽工作、协调行动。随着公文在其间的往复运行,整个机关系统由此联成一体,使各项工作能高效率、有秩序地开展起来 。5.宣传教育,统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务, 还要 解释原因、说明情况 ,让人们知道为什么要这样做, 从思想上弄清问题 ,提高认识。充分发挥公文的 宣传教育作用, 可以使广 大干部、群众明确目标, 统一思想,以积极的态度对待工作, 提高工作的自 觉性。公文的特点1.鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家,运行于我国各机关的公文, 必须贯彻党和国家的路线、方针、政策,有利于 社
4、会主义制度, 维护人民的利益。2.法定的权威性和约束功能。3 / 13公文的法定作者是合法的制发机关,而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的。因此,各级机关所发公文在有效的时限、范围内,具有国家法 律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发,有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待,这就保 证了它的执行效能。3.一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象,这就限定了公文的空间范围,超出该范围 ,公文便失去其效能。此外, 公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发, 一般要求 限期传达执行, 紧急公文 更强调了它的现实执行性 。公文总是在规定的空间范围
5、内和时间效力范围内生效。一旦工作完成了,问题解决了 ,或新的有关公文制发出来了, 原公文 的效用也结束了。4.规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的文章写作格式和一套制发规范,并用国家法规予以规定, 任何机关都不得另搞一套, 各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率 、推动文书工作现代化有着重要的作用。5.准 确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作,公文要维护其政治性和权威性, 就必须保持4 / 13准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际, 表达意见态度明朗, 选词用语严谨准确,从 而形成理正辞严、简练明 达、庄重有力的公文风格 。公文
6、的种类国家行政机关的公文种类,按照国家行政机关公文处理办法的规定,结合 四川省国家行政机关公文处理实施细则, 分为 14 种, 即主要有:命令、议 案、决定、指示、公告、布告、通告、通知、通报 、报告、请示、批复、函 、会议纪要。本书在”好公文”文种范例点评中将结合”好公文”的点评, 逐一介绍这 14 种公文的主要内容和写作技巧 ,这里不赘述。公文的格式公文一般由文头、正文 、文尾三部分组成。1.国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级等组成。占文件首页的三分之一到五分之二,用横隔线与正 文分开。文件名称由发文机关全称或规范简称加上”文件”二字组成, 置于
7、首页的上端 ,用庄重 、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文,牵头主办机关排列在前, 也可只用主办机关的名称 。党委和政府联合行文,党委排列在前。5 / 13发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成, 位于文件名称之下 、横隔线之上正中位置。两个以上机关联合行文,只标明主办机关的发文字号。上报的文件,应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。秘密等级、紧急程度,应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为”秘密” 、 ”机密” 、 ”绝密 ”三种;紧急程度分为 ”急件 ”、 ”特急件” 。机密、绝密文件应标注份号 。政府令的文头由套红印刷的”政府令”和编号组
8、成。政府令的编号为 ”第 号” 。2.公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用: 一是揭示内容, 点明主题,使人一目了然;二是给公文定名, 标题就是 该公文的名称 ,便于收文 机关登记管理,便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号, 不能以引用文件字号代替内容提要。主送机关。6 / 13指收受、办理文件的单位。俗称”抬头 ”。除”公告” 、”布告 ”、 ”通告”以外, 正式公文一般都应标明主送机关。主送机
9、关名称位置一般在标题之下,正文之上左端顶格位置书写。 ”决定” 、 ”命令” 、 ”会议纪要”等文种,主送机关可置于文尾主题词之下,发送栏内抄送机关的上方, 标为”主送:” 或”分送:” 。向上级机关的请示 ,只写一个主送机关, 如需同时送 其它机关 ,用抄送形式。正文。即公文的具体内容,是公文的核心部分 。需要使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层用 ”一 ”,第二层用” “,第三层用:1.,第四层用” “。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下 。较长的公文一般由开头 、主体、结尾三部分组成 。正文 此新闻共有 3 页附件。公文如有附件,附件名称注在
10、正文之后, 文件落款之前,如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送, 如不能 订在一起 ,应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中,需注意几个方面 :抄送机关不能滥抄滥送 ,也不7 / 13能漏抄漏送;请示公文不要同时抄送下级或同级机关; 向下级机关的重要行文要抄报直接上级机关;向下转发上级机关的文件,不要再抄报上级机关。3.文尾部分包括主题词、发送栏、印发机关与印发日期、共印份数等项。主题词:标于文尾部分发送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选词标注,其它文件可从本机关制定的主题词表中
11、选词标注。标注主题词不少于 2 个不超过 7 个。标注主题词应准确, 规范。发送栏:位于主题词之下、 印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关,一般按党委、人大、政协、纪委、法院 、检察院、军队、政府部门的顺序排列。发送机关的名称用全称或规范化简称。正文中已标明主送机关的,发送栏只标明抄送机关。印发机关与印发日期栏位于发送栏之下,左端标注公文印发机关名称,右端标注印发日期 。翻印文件,此栏标注 翻印机关名称和翻印日期 。文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧, 标注有” “。主题词、发送栏、印发机关与印发日期栏之间分别加横线分开。公文从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯书写
12、、8 / 13排版 。公文纸一般用 16 开型, 左侧装订。 ”布告” 、”公告” 、 ”通告”用纸大小,视实际需要确定。公文的行文规则1.各 级国家行政机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示,可由政府批复, 也可由政府授权其办公厅或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文,可由政府批转, 也可由政府授权其办公厅转发, 还可冠以”经政府同意”由部门下达。2.凡属政府各部门职权范围内的 事项,需要行文的,一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题,属上一级政府职能部门权限范围内的,可直接向上 一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门
13、之间需要商洽解决的问题, 可以相互行文 。3.政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文, 也可以 根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。4.同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府之间可以联合行文;同级政府、党委、军事机关、人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发, 由牵头主办机关编号印发, 原稿由主 办机关存档。5.地方各级国家行政机关公文中 涉及其他机关、部门职9 / 13权范围的问题,未经协商一 致或未经上级机关批准、裁决的,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。6.向上级机关的请示要一文一事。
14、不得用”报告 ”或其它文种的公文请示问题。地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的,应抄送越过的直接上级机关。7.请示一般只写一个主送机关 ,并一律送交受文机关的办公厅统一办理,不得直接送领导人 ,也不得抄送下级机关。8.受双重领导的机关上报公文,根据公文内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应同时抄送该下级机关的另一上级机关。9.国家行政机关的公文 ,不得向党委机关作指示、交任务, 如内容涉及党的工作, 与同级党委机关联合行文。10.对上级行政机关的来文, 如无具体贯彻意见, 可原文翻印下发, 不另 重复行文。已在各类会议
15、上印发的领导人的讲话、会议纪要,不再另行发文 。经批准在报刊上全文发表的文件, 视为正式文件依照执行 ,不另行文。在 报刊发布的行政规章, 由 发文机关印刷少量文本, 供存档备查。公文的基本处理程序1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收10 / 13文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办 、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕, 并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的, 应向报文单位说明情况。紧急
16、文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具体有以下几个环节:签收、登记:首先 应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公 文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处负责签收、拆封,并按规定编号、登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外, 一律由专门收文科室拆封, 按其内容和性质 ,分别处理。对需纳入收文办理的, 应编号、登记, 按规定 程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位 、来文标题、密级、份数 、承办单位或分送范围。分办、拟办:凡需办 理的公文, 由文书处理部 门根据文件内容和紧急程序, 及时提出注批、注办 意见, 呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理 。紧急公文应按要求时限 此新闻共有 3 页11 / 13拟稿应注意以下事项:-拟稿应使用统一格式的拟稿纸,并一律用钢 笔或毛笔书写, 字迹要工 整。修改较多、不容易认的文稿,应清稿誊正
