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1、 1 / 27行政管理制度拟 定 部 门： 制 定/日 期： 审 核/日 期： 批 准/日 期： 2 / 27目 录第一章 总 则03第二章 行政事务管理03第一节 印信管理03第二节 证照管理04第三节 公文管理05第四节 会议管理06第五节 保密管理08第三章 后勤事务管理09第一节 办公物品管理09第二节 图书报刊管理12第三节 网络通讯管理12第四节 访客接待管理13第五节 车辆管理14第六节 档案管理16第七节 差旅管理18第八节 出勤管理20第九节 安全管理22第十节 卫生管理23第十一节 伙食管理23第四章 文化建设管理24第一节 企业文化类别24第二节 企业文化实施24第五章
2、知识产权管理25第六章 附 则26 3 / 27第一章 总 则第一条、为加强公司行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高工作绩效，特制定本制度。第二条、行政事务管理包括印章管理、证照管理、公文管理、会议管理、保密管理、办公物品管理、图书报刊管理、网络通讯管理、访客接待管理、车辆管理、档案管理、差旅管理、考勤管理、安全管理、卫生管理、伙食管理、文化建设管理、知识产权管理等。第三条、股份公司下属各子分公司根据该公司的实际情况，参照股份公司相关制度执行，如有需要可另行拟定相关细则，报股份公司备案。第二章 行政事务管理第一节 印信管理第四条、印章的种类1、印鉴：向主管机关登记的公司印
3、章或指定业务专用的公司印章。2、部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。3、签字章：刻有职衔及签名的印章。第五条、印章的使用规定1、对公司经营权有重大关系、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印章类。 4 / 272、以部门名义授权范围内对供应商、客户及内部规章典范的核决行文盖部门印章。3、各部门于经办业务的权责范围内及对于个人的行文以及收发文件时，盖职衔印章。第六条、印章的监印与管理1、公司印章及业务专用章需由总经理核定本公司的监印人员。2、职衔签字章及部门印章需由部门负责人指定监印人员。3、文件需用印时，应先填写“用
4、印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。4、监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印章存档。5、各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用事宜，由监印人全权负责。6、监印人对未经批准的文件，不得擅自用印，违者受处罚。7、印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。第二节 证照管理第七条、证照种类证照指公司的营业执照、产权证照、个人职称证、岗位资格证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。 5 / 27第八条、证照使用1、总经办负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续；需要复印的，由总经办统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加
5、注“复印件仅用于办理事使用” 。2、总经办应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年检，确保证照的有效性。第九条、证照保管为保证公司的合法经营，公司以个人名义办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由总经办统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。第三节 公文管理第十条、行文管理1、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。2、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。3、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。4、所有文件收取
6、发放，必须有登记、签收手续。第十一条、打印管理1、公司行文由业务承办人起草，在“发文稿申请表”中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。 6 / 272、经总经理批准签发的文稿交总经办统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交有关部门和人员，或由总经办发出。3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。第十二条、发文管理1、公司发文由总经办统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。2、部门和个人收文应在总经办“发文登记册”
7、中签名。3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由总经办统一收回处理。第十三条、收文管理1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。2、公司收文按文件类别由总经理指定部门或人员，或者由总经办统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。第四节 会议管理第十四条、会议类别1、公司级会议：主要包括股东会、董事会、监事会、总经理办公会 7 / 27等，由总经办负责组织或协助
8、相关单位组织。2、专业性会议：全公司技术会、业务综合会等，由分管领导批准，主管业务部门负责组织。3、部门工作会：部门（科室）召开的工作会，由各部室领导决定召开并负责组织。4、班组/小组会：由小组长或行政班组长决定并主持召开。5、外单位会议：上级或外单位在我公司召开的会议，由总经办统一受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。第十五条、会议安排为了避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开，例会会议安排参照“例会安排表” 。第十六条、会议管理1、总经办每月应将全公司例会和各种临时会议统一平衡编制“会议计划” ，印发到各部门、各子公司及有关
9、服务人员。2、凡总经办已列入会议计划的会议，如需更改，或遇特殊情况需安排新的其他会议，召集单位应提前 2 天报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。3、凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前经部门或分管领导批准，报总经办统一安排，方可召开。4、对于准备不充分、或重复性、或作用不大的会议，总经办有权拒绝安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总经办有权安排合并召开。 8 / 275、各部门会期必须服从股份公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外） ，应坚持小会服从大原则。6、所有会议主持人和召集
10、单位与会人员都应分别作好有关准备工作。（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶水、奖品、纪念，通知与会人等）。第五节 保密管理第十七条、保密事项公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项。2、人事决策中的秘密事项。3、公司专有技术。4、招标项目的标底、合作条件。5、重要的合同、客户与合作渠道。6、公司未向公众公开的财务情况、银行帐户帐号。7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。第十八条、保密管理1、公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与
11、合作中，不得泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。2、属于公司秘密的文件、资料应标明“秘密”字样，由专人负责印 9 / 27制、收发、传递、保管，非经批准不得复印、摘抄。3、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。4、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。第十九条、对外使用1、因公需要以公司名义对外使用的公司文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。2、公司的所有与生产、质量、技术、采购、项目、工程等有关的文件、资料，如需复制刻录时，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可进行。3、对外使用
12、的文件、资料必须在公司总经办备案。各部门的业务资料，由各部门登记归档自行管理。4、未经总经理批准，任何人不得对外使用公司文件或资料，泄露公司的商业机密。违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、辞退直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。第三章 后勤事务管理第一节 办公物品管理第二十条、办公物品日常管理1、办公用品如为个人使用的，由个人负责管理，其他人不得随意带走，借用时应征得当事人的同意，如为部门业务共同使用的，由部门负责 10 / 27人指定专人管理（如移动硬盘、U 盘等） 。2、员工应爱护办公电器设备、设施，离开办公室，应关闭设备电源，保证安全。任何人未经领导
13、批准，不得将专用办公电器设备带出办公地点。3、总经办应建立“办公物品管理台账” ，并记录进行有效管理。第二十一条、办公物品采购1、各部门（各子公司）于每月底根据工作需要提出下月的“办公物品需求计划”交总经办，总经办根据库存情况，填写“采购申请单” ，交采购部门集中进行采购。2、常用办公物品由总经办提出“物品需求计划”填写“采购申请单”交采购部门实施采购。3、办公物品入库前须由总经办进行验收，对于符合规定要求的登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责联系办理调换或退货手续。4、办公物品采购申请时，采购费用在 500 元以下，由总经办填写“采购申请单”交采购部门实施采购即可；采购费用在 500 元
14、以上，需经公司总经理批准后，方可实施采购。第二十二条、办公物品领用1、领用非消耗性办公物品时，总经办应按每人建立一份“办公物品领用登记表”，新入职员工根据工作实际情况，直接配发给使用部门或个人。2、领取的消耗性办公物品时，应按各职能部门（各子公司）申请计划（以实际使用情况）发放。 第二十三条、办公物品保管 11 / 271、总经办应对办公物品的种类和数量依据实际使用情况确定库存，合理控制。对常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，但要避免不必要的储存或过量积压。2、总经办对批量购入的办公物品应即时入库存储，并在“办公物品库存记录表”上如实填写接收物品的名称、规格和数量。3、加强对办公旧物品的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办
