《关于主题词标注的有关问题1》由会员分享，可在线阅读，更多相关《关于主题词标注的有关问题1（2页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1主题词，是确切表达公文主要内容的规范化的名词或名词性词组，是搞好公文内容存储与检索利用的先进手段，是公文标印格式的有机组成部分。它既有别于“关键词”，也有别于“主题语”。其主要功能是为电子计算机从主题角度入手检索文件、处理信息、以及公文立卷的准确分类提供方便。主题词的广泛应用，将为开拓公文处理自动化的新局面发挥巨大作用，可使公文档案更好地为社会主义市场经济建设服务。但在实际操作中不够规范。存在着自己乱造、乱标的现象。导致公文主题词选词不当，标注不规范。影响了公文作用的发挥。由此看来，尽管现在不少文秘人员都会标，看起来似乎挺简单，实则不易。一、公文主题词标注的依据公文主题词标注的依据有四：一是
2、年月修订的国务院公文主题词表及其使用说明。二是国务院办公厅年月日发布年月日修订的国家行政机关公文处理办法第三章第十条第十款规定：“文件应当标注主题词；上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词”。三是中国共产党机关公文处理条例第三章第八条第十五款也规定：“主题词 按上级机关要求和公文主题词表标注，位于抄送机关上方”。四是国家技术监督局年月日批准的国家机关公文格式（中华人民共和国国家标准） ；对公文主题词的标注位置及注意事项都作了明确规定。目前公文主题词表主要有三种：一是中共中央办公厅制定的主题词表 ，共分类，个主题词；二是国务院办公厅秘书局颁发的主题词表共分类，个主题词；三是中央军委三总部制
3、定的主题词表 。各省、市、自治区的党和政府机关，也参照中共中央和国务院的主题词表，颁布了适合本地区、本部门使用的主题词表。这样，就为文秘人员标注主题词提供了极大方便。二、在标注中存在的主要问题一是乱造。公文主题词的标注所用之词，必须从各自的主题词表中选用。不能自己乱造或标新立异。否则，势必出现所用之词不一定都是名词或名词性词组，很可能会有所用之词有的是动词，有的是形容词。如有个单位发了一个征订中国纪检检察报的通知，其主题词为：“征订 中国纪检检察报 通知”。前面两个词显然是自造的。应改用主题词表中第六类中的“定购” 和第十类中的“ 报刊” 。正如 “公文主题词表的使用说明” 第四条规定：“本主
4、题词已有固定编码，凡修改、补充、由秘书局技术处归口负责，其他单位和同志不得随意改动”。二是乱标。标注必须规范。一是必须按“一范围，二内容，三“文种”的规定进行。有的没有“文种” 一项。如“ 滨纪发 第号文的主题词为： “纪检 班子 建设”。也有的用数量太少。如滨直发第号文的主题词为：“工作要点 通知”。违背了“一般个， ”的要求。以上现象从上到下还比较普遍。这样不便于公文的计算机检索利用。有些公文从形式上看，尽管是标注了主题词，但并没有起到标注公文主题词的作用。三、公文主题词的选取方法公文主题词的选取方法主要有四：一是从公文标题中摘录；二是从公文正文中提取；三是题文结合撮要；四是自己概括。以能
5、表达公文的主要内容为原则。在标注过程中，如果没有十分贴切的主题词，应遵照“宜宽不宜严”的原则，选择相近的主题词。如国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法一文的主题词，必须使用国家行政机关公文主题词表中所列之词。因该表中没有“处理”二字，可用相近的“管理”一词代替。故该文的主题词为：“公文管理办法”。又如上例中公文主题词表中没有“征订”二字，可用“定购”代替。否则就无法标注。又如给国务院关于坚决制止乱捕滥猎和倒卖、走私珍稀野生动物的紧急通知一文标注主题词，就比较麻烦。而遵循了选词方法，便能标出“林业 管理 通知”的主题词。因为野生动物大都生活在森林里，又因为制止乱捕猎、倒卖走私，2属于管理的
6、范畴，所以这样标注比较合适。由此看来，不动点脑子，下番苦功夫是不行的。并不是象想像的那么简单。四、公文主题词标注注意事项在公文主题词标注中应注意以下四点：（一）必须熟悉各自的公文主题词表 。不熟悉公文主题词表就谈不上公文主题词的标注。（二）必须认真审研公文内容。可以说，不懂公文内容就不可能标注出恰如其分的公文主题词。（三）切实做好结合文章。这就是把主题词表与公文内容紧密结合融会贯通，便能找出适当的主题词。（ 四）必须遵守如下标注规则。、主题词不一定是一个完整的意思，不考虑语法上的结构，不考虑词与词之间的搭配连接与必然的联系，只是将各个词依次罗列出来。、坚持用词“宜宽不宜严”的原则，如果没有确切的主题词，可用相近的词或上位词代替。、标注注意按“一范围、二内容、三文种”的顺序“由大到小”排列。在同一组主题词中，要按“属概念在前，种概念在后”的秩序排列。、用词数量一般不少于个，最多不超过个。、明确主题词的位置。公文主题词位于末页下方，抄送范围的上方，也就是注释域或特殊说明域以下，抄送机关标识域以上。、掌握主题词的结构及其标印格式。主题词的结构由标题和主文两部分组成。标题即主题词三个字，用黑体字顶格加冒号，其后为主文。主文不使用标点符号，每个主题词之间空出一个字的位置。
