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1、中国高教学会教育信息化分会2004 学术年会论文 基础信息编码的规范化研究第 1 页 共 4 页 基础信息编码的规范化研究沈锡臣 陈怀楚 李功强 清华大学 100084摘 要 ：本文阐 述了基础信息的范畴、特性，提出基础信息编码原则，就高等学校主要基础信息的编码给出一个范例。关键词：基础信息；信息编码；规范化制定信息标准是一个覆盖面很宽、应用范围很广的信息化规范工作，它是信息化建设的基础工程。而基础信息编码在信息系统中使用频率最高、影响最大，因此研制基础信息编码又是制订信息标准的基础性工作。在高校中基础信息编码一般是指学号、教工号、单位（院系）号、课号、科研项目号等通用性很强的信息编码,它们在
2、应用系统中经常扮演关键信息项（数据库中又称为主码字段）的角色，基础信息编码是否规范、科学，影响着学校应用系统的质量和效率，对学校信息化建设有着长远的作用。因此，我们必须重视基础信息编码的研究和制订。1基础信息编码原则1.1 唯一性 基础信息的编码是描述对象基本属性的唯一标识。例如，学号是在校学生的唯一标识，一个学生只有一个学号；反之，一个学号只对应一个学生； 有的编码对象可能有多个不同描述（例如校内单位，可有单位号、单位全称、单位简称、英文全称、英文缩写等） ，可以按不同方式对其进行分类编码，但在一个分类编码中，每一个对象只有一个代码，一个代码唯一标识一个编码对象（例如单位号是单位数字编码的唯
3、一标识，一个单位只有一个单位号） 。1.2 稳定性基础信息编码要反映对象最本质的属性或特征，要有相对的稳定性。例如学号一般只包含学生入学年份和类别（本科生、硕士生、博士生等） ，这样可以保证学生从入学到离校的几年时间里学号不变。如果学号中包含专业或院系等信息，则会因为学生转专业或转院系这些正常的变动而更改学号，造成信息管理上的不延续。1.3 可扩充性基础信息编码设计要考虑到长远使用，应能满足几十年以致上百年使用。在各类基础信息编码中要留有适当的空间，以保证随着学校各项事业的发展而进行扩充和调整，但不打乱原有的体系和合理的顺序。中国高教学会教育信息化分会2004 学术年会论文 基础信息编码的规范
4、化研究第 2 页 共 4 页 1.4 规范性在同一类基础信息编码中，编码的类型、结构以及编写格式必须统一。1.5 兼容性与相关标准（原有编码、包括国家标准、部颁标准）协调一致。1.6 实用性 代码要尽可能反映编码对象的特点，有助于记忆，便于填写； 数字编码与字符编码各有特点，但数字、字符混合编码缺点突出：字符有大小写之分、键盘录入容易出错，所以一般尽量避免采用数字、字符混合编码。2. 人员编码清华大学原有的人员编码是 20 世纪 80 年代制定的，学号为 6 位数字码，教工号为 5位数字码。随着办学规模的扩大，原有的编码不能满足学校管理的需要，学号、教工号就不得不增加拉丁字母来扩充使用，凸显出
5、编码的不规范，造成使用上的混乱。2003 年，我校研究和制定了新的学号和教工号，并于 2004 年 2 月完成全校各单位、各系统的人员新老编号的切换。新的学号、教工号统一为 10 位编码，其格式为：NNNNLL SSSS其中 NNNN4 位进校年号，学生为入学年份，教工为进校工作年份（可避免百年虫、千年虫） ；LL2 位类别码（容量 100，0059 分配给学号，60 99 分配给教工号）SSSS顺序号（容量 10000） ，对于现有人员编号（在校人员）取用原编码的后三位，并在其前加数码“0” （对于今后新增人员的编码不存在此规则） 。2.1 学号中类别码的分配a本科生学号01：本科生，如 2
6、003010123 08：本科留学生，200308012302：二学位，如 2003020123 11：交换生，如 2003110123 04：临时来校生，2003040123 13：旁听生，如 2003130123b研究生学号 硕士研究生21：硕士研究生（学历教育研究生，含学历教育专业学位）22：非学历教育专业学位（如，工程硕士、MPA、MBA、EMBA、JM、软件工中国高教学会教育信息化分会2004 学术年会论文 基础信息编码的规范化研究第 3 页 共 4 页 程硕士等）26：同等学力硕士生 27：港澳台硕士生28：外国留学硕士生 29：其他（如研究生课程进修班学员） 博士研究生：3139
7、（略）c境外来华非学历教育学生学号 境外来华非学历教育学生学号：4049（略）d继续教育学院学历及非学历教育学员学号继续教育学院学历及非学历教育学员学号：5059（略）2.2 教工号中类别码的分配教工号的第 5、6 位（分类号）占用 6099，按不同编制（正式事业编制、人事代理事业编制、流动事业编制、附属医院事业编制、企业编制以及博士后、临时员工、高访学者、借调人员等）分类编码，形式与学号相同。学号、教工号的信息项标准如表 1 所示。信息项名 中文简称 类型 宽度 说明XH 学号 C 10 格式：NNNNLLSSSS，LL 取值范围： 0159JGH 教工号 C 10 格式：NNNNLLSSS
8、S，LL 取值范围： 6099表 1 人员编码的信息项标准新的人员编码具有容量大（可避免百年号码重复） ，可以合理分类，其可扩充的余量足够大，覆盖了学校各种人员，保证其使用寿命加长。3. 单位编码3.1 单位编码的结构单位编码结构包括：单位号（数字编码） 、单位简称（中文） 、单位简拼（拼音字头） 、单位全称（中文） 、英文简称、英文全称，6 个字段都是表述一个单位的方式，在各种业务活动中可以取用不同的方式。a 单位号（数字编码）是反映校内单位相互关联的一种传统描述方式，数字编中国高教学会教育信息化分会2004 学术年会论文 基础信息编码的规范化研究第 4 页 共 4 页 码的编码方式见下面
9、3.2 中部分。b 单位全称（中文）用于正式的业务称谓，如信息系统中各种正式报表。c 单位简称（中文）用于校内日常的非正式称谓，在信息系统中用于非正式报表。使用方便。d 中文简拼（中文简称拼音字首缩写）一般用于信息系统的查询。如电子系dzx。e 英文全称用于正式对外称谓，如信息系统中各种对外正式报表中。f 英文简称：为了更清晰表示院系所（部处）等单位的名称，便于对外交流，系所（部处）的编码增加英文简称，英文简称取 24 个字母，如物理系，英文全称：Department of Physics，英文缩写：PHYS。今后校内应用将逐步以英文简称为主。3.2 单位数字编码单位号单位号共 4 位，格式为
10、 YYXX，其中 YY 大类码，XX 为系所、部处码的后两位。a大类编码中 YY 按如下分配：01：直属学校的系所 61：附属单位 93：企业0239：学院 71：管理部门 95：合作研发41：研究机构 81：服务部门 99：其它51：公共支持 91：后勤bXX 是系所、部处在大类码之后的两位编码单位编码信息标准如表 2 所示。编号信息项名 中文简称 类型宽度说明 举例1 DWH 单位号 C 4 格式：YYXX 计算机科学与技术系：0502 （信息学院编号为 0500）2 DWJC 单位简称 C 10 5 个汉字 计算机系3 DWJP 单位简拼 C 5 用于内部查询 JSJX 取单位简称的拼音
11、字头4 DWQC 单位全称 C 40 用于正式行文 计算机科学与技术系5 DWYWJC 单位英文简称C 4 直观、易记，非等长（24）COMP6 DWYWQC 单位英文全称C 80 对外联系使用 Department of Computer Science and Technology中国高教学会教育信息化分会2004 学术年会论文 基础信息编码的规范化研究第 5 页 共 4 页 表 2 单位编码信息标准举例 1：电机系单位号：0102，前两位是表示直属学校的系所，第 3、4 位是其在直属系的序号取值范围是 0129。如电机系序号为 02，而国家重点实验室、部委或省市实验室、校级实验室分别排在
12、 6069，7079，8089。举例 2：建筑学院的编号：0200，城市规划系编号：0202。学院所属研究院、研究中心、研究所排在 3059，如建筑设计研究院编号为 0230。举例 3：教务处编号为：7103，第 1、2 位：71行政职能部门大类码，第 3、4 位：03教务处序号，则教务处编号为：7103。单位号是按单位性质分类，再按层次编码，反映了学校单位之间的相互关系，合理地规范了校内众多单位的编号，便于分类查询、统计。4结束语如果我们把网络、应用系统、数据分别比喻为高速公路、汽车、货物的话，那么基础信息编码则是汽车的轮子，只有给汽车安装好的轮子，汽车才能装满货物在高速公路上奔驰。清华大学于 2004 年 2 月开始实施 10 位学号、教工号，单位编码及其它基础信息编码也将继续重新修订，使学校的信息化建设在科学、规范的平台上发展。【参考资料】：1 信息分类与编码国家标准汇编 （通用与基础标准卷） 中国标准出版社，2001 年2 关于修订校内统一编号的建议 沈锡臣、陈怀楚，2002 年 11 月3 校内单位编码修订方案 （讨论稿） 李功强， 2003 年 12 月
