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1、大学生活动项目管理相关问题研究一、项目与项目管理在项目管理知识体系(PMBoK)中,项目(Pro-ject) 被定义为完成某一独特的产品、服务或结果而进行的一次性努力119。一个项目无论大小、特点如何 ,一般包括下列要素: (一) 具体的结果(产品或成果); (二)明确的开始与结束日期( 项目工作开始日期和它的结束日期); (三) 既定的预算(包括人员、资金、设备、设施和资料总额等 )。只有满足了这三方面的因素 ,才能将这样的任务看成是一个项目。项目管理(ProjectManagement)是指为了满足甚至超越项目涉及人员(项目参与者及其他利益相关者 )对项目的需要和期望而将理论知识、技能、工
2、具和技巧应用到项目的活动中去124。项目管理是一种对项目进行组织管理的活动 ,是伴随着技术进步和项目的复杂化和大型化而逐渐形成的一门管理学科27。它并非一门新型的理论学科,而是从实践中提炼出来的,它帮助我们更好的解决项目中所遇到的问题,优化所需要的资源以及人员的配置,并且针对项目本身的特点,寻求项目在范围、时间、成本和质量,有不同需求和期望的项目涉及人员以及需求和期望之间的相对平衡3。二、基于项目管理的学生活动研究的理论框架项目管理的思想来源于企业的发展,在我国的应用已经从工程建设领域扩展到 IT、金融等行业,并正在向各个领域渗透。应用到学生活动项目管理中,特别是如何在具体实施过程中体现项目管
3、理的思想无疑非常重要,探索和把握其不同于企业管理的特殊性,在学生活动的创新与推广在实践中显得更加迫切。(一)在学生活动中引入项目管理的可行性分析所谓学生活动是指一项有目的、有计划、有步骤地组织学生参与的协调活动,也是为了完成某一特定的任务而组织学生参加的一次性努力。结合项目的要素,我们发现学生活动之于项目管理有以下几个特点:其一,学生活动具有“重复性”。所谓重复性是指这些活动每年都要开展。这样的活动很多,如暑期社会实践活动、辩论赛等。我们在开展这些活动时是有经验可循的。然而项目的“独特性”是要求项目所涉及到内容和目标是以前没有做过的,是唯一的。这难道是学生活动和项目之间存在的矛盾?我们认为即使
4、这些活动和以前做过的活动相似,有些东西总是不同的。项目的涉及人员、活动地点、活动形式都有可能变化。其二,结果很明确很具体,具有可感知性。不管活动的开展是成功还是失败,结果是好还是坏,活动的参与者和非参与者对结果是满意还是不满意,是接受还是不接受,活动的结果总能以某种具体的形式表现出来,同时也能很明确的被人感知到。其三,时间易受影响而显得随意,但总有具体的开始和结束时间。学生活动开始和结束的时间一般较为随意,活动时间的提前和延后对活动的开展影响不大,甚至个别活动虽未完成,但由于某种原因而必须中断或者临时取消。但纵观任何一项学生活动,我们总能找到一个具体的开始和结束的时间。其四,预算具有简单性。对
5、于学生活动这样的小型项目,在时间上,我们从计划、实施到最后结束的过程可能仅花费几天;在人员组成上,来源比较单一,往往来自于同一个组织(学生会、班级等 );在成本花费上,必须要考虑到资源与条件的限制,活动成本普遍偏低。其五,过程具有可控制性和可修改性。学生活动项目一旦确定,可以一次一次地排练模拟进行预演,可以模仿借鉴其他成功项目的经验来实施修改,活动实施过程中出现的偏差易于纠正或变更,风险比较小。根据上述分析,我们不难发现,学生活动符合项目的定义与要素,也就是说,在学生活动中引入项目管理模式是可行的。(二)学生活动项目管理的基本理论企业发展中的项目管理有完整的理论框架,那么在学生活动中应用项目管
6、理,就是运用项目管理的理论和方法,结合学生活动的实际,有针对性地调整组织结构,优化资源配置,加强整合管理,有效实施和控制活动的范围、时间、成本和质量要求,提高活动的吸引力与影响力4。按照项目管理的基本过程 ,把学生活动项目管理划分为启动、计划、实施、控制和收尾等五个阶段,并立足这种划分办法来研究其基本规则,探索学生活动项目管理的基本理论。学生活动项目管理的基本理论体系由以下 3 个方面理论构成: 1.学生活动项目策划理论,包括项目创意策划理论和项目范围理论、项目时间理论和项目成本理论; 2.学生活动项目实施理论,包括人力资源管理理论、项目风险管理理论和项目控制(范围、进度、成本和质量)理论 ;
7、 3.学生活动项目收尾( 评价 )理论。(三) 学生活动项目管理的关键链在传统的项目管理研究中,管理的目标是在项目资源(时间、成本、绩效) 约束下,在规定的时间和质量要求下完成项目。20 世纪 80 年代以来,有人提出了关键链管理理论,即在管理中着眼于项目的瓶颈(关键链 ),加强对瓶颈的管理,以提高项目管理的质量和项目进行的质量、速度。因此,项目管理的目标可以简化为:在资源约束下,用最短时间完成项目。此种简化决定了项目进程中的瓶颈就是该项目的各条路径中,时间最短的那条路径,即关键路径。基于此理论,以及上文对学生活动项目管理的特点和基本理论的分析,本文将项目实施和控制设定为学生活动项目管理的关键
8、链。原因有三,根据图 1 中五个步骤(启动、计划、实施、控制和收尾)来说明:其一,启动和收尾在学生活动中的作用不显著。启动主要承担项目的立项过程(开始阶段), 对活动怎样开展进行策划,然后决定是否启动;收尾主要承担项目结项过程( 结束阶段),以一篇总结和一份经费开支清单而结束。图 1过程组及其之间的关系资料来源:李涛、张莉著项目管理 ,第 29 页。其二,保证学生活动项目可行性的关键因素是实施和控制(见图 1 中的虚线框) 。任何一项学生活动的成功开展都必须在实际活动中进行控制。计划作为实施的参照;控制过程获取实施的实际状态,对比计划阶段来判断是否存在偏差;当存在偏差时,或者纠正实施过程,或者
9、变更计划。其三,实施和控制能明确地体现了学生活动项目中的关键路径。只有在实施过程中进行纠偏、变更才能找到时间最短的活动路径。三、如何实现学生活动的项目管理(一) 项目启动阶段(Project startup):决定启动启动就是项目开始阶段所要进行的活动。项目的启动阶段是指批准一个项目,并有意向下进行的过程,包括项目的构思与选定、项目可行性研究报告、项目资金筹集等几个重要环节268。对于一项新的学生活动的启动,要经过上述环节。也就是项目负责人在活动开始筹备之前提交项目申请报告,内容应该包括:活动名称 ;主、承办单位及主要负责人 ;活动出发点;可能遇到的问题、难点及相应对策;日程安排 ;活动计划,
10、可以包括对承办单位有无奖惩手段 ;主办与协办单位之间、各负责人之间的关系;活动预算等。学生活动大致可分为三类: 1.常规活动; 2.上级布置的活动; 3.新开展的活动。前两类活动占绝大多数 ,是可以直接启动的。如果第三类活动的构思和可行性均得到论证,直接由主办方决定启动,承办方只需考虑我有能力去做它吗?若答案是肯定的,就进行下一步项目的计划阶段。(二) 项目计划阶段(Project Planning):撰写计划计划是为完成一个目标而进行的系统的任务安排。项目计划是为完成项目全部工作而科学预测,对项目实施工作进行的各项活动作出周密的安排,并确定未来行动的方案294。一份学生活动的项目计划,通常也
11、称为策划。一般要解决以下问题: 1.项目做什么(what):这次活动应完成的工作有哪些。2.如何做(how):这些工作如何去完成。 3.谁去做(who): 确定承担工作分解结构中各项工作的具体人员。4.何时做(when): 确定各项工作大致需要的时间,以及何时开始,确定每项工作需要哪些资源等。5.何地做(where):确定各项工作在什么地方进行。6.花费多少(howmuch):确定每项工作需要多少经费及项目的总花费 294。我们将整个工作进行了规划,对具体的工作进行了细化与分配;将预算进行了上报与申请。可以说是基本上做到了项目开始之前的确定工作,为项目的具体实施工作奠定了基础。(三) 项目实施
12、阶段(Project Production):实施计划在项目的计划被批准后,就开始进入到实施阶段。项目的实施阶段是一个从无到有的实现过程。项目实施是按照计划开展项目活动,是通过实施项目计划,协调管理所有项目资源,完成整个项目任务,进而实现项目目标的过程。项目的各项任务在这一过程中完成,大量的资源和主要预算在这一过程中被消耗和使用,项目经理和团队成员在这一过程中花费的时间也最多2125。项目的实施准备是在全校范围内进行宣传 ,对团队成员进行动员,营造有利于实施项目计划的气氛和环境。召开动员大会和启动仪式(开幕式) 是有必要的。1.召开正式的动员大会,目的是向全体团队成员宣布项目负责人和班子,建立
13、领导威信,使团队成员乐于遵从命令,愿意为项目的成功而努力;向团队成员阐明项目计划,解释项目进度安排;解释项目实施的程序 ,实施中成员之间如何进行沟通和协调; 明确向首先动工的项目成员解释有关工作事项。2.启动仪式(开幕式) 一般放在第一场活动 (如学术讲座)。一旦确定准备工作已经就绪,就可以决定如何举行启动仪式了。无论是隆重的、正式的,还是非隆重的、非正式的,在这一过程中都要做到: (1)邀请主办方和承办方的领导参加; (2)组织学生参加; (3)向领导、嘉宾和学生介绍项目的目的、意义、使命和目标,确保大家明白工作的进程; (4)项目负责人应宣传本项目的好处和前景,要让大家看到经过努力 ,项目
14、计划已经制定出来,现在只要将其付诸实践,项目就会变成现实,激发大家的热情和调动团队成员的积极性。在项目实施的过程中,我们按照计划,对整个项目的进程进行了统一的管理。同时每一阶段要召开会议,有助于及时解决项目中遇到的问题,也让我们能够更好的了解项目的进展程度。(四) 项目控制阶段(Project control):变更控制在管理过程中实行有效的项目控制,是对实施情况与计划间存在的差异预先采取防范措施5。在企业项目管理过程中,通常有如下几个方面的变更 :全程变化变更、范围变化变更、进度变更、成本变更、质量变更和风险对策实施变更等,所以对以上的变更可能发生的问题都应实施控制。79 图 2项目变更资料
15、来源:李涛、张莉著项目管理 ,第 53 页。图中虚线箭头、 为作者添加。结合学生活动项目管理的特点和特殊性,笔者认为也有以上几个方面的变更,但在控制上各有侧重。也既是说,有些变更可以不用改变计划,直接在过程实施中进行纠正;有些变更则必须改变计划。根据图 2 来说明:“外部请求变更” 必须改变计划,大致包括:全程变化变更、范围变化变更等。这类变更影响到整个项目的实施,必须变更计划。“偏差引起变更”可以不改变计划(仅对学生活动而言 ),大致包括: 进度变更、成本变更、质量变更和风险对策实施变更等,可不修改计划,而直接在项目实施过程中进行变更。(三)项目收尾阶段(Project ending):验收
16、总结项目收尾是项目全过程的最后阶段,即当项目的所有活动均已完成而做的收尾工作。学生活动项目管理的收尾工作是对活动进行验收、评价,包括是否达到主办方预定的目标;召开总结大会;说明经费开支情况;对获奖者进行奖励,对项目团队成员付出的努力表示感谢 ;根据需要选择庆祝方式;遣散项目团队成员等。参考文献1李涛,张莉.项目管理M.北京 :中国人民大学出版社, 2005.2赵春雷主编.项目管理M. 北京: 科学出版社, 2006.3徐方.在学生工作中理解项目管理J. 教书育人, 2005(5): 17-18.4李镇贤.在“红网”建设中引入项目管理模式刍议J.中国科技信息, 2005(9): 38-39; 49.5马国丰,尤建新,杜学美.项目进度的制约因素管理M. 北京 :清华大学出版社, 2007: 28.长期以来，在我国高校中， “学校是一个只接受上级指令和执行上级命令的下级机关，管理有效的标准是接受和贯彻上级指示是否彻底，没有建立明确而科学的有效性指标，评价
