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1、档案部门建立学习型组织的思考学习型组织是指通过培养弥漫于整个组织的学习气氛，充分发挥员工的创造性思维能力而建立起来的一种有机的、高度柔性的、扁平的、符合人性的以及能持续发展的以信息和知识为基础的组织。作为一种新型的现代管理理论它从 20 世纪 70 年代以来不断被应用于各类管理实践并获得成功，体现了现代组织领导和组织管理方式实现重大变革的全新管理理念，它能否应用于档案部门的组织管理实践以及如何才能发挥其最大优势是我们每位档案工作者当前值得认真思考的重要问题。 一、档案部门提出建立学习型组织的由来档案部门建立学习型组织，即创建学习型档案馆是在学习型社会的基础上提出来的科学概念。学习型社会，最早是
2、由美国学者哈钦斯于 1968 年提出来的概念。二十世纪 70 年代联合国教科文组织提出“向学习化社会前进”的目标，1994 年 8 月，西方七国首脑会议首次正式建议， “通过较好的教育和培训，发展一种终身学习的文化，对人增加投资。 ”1994年在意大利罗马、1997 年在加拿大渥太华召开两次世界终身学习会议，提出“终身学习是二十一世纪的生存概念”的思想。2001 年 5 月，江泽民同志在亚太经合组织“人力资源能力建设高峰会议”上发出了“构筑终身教育体系，创建学习型社会”的倡议。2002 年 11月，江泽民同志在党的十六大上正式发出了“形成全民学习、终身学习的学习型社会，促进人的全面发展”的号召
3、。2002 年 12 月，胡锦涛同志在中央政治局第一次集体学习时指出“我们党要团结带领全国各族人民抓住机遇、迎接挑战、与时俱进、开拓创新，实现全面建设小康社会的宏伟目标，不断开创中国特色社会主义事业新局面，必须坚持把学习作为全党一项十分重要的任务，不断加强，不断推进，努力使全党的马克思主议理论水平和科学文化水平不断有新的提高。 ”在深入学习和全面贯彻十六大精神的热潮中，全国各地开展了建设学习型社会、学习型机关活动并得到普遍认同，与此同时，在我国档案部门也提出了要建立学习型的组织。创建学习型档案馆的活动正悄然展开，它反映了档案工作适应社会发展的必然结果，也是结合当前我国积极开展创新档案工作机制、
4、改进档案管理方法等活动而展开的新型档案管理组织的积极探索。二、学习型组织理论在档案部门的适用性1、学习型组织理论应用于档案部门的认识误区目前，在建立学习型档案馆过程中个别表现出对其内涵理解不是很准确的现象。其一，从档案管理员个体分析，有相当一部分人对学习型档案馆的深刻内涵和科学规律认识还比较肤浅，混淆概念简单地把它与学习划等号，认为学习型档案馆就是档案管理人员看书学习而已；其二，从档案馆整体管理分析，认为学习型档案馆就是比传统档案馆更强调学习的一种表现形式，专指从学习计划材料组织组织学习考评督查，建立起一整套学习规章，犯了以偏概全的逻辑错误，从而导致建立学习型档案馆实施方法上出现偏差。事实上档
5、案部门建立学习型组织，绝不是一般意义上的学习，传统学习的基本含义是吸取知识，或者获得信息，这仅是浅层次学习的理念，同学习型组织所倡导的学习理念相差甚远。2、学习型档案馆的内涵及其本质特征根据学习型组织经典理论即“五项修炼理论”的创始人美国麻省理工学院教授彼得圣吉的解释“学习型组织”就是大家通过不断学习，突破自己的能力上限，创造真心向往的结果，培养全新、前瞻而开阔的思考方式，全力实现共同的抱负，其本质应具有拥有终身学习的理念和机制，重在形成终身学习的习惯；建有多元反馈和开放的学习系统，重在开创多种学习途径，运用多种方法引进知识；形成学习共享和互动的组织氛围，重在组织文化；具有实现共同愿望的不断增
6、长的学习力，重在共同愿望、时学时新；工作学习化，使组织成员活化生命意义，重在激发人的潜能，提升人的价值；学习工作化，使人不断创新发展，重在提升应变能力等六方面的特点。因此，学习型档案馆应是一个在不断变化发展的环境中，能够迅速吸收新观念、新知识、新技术，并在实践中应用、改善和提高，解决无先例可循的实际问题，个人和组织为了共同目标共同学习、共同发展的档案馆，其实质是实现档案工作的人本主义管理。具体建设内容包括两个层面和两个方面的涵义，在两个层面中，包括传统意义上的档案馆队伍建设，指档案人员学历结构、文化素质、业务水平、职业道德的基本层面和学习能力与工作实践以及个人发展与组织目标有机结合的高级层面；
7、而两个方面则是指档案馆每个成员都必须有学习愿望、学习目标、学习计划和学习能力的个体方面和全馆必须有一种良好的学习氛围与健全的学习机制（组织、制度和管理） ，整体的学习规划以及明确的学习目的的整体工作方面。3、档案部门建立学习型组织的作用首先，有利于改进档案部门的管理工作环境。通过建立学习型组织，以领导班子团结、上下关系协调、工作环境和谐为工作准则，在档案部门形成既能畅所欲言又能交流思想，既能团结和睦又能正视矛盾、化解矛盾，既融洽和谐又严格管理的良好工作环境。其次，有利于形成具有创新能力的档案工作队伍。通过建立学习型组织，实现档案部门从领导到管理员均全身心投入学习，从档案的收集、整理到利用各个业
8、务工作过程中全程学习。通过不断进行系统学习、思考和提高，实现思想观念更新、档案收集创新、管理创新和服务创新，形成一支具有创新精神和创新能力的档案工作队伍。最后，有利于档案部门管理实现精简、扁平和高效。通过建立学习型组织，不仅可以提高组织成员素质，实现积极性的减岗减员，达到简化档案馆组织结构目的，还可以减少档案部门的管理层次，加快指令和信息的传递，进而提高档案工作效率，同时也能积极适应当前全国展开的机构改革形势。三、建立学习型档案馆的基本策略1、树立正确的学习理念是构建学习型档案馆的必要基础首先，要确立“学习为本”的理念。学习是工作的基础，是前进的动力，只有树立起“学习为本”的理念，才能形成一个
9、良好的学习态度和学习意识，才能为建立学习型档案馆的工作目标打下坚实的基础。其次，要确立“时时学习和处处学习”的理念。不仅做到“活到老、学到老” ，终身接受教育，同时还要做到在工作中学习，在学习中工作，在生活中学习，在学习中生活，使学习与工作、生活融为一体，努力实现“工作学习化、学习工作化”和“生活学习化、学习生活化”目标。这样才能真正做到与时俱进，不断提高广大档案干部职工的政治理论水平和业务能力，深化档案工作发展打下坚实的基础。再次，要确立“集体学习”的理念。把个人基础上的学习上升为集体的学习，通过集体的学习与交流，充分发挥集体的智慧，凝聚集体的力量，形成以多信息、多思考为基础的知识共享、集思
10、广益的学习模式。最后，要确立“创新学习”的理念。 “创新，是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，也是一个政党永葆生机的源泉。 ”学贵创新， “创新学习”是建立学习型档案馆的灵魂。通过“创新学习” ，改变传统的管理方式和思维习惯，对解决档案部门改革发展中出现的各种新问题、新情况，提供了理论上的支持。2、健全以人为本的学习管理机制是建立学习型档案馆的关键首先，建立学习型的档案馆，档案部门领导必须具有人本主义的管理意识，从人本主义出发，改变自上而下下达指令的领导方式，建立一套完善的管理机制，使每个职工不是处于被管的被动状态，而是要充分发挥每个职工的主观能动性，处于主动的运转状态，充分调
11、动职工的积极性，激发职工奋发向上的精神。其次，要健全动力机制。明确将档案馆干部职工的学习态度、学习成绩作为年度考核、任职定级、职务晋升的重要依据之一，由此来增强各级干部职工学习的紧迫感和责任心，引导各级档案干部职工通过学习提高素质，实现档案工作的创新发展。再次，要健全激励机制。对建立学习型档案过程中涌现出来的先进集体、个人，要给予必要的精神鼓励和物质奖励，激发各级干部职工主动学习的自觉性和崇尚科学、追求知识的热情。最后，要健全投入机制。每年要安排一定数量的工作经费，建立学习奖励专项基金，专门用于建立学习型档案馆的活动，用来表彰先进和学习平台建设，为建立学习型档案馆提供充实的经费保证。3、建立学
12、习型档案馆文化是建立学习型组织的最高境界档案馆文化是指档案馆在长期收、管、用活动过程中，在一定的社会历史环境下逐渐形成的一种独特的价值观念、行为方式、管理作风、档案精神、道德规范、发展目标和思想意识等因素的总和，它集中体现了档案部门的精神风貌和管理水平、建立学习型档案馆文化，就是要把学习的理念渗入到档案馆文化当中，让它成为档案馆文化的精髓。一个学习型档案馆的文化应该是支持并鼓励学习和创新，学习不仅局限于档案管理员学历的进修，还应上升到学习与工作的融合和整个工作团体的系统学习，同时允许犯错误，并将错误视为学习的良机、在这样一个组织文化氛围中，档案管理员不可能不主动学习，且把学习作为生活中不可分割的一部分。同时，通过在档案部门中提倡工作机制创新，服务方式创新等来实现档案部门人员精简、机构扁平化、机制富有弹性、善于学习、自主管理不断超越自我，进而促进档案工作的全面发展。 （作者单位：电子科技大学人文社科学院/四川成都/610054）
