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1、程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 1 / 72013 年 10 月 10 日实施编制部门 工程管理 部 编制 审核 批准1 目的1. 明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。2. 规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合中华人民共和国公司法和中华人民共和国合同法等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。2 范围本规定适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。3 术语一般性合同：合同标的在
2、万元资金支出或 万元资金收入以下的合同。重大合同：合同标的超出万元资金支出或 万元资金收入的合同。4 职责4.1 法人代表（或法人委托代表）a) 主持召开重大工程项目的合同综合评审会议。b) 负责审定合同评审结论并签署合同。c) 审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。d) 负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。e) 授权业务经办人员代表企业签订合同。4.2 工程管理部4.2.1 合同管理处f) 严格遵守中华人民共和国合同法及相关法律、法规的规定。g) 建立健全合同管理制度，组织贯彻、执行合同管理规章制度。程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/
3、发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 2 / 72013 年 10 月 10 日实施h) 组织、参与或协调公司合同谈判和合同文书的起草或审查工作。i) 组织制订公司标准合同文本和其他合同格式文件。j) 组织合同综合评审，参与或协调合同的专项评审活动。k) 监督检查合同的订立和履行，协调或指导合同执行单位的合同管理工作。l) 建立合同信息档案，对各类合同信息进行登记、保管、统计。m) 协助合同执行单位处理合同纠纷和合同索赔。n) 负责调查、了解对方当事人主体资格、经营范围、资质证书、专营许可证、法定代表身份（委托授权书） 、资信和履约能力。o) 负责合同的谈判工作；合同的洽谈、订立、评
4、审、修改、签署，保证合同的合法、有效和可行。p) 负责督促合同执行单位履行合同；参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动；处理合同索赔。q) 负责合同严密性（条款、文字、权利和义务、相关手续等） 、可行性及格式审核工作。a) 负责已签订合同的资料整理归档、提供合同签订信息。r) 完成管辖范围内的其他合同管理工作。5 项目部/专业工程处a) 负责草拟与本部门业务相关的合同文本b) 协助法律顾问拟定本部门格式合同。c) 初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。d) 负责公司承揽合同履行过程中出现的合同变更、纠纷的处理。 e) 组织、参与或协调分包合同极其独揽工程项目合同的谈判、合同文本的起草或
5、审查工作。s) 组织、参与承办合同的评审，并协调合同评审活动。t) 建立合同资料档案，对各类合同进行登记、保管、统计和上报。u) 负责各项所属合同的履行，处理合同纠纷和合同索赔。v) 负责合同工期、质量、安全及合同价款等履约情况的记录，并报公司工程管理部备案。w) 负责专业范围内技术条款的编写x) 负责审核标的物的合法性及描述的合适性。程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 3 / 72013 年 10 月 10 日实施4.6 财务、法律顾问、审计a) 财务部门负责对合同订立及履行过程中的活动是否符合国家财经纪律进行审核。包括
6、：资金、资产的合法性；价款、酬金和结算的合理、合法；索赔条款的合法性等内容。b) 法律顾问负责对合同主体、合同内容以及订立程序的合法性的审查和合同执行情况进行监督检查工作c) 监督、指导各部门起草及修订合同文本。草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同d) 审计、监察部门根据其职责范围参与合同签订的全过程，并对合同实施专项监督和审计。y) 保管公司合同专用章。z) 负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。4.7 其他职能部门其他部门根据其职责范围对合同内容进行
7、监督、审核。4.8 合同承办人员a) 负责参与合同谈判、起草合同文书，承办合同相关事务。b) 负责参与合同评审活动。c) 负责登记、整理和保管合同文本、台帐，上报合同管理信息。d) 负责建立合同档案并按公司档案管理办法移交合同资料。e) 负责具体处理合同纠纷和合同索赔。F） 承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本办法的规定，须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商，并以承办人为主进行处理。5 工作流程 5.1 签订合同前期准备5.1.1 合同的主体订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民责任的组织，其
8、他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。5.1.2 订立合同前，应当对对方当人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 4 / 72013 年 10 月 10 日实施立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。5.1.3 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。业务人员或公司指定的其他谈判人员应对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存5.2 合同谈判5.2.1 召
9、开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。5.2.2 承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报，必要时向本部门分管领导请示。5.2.3 谈判结束后，承办人制作谈判备忘录，并经我方全体参加人员签字确认。备忘录应记载以下内容：1）准备会议情况，包括会议时间、参加人员、形成的一致意见、声明保留意见、法律意见、需要请示承办单位负责人、分管副总经理或法定代表人的事项等。2）谈判情况，包括进展情况、取得的成果、双方存在的主要分歧，以及下一步我方谈判人员提出的应对意见。5.3 合同承办人员根据谈判情况负责合同草本的拟定，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，
10、应当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等） ，除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。合同需要注明以下内容5.3.1 当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。5.3.2 合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、 等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。5.3.3 数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定程序文件文件编号
11、程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 5 / 72013 年 10 月 10 日实施确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等） 。5.3.4 质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外） ；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5.3.5 价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇） 、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应
12、约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。5.3.6 履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。5.3.7 合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。5.3.8 合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同
13、中进行解释。5.3.9 保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。5.3.10 违约责任程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 6 / 72013 年 10 月 10 日实施根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。审查通过后，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同草稿报总经理、法务部等审批及修订。5.3.11 法务处负责重大合同的拟定。5.3.12 在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。5.4 审查会签5.4.1 承办人填制审
14、查会签单，附合同草案，连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料，送会签部门审查。其中1）法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。2）技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等） 、企业技术标准等进行审查。3）财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。4）法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等各部门应认真审核合同条款，审核范围包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。5.4.2 审查部门应提出具体
15、的审查意见，如有必要，可附书面审查意见返回承办部门。如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见，并由审核人签字。1）审查意见书应包括以下内容：合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。2） 合同签审部门对合同的审核期限，一般不超过五个工作日。对特别重大、复杂合同的审查，一般不超过八个工作日。3）会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。4）会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。5）各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过个工作日。6） 根据法律规定及企业需要，会审
16、通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查程序文件文件编号程序名称 合同订立管理程序版本号 A-0/ 发布日期 2013 年 10 月 1 日 页码 7 / 72013 年 10 月 10 日实施或备案。5.4.3 审查会签意见处理1）根据合同所涉及项目的具体情况，经承办人与审查人沟通，由承办人按双方取得共识的意见，修改合同草案。2）出于项目本身需要及各种客观条件的限制，对于承办人认为无法采纳的意见，应向本部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳。3）承办人应将审查会签意见处理情况如实填入 立项登记审批表 ，对未予采纳的意见，应注明原因。5.5 经过与其他单位沟通协调、并与各部门审签确定合同文本后，合同管理处确定合同最终文本，并报报各部门审批，直到合同盖上合同专用章后结束。5.6 合同正式签订后，合
