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1、,流程管理要点说明,北京北元电气集团 主讲人:夏云娟、邬兵 2016.11.3 17:50-19:00,分两块: 流程编制法夏云娟 流程管理法邬 兵,一 、流程文件构成:,1、页眉 2、文件更改一览表 3、评审栏(会签) 4、流程图 5、正文,二、页眉组成 :模板,公司名称,制度名称,三、页眉组成:文件编号原则,例如:V-CP-01;R-PGP-01;HS-SCI-01;BY-ZLP-05;JT-CI-01,四、页眉组成:文件版本,A/0:文件编制、更改、换版以版本/更改次数为标识, 说明: 1、版本可按字母A、B、C排序(I、O禁用); 2、更改次数按1、2表示,如A/0、A/1、A/2。
2、3、当文件任一页版本修改到5次时或有大幅度更改时,原文件编制部门可进行换版。,五、评审栏,各公司按照最新组织架构进行会签 审核、批准, 流程格式 流程图使用软件推荐工具:visio 流程图基本要素: 1、序号 2、作业流程 3、责任部门 4、责任人 5、表单 6、作业文件,六、流程图,七、流程管理要素,流程管理八要素的内容包括: 1、输入 (原料、半成品或信息) 2、输出(产品、信息、记录、文件) 3、活动(做什么) 4、关系(参与的人、物、信息的关联关系) 5、客户(服务对象:内部客户,外部客户) 6、价值(提高效率、降低成本等) 7、资源(人、机、料、法、环、资金等) 8、控制。(标准、制
3、约、责任),八、流程管理定义:,流程管理就是为一组存在相互“关系”的“活动”提供其运转所需的“资 源”,使其在受到适当“控制”的状态下,将“输入”转化成为对“客户” 有“价值”的“输出”的管理工作。,九、过程乌龟图案例:文件控制,对质量管理体系文件进行编制、审核、批准、分发、回收、评审、作废处置等文件控制机有效证据,十、过程乌龟图案例:记录控制,质量记录的管理(包括标识、贮存、保护、检索、保留和处置)是否符合要求,十一、流程文件的基本管控要点识别,会议管理基本管控要点: 会议策划、会前准备、会议通知、会议实施、会议决议下发、追踪; 员工培训基本管控要点: 培训需求、培训计划、培训实施、培训评估
4、、资料归档 员工招聘基本管控要点: 招聘需求、审批、招聘实施、招聘录用、资料归档,十二、文件正文,文件内容编写格式: 1 目的:阐述制定编制该文件的目的。 2 适用范围:说明该文件的适用范围(人、事情、物)。 3 定义:解释程序内容中非通用的词的含义,若没有则注明无。 4 职责:简单说明该文件中所涉及到的主要部门及其主要职责。 5 作业内容:说明该文件的作业标准(对流程图未规定的事项进行补充)。 6 相关文件:列出该流程所引用的相关文件的名称。 7 相关记录:列出该文件在内容中出现及必须使用的表单名称及编号。 8 管理办法:说明违反该文件的相关奖励、乐捐规定。,十三、文件格式,管理文件格式 页
5、面设置:页边距上下1.5cm,左右2cm;页眉1.5cm,页脚1cm。装订边页边距2cm。 页眉格式(页头):文件名称为二号宋体字加粗(如字数偏多可调至三号),正文和页眉表格内其它内容全部为小四号宋体字,表格属性“行固定值0.7cm,3列所占比例各为1/2、1/4、1/4” 流程图格式:基本控制在一页,为五号宋体字,行间距1倍(视页面可适当调整)。,十四、流程优化要点,1、流程内容的补充说明 1)不在流程内重复描述流程; 2)只对流程图内没有说明的事项重点进行补充说明;,十四、流程优化要点,2、管理规定的简化 1)重点强调关键控制点的管理规定; 2)金额相同重复的管理规定进行合并; 3)其它文
6、件有明确管理规定条款的,不在此文件中再行说明; 4)一般文件控制在五个条款内。,十五、 记录,15.1记录编号规定: 所属文件编号-流水号+版本号,流水号为2位数字,版本号为1个大写字母。如:BY-ZLP-01-01A,表示文件编号为BY-ZLP-01的文件的第一个表格、A版。 版本号从A、B、C、D以此类推。 15.2记录顺序号:(NO: ) 填写记录时,需编顺序号,便于记录的追溯和查找。印刷的顺序号为流水号;填写的顺序号一般为:年份+*(2位流水号),如14-08,表示2014年填写的第8份该表格。,十五、 记录,15.3记录填写模板说明 1、空白表单 2、记录填写模板说明,主讲人:邬兵,
7、流程如何优化与简化?,经验文字化、文字标准化、标准流程化、流程动作化、动作表单化、表单数据化、数据信息化、信息自动化:企业8化,管理者的两类价值: 一个管理者对公司的贡献可以分为两大类, 一个叫财务贡献价值,也叫分取价值; 一个是流程、制度体系建设价值,叫留存价值。,流程管理目的,训练(技能、习性),衔接 (运作共识),核算 (数据),改善(习性),规范(最佳方法),核心:建立努力与成果连接起来的制度 流程观点: 1、流程是最佳实践方法,是经验的提炼与总结! 2、各项工作都可以标准化、流程化 3、广纳内、外更好做法的知识 4、每季都要检讨流程适用性,保持最新版 5、流程编制完成只是工作的起点
8、6、让执行人参与流程编制 7、响应需求,关注流速,流程设计7要点,1、管理机制:流程、制度、作业指导书、检验标准等 方式:流程图+文字+表单 作用:部门工作衍接 要点:描述精准(5W2H法:什么事、为何做、谁去做、何时做、在哪里做、做到什么程度) 2、管理方法:业务操作手册(具体方法、技巧、经验汇总) 方式:图片+文字+工具 使用:经验、方法、技巧等,方法沉淀 要点:图文并茂,简单易懂,一目了然(类同手机操作说明书) 举例:维新巴自主质量管理推行指导手册、人力资源管理操作指南、销售业务指导手册,流程分类,流程的来源,客户价值战略定位目标主运作流 程流程组织结构岗位胜任力,流程管理两大内容,1、
9、流程简化 2、流程优化,流程如何简化?,1、流程简化:价值流分析,去掉一些不增值的动作 2、目的:提升效率 3、具体做法: 1)流程格式、内容简化; 2)去掉一切无效动作; 3)减少过多的审核、审批环节; 4)减少过多的表单,表单合并,减少填写工作量; 5)减少不必要的数据统计与分析工作; 6)控制卡与流程合并,同类流程文件合并。,流程如何优化?,1、流程优化:高效做法替代低效做法 2、目的:提升质量 3、具体做法: 1)新方法导入,提升流程质量; 如:备库优化、工艺专业化、夜班效率提升、生产第一道工序效率提升、生产计划的前推后拉等 2)表单优化,更为适用; 3)更多强调方法,而非强调控制。 核心:围绕目标,寻找新的更好方法达成!,培训后行动要求:,1、各公司流程的编制方式统一化; 2、流程简化、优化思路统一化。,