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1、市档案局档案安全情况自查报告市档案局档案平安状况自查报告*省档案局：接到省档案局关于加强档案平安管理的通知后，局(馆)领导高度重视，认为这是加强档案管理、确保档案平安的重要举措，局长赵德喜作了批示，由*副局长和刁清一副局长具体负责此项工作。6月底，我局将*档发20*28号文件转发至各区市县档案局，要求根据文件精神进行仔细自查，进一步做好档案平安管理工作，确保档案平安。与此同时，我们将市档案局(馆)的档案平安状况作为本次自查的重点。召开了专题会议，讨论档案平安工作，召集为我局实施档案整理、修裱和数字化加工的服务公司，再次强调了服务外包过程中档案平安要求，对局(馆)档案平安状况进行了自查。现将有关
2、状况汇报如下：一、局(馆)档案平安工作状况(一)服务外包平安管理状况。1.我局(馆)交由外包服务公司整理、修裱、数字化的档案主要是民国档案和一部分民生档案，属开放档案范围。2.供应服务公司整理、修裱、数字化时，主要实行了以下措施：(1)对给我局供应服务的公司*同创之星科技有限公司的资质及背景状况进行了审核，该公司无外资背景和外籍人员。(2)我局与服务公司签订了平安保密协议，服务公司参与我局数字化项目的人员均在我局保卫处进行了登记备案，并且，服务公司与所聘用的工作人员都签订了保密协议。(3)我局自备了档案整理、修裱、数字化场地，除我局在工作现场安装了监控设备外，我们也要求服务公司在加工现场安装了
3、一套监控设备，共计有26个监控点，做到了凡是有档案实体的地方都有视频监控。并且，视频监控录像由专人保管，无关人员不得用法;建立了平安值班制度，每天都有我局人员对工作现场进行监管，准时解决工作中消失的问题，消退平安隐患;设置了工作人员物品集中存放点，严禁工作人员将笔记本电脑、手机、相机等数字设备和手包随身物品带入工作现场;加工场地的网络间计算机通信采纳了授权管理等平安机制。(4)对数字化加工场所所用计算机的输出接口都采纳了物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由系统管理人员专人负责管理，其它人员未经授权无权访问。(5)档案抢救过程中，出库、入库手
4、续齐全，有记录、有签字。这两年，档案中的特别载体钞票等都已登记在案，并移交特藏室进行管理;印花税票、邮票登记在案卷的备考表中。(6)档案修裱过程中，从档案整理到修裱，都严格遵守*省重点档案修裱操作规程进行。加强了对档案数字化加工力度，对档案修裱中可裱可不裱的，不再进行修裱，最大限度地爱护档案的原始性。(7)已与市保密局联系，市保密局将于近期对全部数字化设备和软件进行保密技术检测。(8)我局的数字化任务是采纳一次招标，分三年实施的方式，今年是本次招标的最终一年，待今年数字化加工任务结束后，我们将根据省局的要求，联合市保密局检查服务公司所用设备，凡有信息留存的，都将根据要求进行信息清除并作平安技术
5、处理。3.局(馆)信息管理系统于20*年托付服务公司设计，由局(馆)专业人员进行维护管理，没有服务外包。(二)保管平安状况。局(馆)机关档案室于20*年9月达省二标，2021年以前的档案都按要求移交进了市档案馆，现保管有20xx-2xx1年的文书档案175卷/盒、6455件，设备档案32件，照片*5张，实物67件，光盘档案17盘，会计档案40卷。1.各年度档案按时归档，档案实体页数与名目严格匹配。2.各门类、各专业的档案实行了集中统一管理。基建档案已经移交进档案馆，会计档案实行了统一管理。(三)利用平安状况。1.建立了档案利用制度和档案利用登记簿，准时做好了各种档案利用登记。2.利用大厅安装了
6、门禁系统和消防、监控设施，全天候监控相关部位的平安状况，以保证档案实体在利用环节的平安。3.对涉密档案的利用，实行较为严格的掌握手段，制作有特地的涉密档案登记簿。利用者要查阅涉密档案，首先由接待工作人员把关，再通过相关领导审核签字，方可查阅、复制。4.虽然本馆部分档案已进行缩微、扫描。但是接待利用者时，一般还是供应档案原件。(四)库房平安状况。1.做到档案管理的办公、利用、库房三分开。2.建立了库房平安管理制度。包括：库房管理员岗位职责、档案库房管理制度、档案库房人员进出登记表、库房档案移出(入)登记表、库房虫害状况检查登记表以及特藏室管理员守则、特藏室平安管理制度等。3.全部库房内都装有监控
7、、门禁、消防设施。4.加强库房内温湿度监测。库房管理人员坚持日常性的温湿度观测，当库房温湿度消失特别状况时，采纳开启.空调和除湿机等方法，努力把库房温湿度掌握在允许值范围内，以确保库房档案的平安。5.*市档案馆是1992年启用的，至今已经有二十余年。现有的库房面积不能满足保存今后20年档案增长的要求。但是已经立项的新馆，建成后将能满足40年的保管需要。二、下一步工作重点(一)加强管理，确保平安。要根据*档发20*28号文件的要求，进一步落实和完善档案修裱、数字化和档案信息化服务外包过程中各项监管措施，确保档案实体和信息的平安。(二)实行相应措施，对已有数字化复制件的档案原件进行封存保管，保证档案实体平安。(三)在*市档案新馆建设中，要根据国家档案局和省档案局关于档案平安管理的要求，配备监控、门禁、消防和温湿度监控和调整设施，确保库房温湿度和库房面积达到国家规定。
