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1、 会议管理制度1. 目的为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2. 制度适用范围公司所有会议部门/岗位职责各部门 负责填写年度会议行事历，报行政部。 行政部 负责部分会议过程前期服务工作。 主导年度会议行事历收集、统计、汇总，交相关领导审批。 会议主办部门 负责填写会议通知及议程表，并提前通知相关人员与部门。 负责编写会议纪要，并在会议后 48 小时内报送相关领导。 负责会议前期的准备工作和会议结束后的相关资料的整理。 负责在规定时间内将相关资料移交公司档案室。 负责对会议纪要中决策行动内容进行追踪、协调。 信息部 会议中数码设施的使用和保障。 工厂办公室 协助在工厂所
2、在地召开的会议，承担相关的会务工作。 大区/ 办事处 协助在大区或办事处召开的会议，承担相关的会务工作。 参会部门 根据会议通知及议程表的准备工作要求作好相关配合工作。 档案部 存档相关资料。 各部门 实施会议纪要中与本部门相关的决策行动内容。 3. 部门/岗位职责 4. 工作程序及流程4.1. 会议分类4.1.1 .内外部会议分类内部会议：全国大区经理销售会议；全国性城市经理会议；公司员工大会等。 外部会议：全国性经销商会议；公司股东年会；产品新品发布会；一定规模的研研讨会议；公司对外合作项目洽谈会等。4.1.2 .系统会议分类系统内会议：本中心或中心内各部门召集的会议。跨系统会议：二个或二
3、个以上中心召集的会议。4.1.3 .会议规模分类大型会议：异地参会人员达 60 人的会议为大型会议。中型会议：异地参会人员不足 60 人会议为中型会议。4.2. 会议流程4.2.1 .建立公司年度会议行事历，公司正常性的会议一律纳入年度会议行事历，原则上要按预定的时间、地点、内容、组织召开。每年与预算同期报行政部，行政部统计汇总后，交公司管理层审批执行。1/ 3会议管理制度 4.2.2 .会议安排的原则为：局部服从整体，临时会议服从行事历安排的会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 4.2.3 .会议流程 部门/岗位 操作步骤 主办部门服务部门参会部门主办部门公司档案室相应责任部门做好
4、会议通知，会议通知应注明会议名称、时间、地点、主要议题、参加人员等必要内容外，还应说明会议要准备的工作和会议议程，详见会议通知及议程表。通知应提前一天以上，异地会议一般应提前三天以上通知，一般为电子邮件的方式进行通知。 提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、与会人应提交资料等） 准备的组织工作。 做好会议相关的服务工作，具体见 4.3.3. 根据会议通知及议程表的准备工作要求作好相关配合工作。 确定专人负责作好会议记录。会议记录遵照“谁主办，谁记录”的原则；并由会议主办部门形成会议纪要，会后 48 小时内报送公司领导，抄送相关部门。会议结束后，会议主办部门应及时整理完整的会议文件，
5、保存会议通知及议程表和会议纪要。 按规定时间将相关资料移交公司档案室。 负责对会议纪要中决策行动内容进行追踪、协调。存档相关资料。实施会议纪要中与本部门相关的决策行动内容会议纪要中决策行动内容由相关责任部门签字确认，作为其上司对其工作评价的依据。4.3. 会务管理4.3.1 .会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 4.3.2 .会务管理参考工具：会务工作检核表 4.3.3 .总部会议会务分工跨系统会议，由主办部门和行政部共同承担会务，负责相关会务组织和工作，分工如下：部门/岗位 分工 提供跟会服务，根据主办方的会场
6、布置要求，负责会场布置。行政部联系寻找会址、提供票务服务，执行主办方确认的餐饮标准及住宿标准、联络车辆，准备会议室相关设施 确定会务人员并担任会务组组长；确认会址、会场布置、餐饮标准、住宿标准，提出主办方 会议室相关设施要求 信息部会议中数码设施的使用和保障系统内会议：由主办部门承担会务，行政部提供协助，分工如下：部门/岗位 分工 联系寻找会址、提供票务服务，执行主办方确认的餐饮标准及住宿标准、联络车辆行政部 异地参会人员达 60 人以上的大型会议，行政部派人参与会务。 3/ 3 主办方 确认会址、餐饮标准、住宿标准，提出和准备会议室相关设施要求 信息部 会议中数码设施的使用和保障4.3.4 .如在各工厂举行会议，则由行政部协调相关工厂办公室联合承办会务，如在各大区或办事处举行会议，则由行政部协调相关大区或办事处联合承办会务。 4.4. 会议纪律4.4.1 .与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假； 有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题不相关的事。 4.4.2 .会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。 5. 相关程序及文件 序号 制度编号 制度名称 归属部门
