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1、 浅析项目管理方法在高校人事管理中的应用 1、引言近年来，随着时代发展和科技进步，项目管理方法已被日益应用到各个行业之中，“一切都是项目，一切都将成为项目”这句话也得到了广泛的实践验证；另一方面，比较于其其他行业项目管理成熟度的不断提高，高校管理，特别是高校人事管理还处在项目管理理念、技术、方法相对缺失的层面，日常工作如劳资关系、岗位聘任、奖惩申报、职称管理等大多属于业务范畴，周而复始，循环劳作是其最大的特点，究竟在高校人事管理过程中能否有效采用项目管理的基本理论，提高管理工作的效率和质量，确实是一个值得高校行政管理人员深入研究和探讨的课题，为此他们也进行了大量的相关工作。本文所述的某校新教师
2、入校岗位培训就是一个有益的尝试，笔者曾有幸以工作人员的身份亲历其中，并且感触颇多，真心希望以这次培训项目为契机，找出一条符合实际的高校人事管理的“项目管理”之路。2、项目背景概述某校是一所以工为主，理工、经管、文法相结合的多科性重点大学，历来十分重视师资队伍的建设，经过多年不懈探索，已经形成了一套比较完备的教师培训体系，其中新教师入校岗位培训（下简称入校培训）在整个培训体系中占有举足轻重的地位，其具体功能可以体现为如下几点：首先从根本目的来说，入校培训是学校“内涵式”的长远战略发展的必然需求；其次从职业角度来说，入校培训是培养教师职业道德，满足职业生涯发展的需要；再次从管理变革角度来说，入校是
3、改变教师工作方式，树立团队意识的重要方式；最后从适应环境角度来说，入校培训有利于新教师适应新环境，确立新定位，立足学校，服务社会。基于如上分析，相关培训组织人员在此次入校项目培训项目开展之前，就做了较为深入的需求分析，具体结果如图1 图1：入校培训需求分析在需求分析的基础上，相关培训组织人员明确了此次入校培训的基本方向：即帮助新教师迅速融入学校大家庭之中，尽快完成从一名学生转变为一名教师的过程；加深广大新教师对学校概况、各项教学、科研情况以及学校公共资源的了解；同时为广大新、老教师提供一个充分交流、互动学习的平台，增进同事间的友谊。3、项目的范围管理众所周知，项目管理的首要任务就是合理界定项目
4、的范围，项目范围管理具体可以划分为范围管理规划、范围的定义、创建工作分解结构WBS及工作字典、范围确认、范围控制等环节，在此侧重对入校培训项目的目标描述、人员责任分配、工作分解结构WBS等内容做出相应介绍。3.1项目目标描述尽管在上文中笔者已对本次入校培训的基本导向进行了阐述，但作为一个规范的项目管理工作来说，必须对可交付物、项目工期、成本约束等方面做出明确的说明。（1）项目的可交付物：通过实施本次入校培训项目，达到预定的培训目标（见上文），同时建立培训目标评估体系，将新教师的满意度做为判断项目是否成功的一个重要衡量指标；（2）项目的工期：鉴于本次入校培训项目涉及的人员众多，时间召开紧迫（定于
5、2006年8月下旬，距立项仅有不到40天的时间），特将项目管理工作提前至7月中旬展开，直至入校培训结束；（3）项目的成本要求：严格遵照学校预算经费管理的要求，通过制订科学的成本估算、预算，实施全方位的成本控制，力求将每一分钱用在刀刃上；3.2项目的工作分解结构（WBS）项目工作分解结构（WBS）不仅是项目范围管理的必然要求和工作成果，同时也是制定各项项目计划的重要基石，通过对项目工作进行有效的分解，以达到细分项目目标、明确相关资源分配、人员责任的目的。经过广泛讨论，项目组成员初步确定了入校培训项目的工作分解结构WBS模板和工作分解结构，具体如表1、图2，并在此基础之上对其进行进一步分解，得出了
6、入校培训项目的详细工作模板； 表1：入校培训项目的工作分解结构模板（初步）图2：入校培训项目工作分解结构示意（初步）3.3项目的组织管理：根据工作分解结构，确立了相应的人员分工（如表2）其中：P代表负责；R代表监督；S代表参加；表2：入校培训项目的责任分配矩阵（RAM）NextPage另一方面项目组认为，仅仅对项目工作责任进行简单的划分是远远不够的，应继续对项目定量管理的观念进行深化，通过用常规的经验估计法，求出全部工时、需用人员总数及定额工时等基本参数（如表3），描绘出劳动量的负荷图，做为资源平衡和优化的基本依据。表3：入校培训项目的人力资源估算示意4、项目的配置管理项目组认为，就此次入校培
7、训项目而言，配置管理体系应着重体现两个方面内容：第一是文档管理，首先强调对文档体系的全面策划，如表4，其次对各种文档进行标识，为此项目组制订了专门的文档命名规则，AA-BB-CC-DD-EE-FF，其中AA项是学校名称的缩写；BB是项目名称的缩写；CC是项目组的分工（会务组、后勤组）；DD代表文档名称；EE是文档的版本号；FF是文档的现实状态（是否经过批准）；再次建立了各种文档之间的联系，例如培训对象的名单是一个基础变量，直接影响着会议签到表、会议分组表、食宿分配表等多种会议文档的变化，因此应将会议的培训对象名单当成一个管理重点；最后将工作日志引入项目管理过程之中，突出文档的即时性和连续性，并
8、将所有项目文件汇总成册，形成组织的过程资产，便于日后同类工作的开展，具体内容如表5；第二、配置管理的另一重点工作内容就是实行变更控制，需要建造较为规范的变更控制流程，本文再以培训对象名单为例，由于入校培训时间定在新学期开始之初，而培训对象名单需在上学期期末就确定，通过过去的经验判断，在近1个月的假期时间内往往会发生很多变数，一些新教师参训意识不强，经常通过各种各样的请假方式不参加培训；如果培训名单出现频繁性变更，势必会给整体管理工作带来很大的难度，因此项目组在培训名单确立的同时就建立了比较严格的培训请假制度，受训教师如需请假，应提前两周填写请假单，对请假事由做出详细说明，同时要求由单位主管领导
9、、单位人事干事和本人进行签字，再交由项目组备案，并被要求择期补训，从事后的实践结果来看，上述举措在一定程度上减少了新教师随意请假的现象；表4：入校培训项目的文档清单表5：入校培训项目的项目文件册5、项目的风险管理按照PMBOK的定义，项目风险管理包括：风险识别、风险规划、定性风险分析、定量风险分析、风险控制等基本环节；相比其他专业化很强的项目（如建筑、IT等），本次入校培训项目的风险管理难度并不是很大，因此也未采用一些特定的风险估算办法，如蒙特卡罗分析等，主要借助于项目组召开的日常规划会议来进行风险识别、风险预防的工作，列出了最有可能发生的几种风险，并确定了相应的管理方案，在这里举一个事例，为
10、了提高广广大新教师的团队意识及克服困难的勇气，本次入校培训项目中第一次引入了拓展训练环节，具体包含高空断桥、高空单杠、海难逃生、信任背摔等内容，均具有一定的危险性；为此项目组也做了大量的风险管理工作确保参训教师的人身安全，采取了如下措施：（1）对拓展训练的风险性进行了足够的评估；（2）选择资质突出的拓展培训机构；（3）事先为全体参训教师上了意外伤害保险；（4）对参训教师进行有关安全教育；（5）培训当天邀请有丰富经验的医生一同前往等；充分的风险预防、规避措施有力地保证了此次入校培训项目的平稳顺利进行；6、项目的成本管理一般来讲，成本的估算方法有如下几种：自上至下、自下至上、参数模型、专家估计、估
11、测等；本次入校培训项目采取了自下至上及估测相互结合的办法，项目组成员在详细的工作分解结构WBS的基础之上，凭借经验对各个工作包的花费进行了估测，对于会议物品的购置、食宿的费用等一些可能支出较大的成本项目，进行了“货比三家”式的重点管理，从而有力地保证了预算的科学性和准确性。除了上述所提到的几类管理之外，项目组还使用了专业的项目管理软件PROJECT2002对入校培训项目进行了时间管理，得出了甘特图和单代号网络图，因本文篇幅限制，就不在此赘述了。结束语：从意见反馈来看，本次入校培训项目取得了圆满的成功，培训的满意度较之2005年有了大幅度提高，在工作总结的时候，项目组进行了一个小范围的问卷调查，调查结果显示：项目组成员普遍认为，在入校培训中引入规范的项目管理方法是促使其成功的主要原因之一，如图3，图3：入校培训项目成功原因分布综上所述，在高校人事管理，特别是培训管理中引入项目管理方法无疑是可行的，也是很有必要的，相信在不久的将来，在各级管理人员共同努力之下，高校人事的“项目管理之路”一定会更加宽阔，更为平坦。
