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1、 汽车零部件采购和开发项目管理系统的研究 摘要：从现代项目管理理念的角度，对上海通用零部件采购和开发业务流程中存在的问题进行了分析，定义了系统结构和目标，确定了系统的几大关键业务模块及其主要功能。最终构架出了一个基于现代信息技术的上海通用汽车零部件采购和开发项目管理系统。关键词： 项目管理；零部件采购； 开发0 引言上海通用汽车公司零部件采购和开发工作是一个复杂的项目管理过程，主要是根据企业的业务规划围绕新车型开发直到批量生产整个过程的跟踪和管理。公司有多个专门的信息系统，主要是为了保证生产需求。随着车型、项目的增多、生产基地的增加以及矩阵式项目管理的实施，项目经理们碰到了许多新问题：如信息交
2、流不畅、准确性差、查找烦琐、时效性差等；同时各项目参与者各自为政、产生大量重复工作、工作效率低。此外项目预警、风险评估完全靠人工控制，工作烦琐、容易出错。1 基于项目管理理念的零部件采购和开发流程重构11 矩阵型项目管理组织机构调整结合项目管理的概念以及对公司零部件采购和开发活动的分析，可以看出采购和开发过程是一个典型的项目管理过程。同时，相对于一般的项目管理过程，采购和开发过程又是一个极其复杂的多头绪、多任务、多覆盖面的项目管理过程。其中涉及到成本控制、进度协调、质量管理、供应商资源优化重组、供应商选择、零件设计开发等多项繁复、交错的任务。对这样一个复杂的项目管理过程，考虑采用矩阵型项目管理
3、组织结构来进行管理。就是在纵向职能管理结构的基础上，针对不同的车型、不同的项目设立横向的项目管理机构， 车型平台执行小组，对项目进行统一管理，负责平衡、协调和调动各个纵向职能部门的资源以完成项目的各项工作。由车型平台执行经理牵头负责，包括工程项目管理经理、采购项目管理经理、质量项目管理经理、制造项目管理经理等各职能部门的代表参与。车型平台执行经理作为项目总经理进行项目层面的总协调，各区域的项目经理代表部门参与项目协调并负责调动部门内的资源完成项目要求的各项具体职能工作。区域项目经理需要同时向车型平台执行经理和部门经理双重汇报。项目的工作目标、工作内容、主进度和成本预算等由车型平台执行小组进行讨
4、论和制订。各职能部门由区域项目管理经理参加讨论，并按照项目要求制订部门级的项目目标、内容、进度要求、成本预算等并监督和督促具体实施。每个部门的职能经理不参与具体项目讨论，只负责按项目要求完成各项具体工作 12 目前流程中存在的问题目前相应的支持流程存在着 项目规划阶段缺乏统一、标准的工作流程； 在采购定点阶段缺乏数据共享和归档的流程； 零部件开发过程供应商没有很好参与，和整车厂没有很好的互动；零部件开发和认可流程不够标准化，缺乏风险预警和管理的机制； 试生产和批量生产过程中欠缺规范的历史经验教训收集和利用流程，可能每次都会走一次同样的弯路，从而影响了问题的发现和解决速度。13 流程优化和重构的
5、原则 结合矩阵型项目管理组织结构特点和零件采购和开发业务流程的问题，按照以下原则进行优化和重构：保证信息来源的唯一性并确保信息有效共享； 采购定点工作电子化；定制和规范零部件开发、供应商质量管理和采购项目管理； 加强经验数据的收集和分析，构建经验信息管理数据库和专家决策系统。14 优化和重构后的零部件采购和开发流程(1)项目前期规划流程。主要是进行零部件采购策略制订、采购清单确定和定点目标成本制定等。 确定项目产量、项目主进度、总体成本目标、项目质量目标、了解本项目中可能出现的新工艺、新技术及新材料，总体考虑以上内容制订出采购策略； 根据供应商资源和开发能力情况确定零件采购清单、根据历史零件定
6、点价格和参考项目数据制订零件采购预算、根据以往项目零部件开发进度确定各零部件的详细采购和开发进度表等，从而形成具体的零部件采购计划；把采购计划，包括项目进度要求、成本目标、质量目标等发给相关人员，开始具体采购定点工作。(2)项目跟踪和管理的业务流程。 项目进度跟踪流程：针对每个零件按照每个节点的要求完成时间、预计完成时间和实际完成时间来跟踪、监控和管理零件的采购和开发进度81； 成本控制流程：统计每个零件的采购成本，并和制定好的成本目标进行比较，以分析和控制成本； 风险预警和管理流程：对每个零件的开发风险进行评估，并按照流程进行风险管理。(3)采购定点业务流程。 供应商质量工程师与技术部门分别
7、提供质量与技术标价要求； 采购员提出潜在供应商，并获得批准； 给批准的潜在供应商发布报价资料； 供应商消化资料并按要求报价； 审核供应商报价、发布目标价格； 确定采购推荐方案，向联合采购委员会汇报； 联合采购委员会确定供应商。(4)零部件开发和认可业务流程。定点之后供应商质量工程师在系统中启动供应商先期质量规划(APQP)流程： 召开产品定点策略会，进行技术评审、风险评估、供应商项目评审； 确定零部件开发进度表和问题清单，制定可行性和可制造性承诺以及过程流程图等； 根据业务进展，逐步启动设计失效模式分析、设计评审、检具、工装与设备评审、样件生产、制造失效模式分析、控制计划、早期生产遏制、生产件
8、批准、节拍生62产等； 供应商通过系统提交文档； 根据流程，审核供应商，并根据审核结果更新状态，反馈项目进展信息。 NextPage (5)供应商质量问题跟踪业务流程。主要是对零部件采购和开发过程中出现的供应商质量问题进行跟踪、分析、管理。 供应商质量工程师发现问题； 然后在供应商管理平台中登记问题； 供应商质量工程师启动跟踪问题的处理进程；将问题处理的进展记录在系统中。2 系统设计(1)系统的目标。针对重构的流程，考虑构架一个面向公司各部门以及供应商的项目管理工作平台一零部件采购和开发项目管理系统。从而实现 即时查询零件特征信息、采购状态信息、开发状态信息、查询供应商质量表现信息、质量数据统
9、计等； 对历史信息进行有效地管理和挖掘，逐步实现经验教训数据库； 对零件开发、交样跟踪、零件任何等日常业务活动进行有效跟踪； 供应商进行科学评估和分类，形成供应商管理平台； 与供应商的交流和对供应商进行网上在线培训； 传送并保存流程中所有来往文件，方便记录和调阅，直接对采购及开发过程管理； 与工程和物流相关系统同步，进行零件号变化管理； 能够记录成本信息，进行成本分析，形成成本分析报告； 与SAP系统联络，提供产品供货量，对模具分摊状态提醒，检查SAP系统维护状态，协助在SAP系统中创建合同； 有效地进行项目进度管理。完善时间节点提醒和预警机制。(2)系统功能结构。系统定义了不同的工作角色和用
10、户身份，将根据不同的用户身份提供不同的工作界面，在各自的工作界面中用户可以非常方便的进行相关的工作和管理，并按照权限获取相应的项目信息和报表。在这个统一的工作平台上每个人能够各司其职，实现协同工作。系统将能够集成项目规划、定点管理、质量管理、问题跟踪、供应商管理和项目跟踪等多项功能。充分利用电子化的手段加上项目管理的科学方法，实现协同工作和无纸化办公，提高工作效率，加快处理周期、充分安全的沟通信息以及最大限度的实现对项目从规划到正式生产全程的监控和跟踪。同时系统记录大量的历史信息，方便的实现各种横、纵向比较和数据分析。 系统主要分以下几个模块进行构架： 电子化采购模块：在项目管理信息系统中规范
11、采购流程，并实现电子采购。通过规范的电子采购系统可以实现电子发标、电子竞标、电子评标等； 零部件开发管理模块：参照信息化项目管理系统中常用的工作流概念，定制和标准化各项具体工作； 供应商管理模块：分类、收集和评估供应商； 项目管理模块：有效的跟踪项目时间进度和成本，提供工作提醒和报警功能； 历史数据信息库：自动收集、记录和分类各种历史数据，分析数据，提供决策支持。本系统与公司信息系统紧密相连，并和这些系统交换各种零部件采购和开发相关的信息。3 系统应用系统中除了定制和细化零部件采购和开发过程中的具体项目活动，并为每个活动设置要求、预计和实际完成日期，根据设定的时间对处在各个不同阶段的每个活动进
12、行跟踪，并提供预提醒和问题警报。另外为各级项目经理提供了方便的项目进度、成本、质量、风险等情况的汇总，以帮助项目经理监控项目、辅助决策。目前系统已经在公司内进行了实际上线试运行。实现了预期目的、满足了各方的需求、对实际工作给予了极大的帮助。通过系统各角色可以直观、准确的完成各项工作。以采购项目管理工程师为例，系统登陆进系统后可以方便的了解项目进程， 如表l所示。系统中直观的显示目前项目每个节点的完成情况，是否有延误，延误的比例如何等项目进度信息。这些信息是时时更新，这样采购项目经理就可以及时、清楚的了解项目进展情况。在采购项目管理工程师的系统界面上还直观的显示了项目未来四周的主要事件，采购项目
13、管理工程师未来要进行的工作，以及项目的报警等，系统给采购项目管理工程师提供了方便的成本统计功能，可以方便的进行成本跟踪、控制和管理。4 结论通过以上研究分析，初步构架出了基于现代信息技术的一上海通用汽车零部件采购和开发项目管理系统。各角色能够在这个共同的工作平台上各司其职、协同工作。根据不同的用户身份提供不同的工作界面，在各自的工作界面中非常方便的进行相关的工作和管理，并按照权限获取相应的项目信息、工作提醒、工作报警和报表等。此外系统将会自动收集和记录大量的历史信息，并方便的实现各种横、纵向比较和数据分析。这些功能的实现将会对公司零部件采购和开发工作给予有力的支持和帮助，改变目前人工操作的局限性，大大提升工作效率、能力和准确度。参考文献：1Laudon，Kc，管理信息系统M高等教育出版社，20012美国项目管理协会，卢有杰，王勇(译)项目管理知识体系指南M1电子工业出版社，2005 3KerznerH，杨爱华，等(译)项目管理：计划、进度和控制的系统方法M电子工业出版社，20044李东管理信息系统的理论与应用M北京大学出版社，19985夏景仁，赵晓明利用信息化平台整合网络时代的项目管理J1施工技术，2003，56俞立平企业信息化构架分析J商业时代，2004，37蔚林巍，徐今勇优化项目管理J企业管理，2003，1281许保山项目管理信息化提升管理水平叨中国计算机用户，20045
