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1、领导秘书注意事项 秘书与领导人共事,那么秘书在陪同领导外出过程中应注意以下事项和礼仪呢?下面我给大家介绍关于领导秘书注意事项的相关资料,希望对您有所帮助。 领导秘书注意事项如下 一、陪同领导外出注意事项 1、与领导充分沟通,了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象,并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品,携带的证件、甚至相机等等,安排好领导的行程。 2、如果是开会,就应准备开会需要的资料,自己应先学习有关会议的内容。以便能在开会时做好会议的记录。 3、如果是走访或谈判,就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。 4、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的
2、基本看法,以便按领导意图及时提供服务,避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。 5、与所去之地的有关单位事先联系,提供前往人员名单(包括姓名、性别、民族、职务等),说明此行目的和行程计划等。 6、如果自己开车,则要提前通知司机准备好车辆,带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。 7、时间观念要强。随员在征求领导意见后,要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动,随员都要提前做好准备,按时召集其他随行人员等候领导,不能让领导等其他人。 8、要保持通讯联系。在陪同领导外出时,一定要与领导及同行人员时刻保持联系。因为在外出活动中,情况随时都可能发生变化。因此,随员哪怕是短时间的单
3、独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。 9、入住宾馆后,要让同行者之间互相知晓对方所住的房间,要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导,以便及时联络。 二、陪同领导外出应注意的礼仪 1、乘车行走 (1)陪同领导行走时,随员应在领导后侧半步位置跟从。(2)让领导和客人先上车,自己后上。 (3)要主动打开车门,并以手示意,待领导和客人坐稳后再关门。一般车的右门为上、为先、为尊,所以应先开右门,关门时切忌用力过猛。 (4)注意乘车座位。一般是右为上,左为下。如果领导有坐副驾驶的习惯则另当别论。在到达目的地后,随员要提前下车为领导开启车门。陪同客人时,要坐在客人的左边。 (5)乘电梯应遵循先
4、出后入的规则,陪同领导乘坐电梯,若无人操作,随行者应先进后出,一边操纵电梯,若有人操作,随行者应后进先出。 2、见面介绍、握手、交换名片 (1)如果走访客户,应先把客户介绍给领导,如果对方领导是女士,则应先把领导介绍给对方。 (2)如果拜访,如果对方身份较高,应先把领导介绍给对方。 (3)和对方的距离合适时才可伸出手。 (4)握手的力度要适宜,不可太紧,也不可显得太随意。 (5)握手时双眼要正视对方,面露笑容。 (6)男士与女士握手时,要待女士伸出手后方可伸手,握手时间不要过长。 (7)与对方领导握手,以其职位由高到低为序。 (8)交换名片时要双手接递,并说谢谢。接到对方名片时,不要立即收起,
5、要先观看,以示尊重。 3、就坐 (1)参加会议时,除大型会议按桌牌就座外,一般要选择既非主要位置有别于与被陪同领导联络的位置就座;如果是圆桌会议,是坐在桌前还是后排,则视与会人员的具体情况而定。 (2)就餐时,要分清主位、客位,把客位中主要位置让给领导,且要等双方主要领导就座后再入座;要注意安排好司机等通行的其他人员,因为接待方不可能认识所有来客。容易造成遗漏。 (3)会见时,主宾、主人席安排在面对正门位置,领导如果作为主宾座位应在主人右侧,随行人员则按职务高低在领导一侧就座。主方的陪见人在主人左侧按职务高低就座。 (4)会谈时,双边会谈常用长方形或椭圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人在
6、背门一侧,领导如果作为主宾应面向正门居中。如会谈桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。多边会谈,座位则按主办方安排座位就坐。 4、言谈要得当 (1)商务活动要讲普通话,声音自然、清晰,音量、语速适中。 (2)语言文明,不讲粗话。使用您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见等礼貌用语。 (3)在陪同领导外出时,说话非常重要,什么时候该说,什么时候不该说,该说时怎么说都有讲究。不该说时说了会失礼,该说时不说会误事。 (4)当客户对本单位、具体情况询问时要及时为领导当好助手,作出补充,不能越俎代疱。 (5)在领导与客户谈话时,可以根据具体情况插话,但一点要恰到好处,言之
7、有物,大方得体。 5、与领导的配合 (1)如果客户与领导是有直接的关系。作为随从应该站在辅助的地位,和客户初次见面时应该亲切地寒暄,并且作适当的自我介绍,第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中,要不卑不亢,给人以良好的感觉。当客户和领导谈话时,应该细心地倾听。如果对方有问题问你,需要直接或间接地征询领导的意见,然后给对方以满意的回答。谈判过程中,如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈,要适时地从中打圆场。在商谈结束时,无论成交还是不成交,都不要被当时的气氛所影响,应尽宾主之仪,亲切地道别,不要让对方有这样的评价:这个公司的人怎么一点礼貌都不懂。或是:这个公司领导还不错,可用人不太精明,
8、怎么选了这么不懂礼貌的随从。 (2)如果是请领导访问自己所熟悉的客户。首先注意不要越位,应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场,使领导有许多讲话的机会。在领导与客户商谈时,应该注意领导的谈判技巧和应对方式,并且要充分掌握气氛。气氛过热时,适当地降温;气氛过冷时,不时地加温,解除尴尬,不失为中间人的身份。商谈最终是为了本公司的利益。因此,不要太显露地为本公司出力。当领导谈判时进一步向对方提问时,可以若无其事地推动;当认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时,应该很在默契地助领导一臂之力。在陪同领导访问客户时,配合他们,尊重他们,不仅能增进上下级的关系,在客户眼中看来,则是认为你是一个应对得体的
9、好幕僚,从而提高公司的信誉。 (3)陪同领导调研时,应对所调研的课题有所了解和思考,在领导发问后对不清楚的地方一定要问清楚、弄明白、记准确。 (4)陪同领导赴宴时,要把握好说话的时机和分寸,不能抢话说、随意说,既不能无原则地、过分的恭维主客双方的领导,也不能目无领导、唯我独尊。 6、举止得体 (1)随员的举手投足都应与自己的身份、所处场合相协调。在外活动时应坐有坐相、站有站相、走有走相。 (2)如果是开会,在进入会场时应主动把手机调到振动档位,无论是参加会议还是随领导小范围谈话,接电话时都要离开现场。 (3)随领导参加重要会议或作讲话时,如无极特殊情况一般不能打搅领导;如确需及时向领导汇报要尽
10、量压低声音,减少影响面和影响程度。 7、衣着、发式等仪表仪容 (1)着装应整齐洁净,衣冠端正,庄重大方。 a. 男士不能穿背心、短裤、拖鞋,不能戴戒指;重要的商务活动要穿西服、打领带或穿其他正装;着装时要扣好钮扣,不得敞开外衣,卷起裤脚、衣袖,领带须系正,皮鞋要光亮。 b. 女士要穿职业套装,鞋跟高低适中,袜口不得露在裙角或裤角之外。 (2)从事商务活动前,随行人员必须整理一次仪表,包括着装、仪容。 (3)与人交往热情、友好,不卑不亢。在公众场合应避免双手叉腰、交叉胸前、插入衣裤兜内。挠头、抓痒、挖、抠鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺脚、说笑、喧哗; 随地吐痰、乱丢杂物;避免面对人咳嗽、打喷嚏等
11、不良举止。 (4)在禁止吸烟场所不吸烟。在外单位吸烟时,必须先征求主人同意。 8、适时进与退 (1)在陪同领导外出参加会议、会谈时,要确定自己是否应该在场,如不需参加时,则应要弄清自己应在驻地还是在场外等候。 (2)如属领导的小范围谈话,要根据实际情况及时作出判断自己是否需要回避。一般来说,领导在会后或宾馆住地等的小范围谈话,特别是遇到老朋友、老同学时,可能要说一些不宜公开的话和知心话,这时随员者就应该礼貌的为领导沏上茶水,作一些简单的服务性工作后适时退出。有时本来是研究探讨某个问题,自己应当在场,但当领导们说起一个自己不应了解的话题时,也应有意识的退出一会儿,估计此话题已说完再返回。 9、守
12、口如瓶在陪同领导外出期间,领导与随行者之间谈论的话题和与其他人员之间谈话的内容,除领导明确表示让自己传达的之外,其它内容决不可随意透露,即使是餐桌上领导的玩笑话也不应随便向外人提及。因为领导所说的每一句话都是在某一特定环境下说的。离开了这个前提,就可能产生歧义,如果再传就会走样,给工作带来影响。 10、会见和会谈 (1)作为随员应在会谈与会见前要做好充分的准备工作。要掌握会谈人姓名、职务、会谈时间、地点、会谈顺序安排及有关事项。 (2)如对方到领导下榻处拜访,则应以主人身份安排对方作为客人就座。 (3)领导与对方会见(会谈)结束后,随员应陪同领导送对方至车前或门口握别。 11、宴请客人 (1)
13、根据宴请的性质、目的、主宾的身份确定宴请规格、范围、时间、地点。 (2)宴席前宾客到达时,随员应陪同领导到门口迎接。 (3)按先女宾后男宾、先主宾后一般来宾的顺序,引宾客进入餐厅。 (4)宴请要考虑主宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其他特殊要求。 (5)桌次的高低以离主桌位置的远近而定,右高、左低、近高、远低。 (6)同一餐桌上席位的高低,以离主人的远近而定。 (7)通常对门口或居中的桌是主桌,主桌对门口或居中的位置是主人位置。 (8)一般情况下,第一主人的右边是第一主宾。 (9)宴席中,以领导与第一主宾交谈为主,随员不要主动提话题,不要随便插断领导与第一主宾的交谈。 (10)宴会中要文明敬酒、理智饮酒,正式场合只喝本人酒量的1/3。文明进餐,不发出不雅声响。 (11)用餐时不要趴在桌子上,不要大声喧哗。 ()吃中餐时不整理菜肴,不划拳,吃过鱼、鸡的骨头放在盘子外侧。 (13)为别人夹菜要使用公筷。 (14)使用牙签时,要用左手遮住口部。第 9 页 / 总页数 9 页