[精选]从档案管理理论与实践发展关系探讨

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1、档案信息化建设热点问题从档案管理理论与实践发展关系探讨,理论研究关注什么？ 国外关注什么？ 我们实践应该关注什么,讲师名片-傅荣校,浙江大学公共管理学院教授、博士 浙江大学公共管理学院信息资源管理系主任 教育部高等学校档案学教学指导委员会委员 中国档案学会理事、基础理论委员会委员 浙江省档案学会副理事长、学术部主任 基础理论学术委员会主任 浙江大学公共管理学院电子政务研究所所长,一、从理论角度看实践,理论与实践的对象是一致 但是对于- 对象如何变化的认识，是不一样的 界定不一样 边界的变化- 是一个后端不断向前的过程,档案管理的前向扩展,档案馆,档案室或 文件中心,制作,现行使用,档案管理,文

2、件管理,A、传统档案管理 B、文档一体化阶段 C、电子文件管理 D、电子政务角度,B,A,C,OA 或业 务系 统设 计,电 子 政 务 系 统,D,说明什么？ 一是需要进行管理体制的改革 二是需要合作 三是以技术为基础,一）历史学角度,1、特点： 从档案与历史的关系中、以档案为起点，研究档案、档案管理和档案学 档案是史料 档案学是历史学的辅助学科 这一个外学科角度 为历史研究提供史料是一种持久的高端需求,2、热点研究： 档案与史料的关系 编史修志中的档案运用 中外学者（尤其是历史学者）对于档案的认识及思想阐述 档案文化 社会记忆,二）文件运动角度,1、特点 （1）起源国外文件管理的现实需要

3、（2）研究档案、档案管理和档案学的专业角度 （3）文件生命周期理论的创立标志着现代档案学的成熟。 （4）构成档案学三位一体的体系结构：即 研究文件运动整体运动过程文件生命周期理论 研究文件运动内在动力档案价值理论 研究文件群体运动特征全宗理论 （5）文档一体化时代到“后保管”时代 即从文件生命周期理论到文件连续体理论的过渡,2、热点 (1)电子文件归档与元数据 （2）电子档案移交与接收 （3）数字档案馆、室一体化 （4）档案信息资源建设与开发利用 （5）档案馆际一体化 （6）电子文件运动理论 （7）后保管时代档案学发展趋势 （8）电子时代的社会记忆保真 （9）档案信息安全体系建设,三）电子政务

4、角度,1、特点 从前端控制走向源头控制 电子政务是大环境，顶层设计为解决问题的思路 业务流程重组 政务信息管理 重点研究政务信息资源的管理与开发利用,2、热点 政务信息管理与电子政务的关系 政府信息公开 政府信息的开发利用 数字档案馆与政务信息管理模式 结构化数据与非结构化数据的长期有效管理方法 安全保障技术 政务信息管理标准,四）信息资源管理角度,1、特点 扩大管理口径 是一个集成领域 注重信息管理到知识管理的过渡 企业和政府的CIO、CKO,2、热点 国家有关信息资源管理的宏观战略、政策、法规 基于知识管理的信息资源管理模式 面向企业的信息集成管理系统 档案信息与其他信息类型的综合管理 有

5、关信息组织、检索技术的研究（如主题法、分类法、关键词法、元数据法、基于本体的信息检索、数据挖掘技术、联机分析处理（OLAP,二、目前国内外关注什么,关注两大共性问题： 一是传统管理过渡到信息化管理，即档案信息化问题 二是电子文件管理和数字档案的管理问题 但存在不同点： 一是术语运用，二是实践解决思路,一）术语,二）实践的基本思路,变革管理体制 推进典型项目 确定规范标准 实施项目评估,1、管理体制变革: 一种是通过实体机构重组和设置来快速、实质性地实现对电子文件管理职能拓展的模式，以中国、英国、加拿大为代表。 另一种则是实体机构维持原状，通过最佳实践的演进、政策规范的制定、管理共识的达成而渐进

6、、隐性地实现机构电子文件管理职能拓展的模式，以美国和澳大利亚为代表,2、典型项目推进 典型项目主要包括针对政府部门（形成者）电子文件管理（ERM）、电子文件移交（Transfer）、电子文件长久保存与利用项目（Digital Preservation/Long-time Preservation & Access）三大类,3、规范体系建设 政策 标准 认证（DMS和RMS要取得认证。2年一次。欧盟典型的以Moreq2为代表，北美以DOD512为代表,4、注重结果评估 一是日益重视电子文件管理的评估（Evaluation），并将其纳入整个管理体系之中。 二是强调利用数字信息技术和平台，将电子文件

7、有序化管理的最终成果电子文件及其附加产品提供给公众的在线利用服务（Online Service），丰富利用内容和提升服务品质,三）电子文件管理理论,主要由三大理论支持 一是全生命周期（文件连续体理论） 二是业务驱动与集成管理（全程管理理论） 三是信息资源一体化管理（信息资源管理理论,1、全生命周期管理策略（life cycle management）：打通从文件形成到永久保管（或销毁）的链条，改变传统文件管理分阶段、以移交进馆为起点的后端管理，进而将前端与后端一并纳入统一的管理体系，实现文件管理系统内部的统一、连通,2、业务驱动与集成管理策略（business driven & integra

8、ted management） 促成文件管理与外部环境的互动，尤其是形成文件的业务系统，强调实现良好的文件管理更多地从业务活动及其需求出发，实现文件管理系统与业务系统的集成,3、信息资源一体化管理策略（macro-information resources management） 促成文件与非文件信息资源融合管理，改变传统基于保管机构、资源载体、资源性质的信息资源割裂管理，建立统一管理体系，从而满足信息资源用户需求,三、档案信息化，主要解决什么,一）档案信息化定义-说明改变管理模式 档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提

9、高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。 是一项系统工程,内容- 基础设施建设 标准规范建设 档案信息资源建设 档案应用系统建设 档案信息化人才队伍 档案信息安全保障体系建设,二）数字档案馆 目前档案信息化的主要体现 -实施数字档案馆项目 数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。 根据数字档案馆建设指南（档发【2010】116号,在这些内容中，基础设施、标准规范、人才培养、安全保障，有一定的边界。应用系统建设需要不

10、断更新换代。 只有档案信息资源建设有不断发展的前景。因而，将来的发展，还是在信息资源的开发利用上。 档案信息资源建设的基本途径是馆室一体化、馆际一体化,三）数字档案馆与数字档案室一体化 解决馆室的数字资源一体化建设与档案事务的全覆盖，其重点是解决电子档案移交与接收。目前的依据电子档案移交与接收办法（档办20127号 2012年9月5日） 电子档案的移交，重点是第七、八条,第七条 电子档案移交的基本要求： （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据； （二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行； （三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相

11、关信息； （四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； （五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 第八条 电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤,电子档案的接收重点内容： 第十三条 国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。 第十四条 电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 第十五条

12、国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收,四）数字档案馆际一体化 1、档案信息资源建设；主要包括档案文件级目录数据库、电子文件元数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题特色数据库； 元数据库建设标准根据国家档案局（馆）文书类电子文件元数据方案（DA/T46-2009）、版式电子文件长期保存格式需求（DA/T47-2009）、基于XML的电子文件封装规范（DA/T48-2009）、电子档案移交与接收办法（档发20127号）进行打造,2、档案信息检索平台 通过全文检索引擎、文本挖掘技术、相似性排重技术、汉字注音技术等，实现基于语义分析的档案检索，

13、更高层级地提高档案的查全、查准率。档案扩展搜索功能建成后，可以在局域网的电子阅览室系统和政务外网的档案共享利用平台中安装应用,3、打造覆盖各级综合性档案馆的开放档案信息资源服务门户平台； 国家档案局推进的“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统”，是以云技术为依托，覆盖全国各级综合档案馆，为社会提供开放档案信息查询利用的专业化服务平台，同时也是互联网用户访问全国开放档案资源的统一门户。系统建设以整合国家开放档案信息资源、实现档案信息资源社会化共享与服务为目标，运用云计算等先进信息技术和管理模式，打造成覆盖全国各级综合档案馆、互联互通、统一运维的“一站式”档案信息资源服务门户,4、“档案云”

14、移动服务平台； 馆藏档案信息资源可经档案馆工作人员或者第三方机构人员通过档案编研或者资源制作后再进行发布。主要建设内容包括： 档案专题制作：可完成多个档案专题制作，拟定档案专题标题，收集多份与该专题相关的档案（可以为文书、照片或多媒体档案）与专题进行关联编辑，可将制作结果发布在相关栏目中。 档案电子书制作：拟定书名，收集多份与该电子书相关的档案（可以为文书或照片），最终制作成多页格式文件发布到档案书架中，以供读者阅读。 音视频档案转换：将需要发布的音视频档案进行格式转换或切割编辑，制作成适合手机终端播放的格式文件，具有容量小、画面清晰、可缓冲播放的特点,基本结论,第一，档案管理是一个不断从后端向前端扩展的领域，前端控制转化为全程管理； 第二，认识档案与档案管理有多种角度，因而有着不同的研究重点； 第三，文件运动是档案管理最本质的特性； 第四，档案管理，已从关注实体有序性过渡到信息内容有序性； 第五，档案信息化是推进档案工作整体发展的一种思路，自上而下解决问题。 第六，数字档案馆是档案信息化的核心项目 第七，数字档案馆建设，要从形式向内容发展，即向深化档案信息资源建设方向发展,End! Thank you,演讲完毕，谢谢观看