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1、會議高手 深度會談之藝術,目 錄,前言 .成功的會議 .會議管理 .與會規則 .主席的職責與注意事項 .如何開場、結論、使別人 願意發言及發問的技巧,目 錄,傾聽與記錄的技巧 .主席的工作促動 .會議中的問題 .如何發言 .報告的種類,目 錄,論證的誤導 .感覺與事實 .抱怨的種類及如何抱怨 .主持會議的原則 . 慶祝與檢討,會議是學習型組織的修煉場 深度會談的藝術,會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式,前 言,會 議 內 容,會議主題 會議目的 議程 決議,成功的會議,有效藉蓍團隊的集
2、思廣益,解決個人無法完 成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全 感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與參與的人用心關注,才能讓會議得到健 全發展。 效率當一個會議成功的要素具備后,能在預 定的時間內完成開會,這就是效率。 學習在參與開會的同時有更多學習的機會,會議的管理,會議的成本 會議召開的時機 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無法私下協商的,與會的資格,了解實況的人 有權做決定的人 重大關係的人(執行者或關心此會議的人,會議通知需知,會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集 時間 地點
3、 議程:應包含開會預定結束時間 準備資料 與會人員 主辦單位,會議通知範例,會議名稱: 業務會議 目 的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討論營業額下降原因,並提出改善對策。 時 間: 2002.03.18 AM10:00 地 點: 大會議室 議 程: 1.現況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.振興方案 準備資料: 與會各單位相關報表、資料 與會人員: 客服課長、MTQC、MT制程、 MT技轉、設計人員 主辦單位: 營業部,決議追蹤,什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告,議 程 設 計,由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要
4、議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感,與 會 規 則,要守時,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言,簡短扼要 對事不對人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷,主席注意事項,獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。 加入衝突應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程應依照流程引導會
5、議的進行,不可一人 操控整個會議的議程,如 何 開 場,背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人 員自我介紹,並說明對會議的期待,以 促進與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程:會議中欲討論之事項及其先後順序 和預估時間。 會議期待,開場舉例說明,近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望
6、今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油,如 何 總 結,宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項,如何讓大家願意發言,塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通,發 問 的 技 巧,開放與封閉 空投與指定,傾聽的技巧,注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當歸納 不任意表露情緒,記錄的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、
7、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數字 運用key word 列點說明:可了解發言重點,歸納出主題方向 一言以蔽之,主席的工作,發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。 工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成 功的機會。 創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的 創意,將別人的優點用於我們的產品上。 問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。 感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關 懷、感恩、自責、包容、肯定外,還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛,會議中的問題,人身攻擊 對策: 對雙方進行安撫 重申議事規則 重提主題進行討論
8、,會議中的問題,離題 對策: 兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最後再做討論。 請他做歸納或替他做歸納。 事先請將規則講清楚 發言限定時間,會議中的問題,爭議不下 對策: 暫停會議休會20分鐘以上。 參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。 進行不記名投票。 重整雙方意見提出新的方案。 重申共同利益,會議中的問題,抱怨 對策: 同情其不滿的情緒。 歸納其不滿的原因。 尋求解決的方法。 上級指導員發言過於投入 對策: 裝傻發問 重新提出問題 幽默有技巧的提醒長官,會議中的問題,短話長說 對策: 適時的制止發言。 清其具體的想法。 時間不足 對策: 選擇重要的議題進行討論。 限制發
9、言人數(可事先登記) 限制發言時間,會議中的問題,爭功諉過 對策: 主席應制止不當的發言,並給予其適當的肯定。 引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定。 為反對而反對 對策: 請他提出更好的對策。 引導他思考是否有考慮周延,會議中的問題,獨占發言 對策: 主席制止其行為。 說明規則並強制執行。 消極的話 對策: 發言者的情緒表示理解 提振士氣,擬定共同目標。 呼喊精神口號,如 何 發 言,積極的發言 明確的發言 尊重的發言 坦承的發言 客觀的發言 針對主題,報 告 的 種 類類,工作完成的報告:你完成了什麼工作,何時完成?完成的重點? 工作異常的報告:工作的預定進度、現在進度
10、、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度? 請示報告:背景狀況、建議內容、事情的經過。 需要支援的報告:什麼事?原因?對策?現況如何?需要哪些支援,論證的誤導,權威的誤導 經驗的誤導 約化的誤導 參考點的誤導 倒果為因的誤導 引信的誤導 採因的誤導,感覺與事實,感覺即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因人而異。 事實即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發生的事件相符,感覺與事實演練,昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場,判 斷
11、 問 題,以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打 1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現。 2.那個男人是強盜。 3.此事件發生於昨晚九點過后。 4.打開櫥窗的男人是店主。 5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。 6.有人打開櫥窗。 7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。 8.櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。 9.強盜威協店主並進行搶劫。 10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色,問 題 答 案,1.客人未指明是男女 2.沒有明確的線索顯示是強盜。 3. 未指明是白天九點還是晚上九點 4.沒有明確提出店主的性別 5.沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品 6. 7.沒有指明是
12、要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走 8.只說有寶石,沒有指明是金飾 9.均沒有在文中提到過 10.沒有明確的數字或說明顯示參與的人數,抱怨的種類,復雜性的抱怨 人身攻擊,在他人身上貼標簽 算舊帳 消極性的抱怨,如 何 抱 怨,抱怨的內容應包括: 到底發生了什麼事、這造成何種困擾?希望別人怎麼做或協助? 或可以套用一個公式來作為抱怨的模式: 我了解只是它會是不是可以 另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責開始,主持會議的原則,以人為本主席應尊重、肯定與會人員,讓每 位與會人員受尊重且能夠自我發展。 停止操控應在會議中集思廣益、促成組織 學習、培養與會能力。不可用職權 來控制議程
13、、只求個人決議。 目標與過程兼得在過程在達到目標,讓每 個人享受到學習的過程。 對事不對人 感覺與理性兼顧 解決問題也處理情緒,慶祝( Celebration)的時機,即時 真誠 明確 學習與成果結合 情感之交流 變化的 正式、非正式場合 鼓勵與自我慶祝 共同慶祝 回歸生命之真相,查核(Check)的時機,上對下 單向溝通 被動 否定 強調錯誤 對事不對人 嚴苛 、自我防衛,標竿學習的特點,自動:有技巧的引導學員,讓學員自動提升己的能力。 與自己比較:引導學員作自我比較,與目 標作比較,以隨時檢討與提高。 過程:共同討論如何達到所設定的目標,引導學員 思考用何方法達到目標。 找參考點:尋找標竿做為自己追求的目標。 肯定:引導中予以適當鼓勵與肯定,促進學員不斷 學習成長,演讲完毕，谢谢观看
